Wat is een SIO?

Het Strategisch Informatieoverleg (SIO) kan bijdragen aan het effectief inspelen van decentrale overheden op maatschappelijke en beleidsontwikkelingen. Dit kan door de buitenwereld (burgers en bedrijven) en de binnenwereld (bestuur, interne ambtelijke organisatie) rondom informatiebeleid beter met elkaar te verbinden. De Handreiking Strategisch Informatieoverleg is bedoeld voor het management van onder andere de gemeente of het gemeenschappelijk orgaan dat belast is met strategisch informatiebeleid.

Link naar handreiking SIO op de website VNG.

Benoeming onafhankelijke deskundige

Veel gemeenten die al een SIO hebben ingesteld zijn enthousiast over de werking van het SIO. Vakinhoudelijk wordt als het prettig ervaren, maar een SIO werkt eveneens versterkend voor de samenwerking in de keten. Nu schrijft het Archiefbesluit voor dat:

Het Archiefbesluit voorziet in de inbreng van de burger door een onafhankelijke deskundige toe te voegen aan het SIO. Zijn/haar inbreng is in het besluit echter beperkt tot de verplichte consultatie bij het ontwerpen van de ontwerp-selectielijst. De koepels van de overheidsorganisaties worden doorgaans gemachtigd om een nieuwe selectielijst te ontwerpen. In de geest van het besluit en in lijn met maatschappelijke ontwikkelingen (zoals burgerparticipatie, transparante overheid, privacyvraagstukken en bewaartermijnen) kan bij de vormgeving van het SIO voor de rol van de onafhankelijke deskundige ook worden gekozen voor een ruimere interpretatie. Zo kan hij/zij ook worden geconsulteerd bij onderwerpen als vernietiging van archiefbescheiden, (retrospectieve) vervanging, overbrenging, ontheffing van beperkingen op de openbaarheid en het aanwijzen van een archiefbewaarplaats. Ook bij actieve openbaarmaking op grond van andere wetten dan de Archiefwet kan de onafhankelijke deskundige worden betrokken. Als daar voor gekozen wordt, kunnen deze onderwerpen worden toegevoegd aan de agenda van het SIO. Deze Handreiking schrijft echter geen onderwerpen voor en respecteert de beleidsvrijheid die elke decentrale overheidsorganisatie op dit punt heeft.

Maar wie is dan een geschikte deskundige?

Ook daar geeft de handreiking aanwijzingen voor. Het Nationaal Archief zegt in haar recent gepubliceerde handreiking daar ook wat over.Externedeskundigebijselectielijsten.pdf.

Toch blijkt dat in de praktijk dat het niet eenvoudig is om iemand die geschikt is aan te stellen.

• De deskundige moet kennis hebben van de relatie tussen burger en overheid en van de betekenis van overheidsinformatie voor deze relatie. Hier kan worden gedacht aan deskundigen op het terrein van informatierecht, ombudswerk, burgerschap en politiek.

• De deskundige werkt niet voor de zorgdrager (behalve dan als deskundige in het SIO) en hij heeft geen belangen of functies waardoor de onafhankelijkheid van zijn inbreng of het vertrouwen in die onafhankelijkheid in het geding kan zijn.

Wie is dan geschikt? De gemeente Utrecht heeft gekozen voor een samensteller van Oud Kroniek. Een andere gemeente werkt met een burgerpanel. Sommige gemeenten vinden dat de raadsgriffier de rol goed kan vervullen, ook een goed idee.

Wie wil ervaringen op dit gebied delen?