BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Sharepoint of Alfresco Share
Wie heeft al ervaring in de eigen organisatie opgedaan met Sharepoint of Alfresco Share?
Voor welke functionaliteiten is gekozen en hoe is deze afweging tot stand gekomen?
Mijn eerdere discussiepunt rond informatie- en documentdeling heeft geen respons opgeleverd. Het zou heel mooi zijn als mijn nieuwe poging wel reacties oplevert, ik ben benieuwd
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Glenn Maes op
-
Wij zijn op dit moment met eenzelfde type project bezig binnen onze organisatie, en we zullen verder gaan met SharePoint om verschillende redenen:
- Voor SharePoint krijgen we betere technische ondersteuning van onze ICT-leverancier (organisatiespecifiek, maar wel een belangrijke factor)
- Er liepen al een aantal projecten binnen SharePoint, dus een aantal mensen waren al vertrouwd met de interface en de mogelijkheden
- SharePoint 2010 sluit heel mooi aan bij de Office-programma's van Microsoft. Veel van onze collega's werken heel veel met de Office-programma's, dus ze voelen zich sneller vertrouwd in de SharePoint-omgeving.
Voorlopig hebben we enkel de bestaande, voor specifieke doeleinden gemaakte, toepassingen draaien, maar we zijn op dit moment aan het onderzoeken hoe we die dienstverlening kunnen uitbreiden.
Als je een referentiehandleiding voor SharePoint zoekt, raad ik je het boek van Peter van der Woude aan. Volledige referentie: Van der Woude (Peter), Handboek SharePoint 2010, Culemborg, Van Duuren Informatica, 394 p. Het is een zeer duidelijk geschreven boek met verschillende screenshots als illustratie. Dit boek ligt hier dagelijks bij mij tijdens mijn onderzoek, en zal ongetwijfeld van pas komen als we aan de implementatie beginnen.
-
Permalink Antwoord van Joost Geraets op
-
Er zijn diverse overheden die Alfresco gebruiken. Zo stuit ik al vrij snel op de gemeente Purmerend, waar Andre van der Wiel coödinator functioneel beheer is. Je zou hem eens kunnen benaderen. Hij is namelijk lid van diverse Alfresco groepen op LinkedIn zie ik. Paul Turion van de gemeente Vlaardingen werkt met Alfresco meldt hij in zijn profiel op de Ambtenaar 2.0 Ning. Wellicht kan ook Gysbert Wassenaar van de gemeente Delft je verder helpen, ook lid van een Alfresco groep op LinkedIn.
De Gemeente Enschede heeft een Alfresco project gedaan lees ik op de NOiV website: 'Enschede ontwikkelt ‘open’ alternatief voor Sharepoint', Tonny Lievers is contactpersoon en zijn e-mail-adres staat op de NOiV site. Ook bij ICTU / NOiV zelf wordt Alfresco gebruikt lees ik in het 'Verslag OSOSS Jaarcongres 2007 'Terugkijken en Vooruitzien''.
Je kunt de NOiV helpdesk vrijblijvend benaderen las ik net nog op Twitter, in een tweet van Joris Dirks.
Bij Pleio houdt Allard Schuurmans zich bezig met Alfresco (bron).
Ook Willem Kossen van het Bureau Keteninformatisering Werk & Inkomen (BKWI) kan je meer over Alfresco vertellen.
Veel succes !
-
Permalink Antwoord van Hillie Damman op
-
Hallo Glenn,
Je informatie is zeer bruikbaar, inclusief de titel van het boek. Wij zijn vanuit de gemeente Groningen in contact met de Hanzehogeschool Groningen. Zij zijn vooral gericht op de ontwikkeling van de community functionaliteit van Sharepoint. Het gebruik van een library ten behoeve van (gelijktijdige) samenwerking aan documenten en versiebeheer is nog niet verkend. Maar de belemmering, die naar voren kwam rond het uitwisselen van documenten en informatie, ligt in domeingebondenheid van de verschillende samenwerkingspartners. Zijn jullie ook tegen deze drempel aangelopen en hebben jullie daar al oplossingen voor bedacht?
Vanuit mijn rol als DIV adviseur, met als kader de wettelijke archiefregels, tracht ik de belangen vanuit het primaire werkproces nader tot elkaar te brengen met als doel een efficient (digitaal)werkproces.
Speelt dit in jouw werksituatie ook en hoe vergevorderd is dat proces in jouw organisatie?
Glenn Maes zei:Wij zijn op dit moment met eenzelfde type project bezig binnen onze organisatie, en we zullen verder gaan met SharePoint om verschillende redenen:
- Voor SharePoint krijgen we betere technische ondersteuning van onze ICT-leverancier (organisatiespecifiek, maar wel een belangrijke factor)
- Er liepen al een aantal projecten binnen SharePoint, dus een aantal mensen waren al vertrouwd met de interface en de mogelijkheden
- SharePoint 2010 sluit heel mooi aan bij de Office-programma's van Microsoft. Veel van onze collega's werken heel veel met de Office-programma's, dus ze voelen zich sneller vertrouwd in de SharePoint-omgeving.
Voorlopig hebben we enkel de bestaande, voor specifieke doeleinden gemaakte, toepassingen draaien, maar we zijn op dit moment aan het onderzoeken hoe we die dienstverlening kunnen uitbreiden.
Als je een referentiehandleiding voor SharePoint zoekt, raad ik je het boek van Peter van der Woude aan. Volledige referentie: Van der Woude (Peter), Handboek SharePoint 2010, Culemborg, Van Duuren Informatica, 394 p. Het is een zeer duidelijk geschreven boek met verschillende screenshots als illustratie. Dit boek ligt hier dagelijks bij mij tijdens mijn onderzoek, en zal ongetwijfeld van pas komen als we aan de implementatie beginnen.
-
-
Hallo Joost,
Je aanvullingen mbt tot Alfresco en Pleio ga ik nader onderzoeken. Mogelijk is het nog een aanvulling van wat ik zelf op Pleio en NOIV had gevonden. Voor alle duidelijkheid voeg ik nog toe, dat het niet zozeer om gestructureerde werkprocessen als bijvoorbeeld het verstrekken van een uitkering gaat. Maar eerder om een bestuurlijk beleidsproces volgens een groei model. Een programma waar diverse projecten uit voortvloeien die dan in de lijn worden uitgevoerd. Daar kan opnieuw sprake zijn van andere samenwerkingspartners.
Hoe deel je dan op veilige en betrouwbare wijze gegevens en documenten met elkaar, die voldoen aan de wettelijke regelgeving geldend voor archiefbeheer?
Joost Geraets zei:Er zijn diverse overheden die Alfresco gebruiken. Zo stuit ik al vrij snel op de gemeente Purmerend, waar Andre van der Wiel coödinator functioneel beheer is. Je zou hem eens kunnen benaderen. Hij is namelijk lid van diverse Alfresco groepen op LinkedIn zie ik. Paul Turion van de gemeente Vlaardingen werkt met Alfresco meldt hij in zijn profiel op de Ambtenaar 2.0 Ning. Wellicht kan ook Gysbert Wassenaar van de gemeente Delft je verder helpen, ook lid van een Alfresco groep op LinkedIn.
De Gemeente Enschede heeft een Alfresco project gedaan lees ik op de NOiV website: 'Enschede ontwikkelt ‘open’ alternatief voor Sharepoint', Tonny Lievers is contactpersoon en zijn e-mail-adres staat op de NOiV site. Ook bij ICTU / NOiV zelf wordt Alfresco gebruikt lees ik in het 'Verslag OSOSS Jaarcongres 2007 'Terugkijken en Vooruitzien''.
Je kunt de NOiV helpdesk vrijblijvend benaderen las ik net nog op Twitter, in een tweet van Joris Dirks.
Bij Pleio houdt Allard Schuurmans zich bezig met Alfresco (bron).
Ook Willem Kossen van het Bureau Keteninformatisering Werk & Inkomen (BKWI) kan je meer over Alfresco vertellen.
Veel succes !
-
-
Nog een aanvulling Hillie:
- http://www.linkedin.com/groupItem?view=&gid=1446097&type=me... (uit NOiV LinkedIn groep, voorwaarde: lid zijn) en
- http://www.archief20.org/forum/topics/open-source-software-voor
Jouw vraag kan ik helaas niet beantwoorden. Ik stel me zo voor dat je liever contact hebt met DIV'ers van de genoemde gemeenten dan met ICT'ers?
-
Permalink Antwoord van Rob Oud op
-
Beste Hillie,
Een aantal Gemeentes hebben of zijn bezig met het inzetten van SharePoint voor diversen functies. Deze varieren van document management tot samenwerken en het uitwisselen van bestanden. Tot zover waarschijnlijk geen nieuws.
Wat ik wel graag even wil delen is het feit dat een aantal Gemeentes dat nu als Software as a Service gaat doen. Dat wil zeggen geen eigen SharePoint omgeving opzetten maar een SharePoint omgeving inzetten die gehosted wordt door Microsoft in haar Cloud oplossing. Met de komst van Office 365 is nu ook SharePoint 2010 beschikbaar als SaaS oplossing. Dat maakt het starten van een SharePoint initiatief een stuk sneller en met een flink lager risico.
In het kader van je vraagstuk bevat de SharePoint Online omgeving nagenoeg alle mogelijkheden die SharePoint standaard biedt. De on-line versie van SharePoint biedt bovendien de mogelijkheid voor het instellen van archief beleid, waarbij per document of contenttype de archief regels ingesteld kunnen worden.
Al met al een goede ontwikkeling van Microsoft waar we met z'n allen veel voordeel van kunnen genieten. Wil je meer weten dan kun je eens kijken op www.microsoft.nl/office365.
Uiteraard ben ik ook graag bereid om mijn kennis te delen.
Rob Oud
-
-
Beste Rob,
Mijn vraagstuk gaat zijn laatste fase in en op dat moment ontving ik de mail over je reactie. Heel leuk, dat er toch weer een reactie binnenkomt. Voorzichtig concludeer ik, dat Sharepoint een mooie optie lijkt om twee belangen bij elkaar te laten komen. Namelijk de wens vanuit het primaire proces om samen te werken aan documenten en vanuit het ondersteunende proces de wens tot verantwoord informatiebeheer. Wat is overigens jouw praktijkervaring met Sharepoint online? Is het in jouw gemeente al ingezet en in welk stadium is het?
Vanuit mijn rol als DIV-adviseur probeer ik verbinding te leggen tussen het DMS-systeem en mogelijk in de nabije toekomst Sharepoint (Online). De technische kant van beide systemen is voor mij soms een lastige om te communiceren. Er is nog wel een wereld van verschil te overbruggen tussen informatiebeheer en moderne ICT-oplossingen. Wat mij betreft een prikkel om te blijven zoeken naar integratie in het bedrijfsproces. Is jouw invalshoek een technische of vanuit de informatiebeheer hoek?
In ieder geval met dank voor je informatie en je informatie ga ik benutten.
Vriendelijke groet, Hillie Damman
-
-
Beste Hillie,
Ik heb het voordeel dat ik als bedrijfskundige het zowel vanuit het informatie perspectief kan bekijken maar ook vanuit het technische perspectief.
SharePoint bevat standaard de meeste DMS functionaliteiten en is dus goed inzetbaar. Het nadenken over welke informatie is eigenlijk de belangrijkste stap op één na. De allerbelangrijkste stap is het nadenken over het proces die de gebruikers ondergaan en hoe je dat zo makkelijke n met zo min mogelijk verstoring kan organiseren.
Dat is de grootste uitdaging, niet de techniek.
Mocht je meer vragen hebben dan kan en zal ik die na mijn vakantie weer oppakken. Dus de komende weken ben ik stil ;-)
Goed weekend.
Rob Oud
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Over het managen van documenten en e-mail in Sharepoint, zie ook deze blog.
-
Permalink Antwoord van Eric Burger op
-
Hi Yvonne, dank voor de link naar mijn blog. SharePoint is een boeiende tool voor documentmanagement en recordsmanagement. Ik publiceer graag over SharePoint en recordsmanagement, niet alleen over de mogelijkheden maar ook over de beperkingen. Over dat laatste hoor ik hier niet zoveel terug, daarvoor verwijs ik graag naar mijn blogs.
Hillie, ik vind dat je een goede vraag stelt, ik hoop dat reacties uit de Alfresco-gebruikershoek alsnog komen, de verwijzingen naar de diverse Alfrescoprojecten zijn er wel, nu nog een paar enthousiaste gebruikersverhalen!
Goed weekend,
Eric
-
-
Eric, net als jij blijf ik benieuwd naar de gebruikersverhalen, vooral rond de verbinding SharePoint en recordsmanagement. Vooral omdat de doorontwikkeling van SharePoint snel gaat en de toepassingen per organisatie zeer divers zijn, want begrijpelijk is de maat dat het systeem past in de eigen organisatie(ontwikkelingen). Het lijkt alsof beantwoording van één vraag net zo snel de volgende weer oproept. In hoeverre is die mooie verscheidenheid ondersteunend voor uniformering en standaardisering? En hoe gaat zich dit verhouden tot de gewenste operabiliteit tussen systemen?
Hillie
-
-
Ik weet dat ik wat laat ben, maar ik heb een paar weken niet de tijd gevonden op BREED te komen kijken. Ook bij ons speelt dit een rol, maar wij zijn daar nog nog niet zo ver mee. Wij beginnen dat nu pas uit te bouwen. Dat heeft, kort gezegd, twee redenen: reden 1: voor mijn komst werd er in mijn organisatie nog weinig gedaan aan efficiënte informatiehuishouding en documentbeheer. Ik ben dat dus nog stap voor stap aan het opbouwen, en heb mij de voorbije tijd vooral geconcentreerd op snelle, kleinere oplossingen om te zorgen dat de toestand niet meer zou verslechteren, dit terwijl ik de structuur en gevoeligheden binnen de Vlaamse overheid in het algemeen en binnen mijn eigen beleidsdomein in het bijzonder onder de knie kreeg. Reden 2: onze wetgeving is nog in volle ontwikkeling. Er is wel een Vlaams Archiefdecreet, maar de uitvoeringsbesluiten, met de praktische invulling, zijn nog niet klaar.
Nu gaan we dus stap-voor-stap beginnen. We concentreren ons nu vooral op processen waaraan verschillende afdelingen samen moeten werken.
Hillie Damman zei:Vanuit mijn rol als DIV adviseur, met als kader de wettelijke archiefregels, tracht ik de belangen vanuit het primaire werkproces nader tot elkaar te brengen met als doel een efficient (digitaal)werkproces.
Speelt dit in jouw werksituatie ook en hoe vergevorderd is dat proces in jouw organisatie?
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
