BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Sharepoint in Office 365 inzetten als DMS?
Hallo,
Even kort voorstellen: sinds een jaar ben ik werkzaam als specialist DIV bij de GGD Drenthe en Veiligheidsregio Drenthe. Mijn uitdaging bij beide organisaties ligt voornamelijk op het onderwerp documentmanagement en papierloze organisatie. Behalve dat ik mij bezighoudt met archiefvraagstukken, focus ik mij vooral op onderwerpen zoals 'werkplek van de toekomst' en 'digitale samenwerking omgeving' en 'informatie delen'.
Bij de veiligheidsregio Drenthe en GGD Drenthe zijn wij de toepasbaarheid van Office 365 aan het testen. Hierin zitten enorm veel mogelijkheden, en zien wij ook de mogelijkheid (mits goed doordacht) om het online SharePoint component, in te gaan zetten als ons centrale DMS.
Wij zijn heel erg benieuwd of er meer organisaties zijn die op deze manier naar Office 365 en SharePoint aan het kijken zijn, of dit al zelfs al (gedeeltelijk) op deze manier gebruiken.
Heel kort wat argumenten waarom wij de mogelijkheid aan het onderzoeken zijn:
- Ons informatiehuishouden is momenteel versnipperd
- Het huidige DMS voldoet niet
- We willen in de cloud gaan werken
- Op korte termijn zullen wij gebruik gaan maken van Office 365
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Hans Dekker op
-
Hallo Jildou,
Waar ik je voor zou waarschuwen is om vooral niet rechtstreek in SP te werken. Voor SP is een beheerprogramma noodzakelijk. Denk daarbij aan http://www.splitvision.nl/nl/ en http://www.ometa.net/Pages/home.aspx.
Op de site van Splitvision vind je heel veel informatie.
Bij ometa is dat minder, om een idee te krijgen hoe Ometa met een programma als BCT-Corsa werkt deze video over documentarchivering bij projecten: http://videodocs.houten.nl/Corsa/Ometa/Documentarchivering_bij_proj...
Er wordt via Ometa in SharePoint gewerkt, de metadata om de duizenden bibliotheken, documenttypen, e.d. aan te maken wordt aangeleverd via een DSP/ZTC: die van SplitVision, SDU/VHIC, van BCT-Corsa zelf.
Van belang is nog te weten dat permanent te bewaren documenten in het DMS van Corsa worden gearchiveerd. Via de nieuwe TMLO integratie kunnen de dossiers/zaken naar een e-Depot.
Succes.
-
Permalink Antwoord van Glenn Maes op
-
Nog even een aanvulling op mijn vorige post: het klopt inderdaad dat er veel manueel configuratiewerk komt kijken bij SharePoint. Elke site moet vanaf de grond opnieuw worden opgebouwd. Je kan het uiterlijk van de sites heel mooi maken, maar je moet wel elke keer opnieuw beginnen.
-
Permalink Antwoord van Marieke Klomp op
-
Dag Glenn,
In hoeverre kun je het opbouwen van de sites vergemakkelijken door te werken met sjablonen?
Groeten,
Marieke
Glenn Maes zei:Nog even een aanvulling op mijn vorige post: het klopt inderdaad dat er veel manueel configuratiewerk komt kijken bij SharePoint. Elke site moet vanaf de grond opnieuw worden opgebouwd. Je kan het uiterlijk van de sites heel mooi maken, maar je moet wel elke keer opnieuw beginnen.
-
-
Dag Marieke,
Als je veel dezelfde dossiervorming hebt, dan kan dat inderdaad een hulp zijn. Je maakt één sjabloon en gebruikt het daarna telkens opnieuw. Dan kan je het sjabloon telkens hergebruiken, en staan de meeste instellingen en structuren goed. Het is wel geen hulp voor het rechtenbeheer, dat per site moet worden ingesteld. Ik weet wel dat daar een technische oplossing voor bestaat, maar bij ons is die nog niet geïmplementeerd. Wij moeten de rechten per site toekennen.
Sjablonen zijn voor ons niet echt mogelijk, omdat elke dienst en team een heel andere werking of dossiervorming heeft. Veel ervaring heb ik nog niet met sjablonen. Ik heb voorlopig de sjablonen enkel nog maar gebruikt om bibliotheken van de ene site naar de andere te verplaatsen.
Groeten,
Glenn.
-
Permalink Antwoord van Jochem van Abel op
-
We zijn nu een jaar verder. Zijn er nog ontwikkelingen te melden ??
-
Permalink Antwoord van Jildou van der Bles op
-
Hoi Jochem,
Er is afgelopen jaar inderdaad wel het eea gebeurd. Helaas hebben wij nog geen afscheid kunnen nemen van ons DMS. In ons DMS zijn een aantal processen opgenomen die we willen onderbrengen in O365. Het gaat nog even duren voor de organisaties zo ver zijn om hierop over te stappen.
In de tussen tijd zitten wij niet stil. We zijn namelijk druk bezig met onze 'Basis op Orde' te krijgen. Dit houdt in dat we een duurzaam fundament aan het bouwen zijn (onze basis), waarop we in de toekomst een digitale kantoor kunnen bouwen. Bij het vormgeven van dit fundament houden we rekening met een aantal uitgangspunten:
- Minimaal voldoen aan wet- en regelgeving
- Maximaal passend bij de organisatie (Ergo, we willen flexibel zijn en aansluiten bij de processen van de organisatie en niet andersom)
- Toekomstbestendig
- Decentraal archiveren, Centraal beheer
- Wij hebben te maken met veel verschillende vakgebieden en specialisaties (bijv. Forensisch, JGZ, Brandveiligheidsadviezen, etc.). Wij stellen dat één centraal DMS nooit kan voldoen aan alle eisen en wensen die worden gesteld aan de verschillende vak applicaties.
Het fundament bestaat uit verschillende bouwblokken. Zo hebben we aan de hand van het TMLO een basis-metadata-schema opgesteld (gericht op archiefbeheer, niet op vindbaarheid), hebben we het DSP heeeeel heeel heeel erg vereenvoudigd, is er een start gemaakt aan een kwaliteitszorgsysteem (op basis van KIDO), wordt het gebruik van een digitale handtekening vastgesteld en worden en voorzichtig plannen gesmeed voor een 'centraal informatie beheerpunt' (< we hopen nog op een betere/flitsendere naam).
We zijn echt heel leuk bezig, maar beseffen ons ook dat we er nog lang niet zijn. Maar dat geeft ook niet want wij krijgen er allemaal ontzettend veel energie van om met dit project bezig te zijn. Het is een bult werk, maar ook een olifant eet je in kleine hapjes ;)
En dan nu nog even terug naar O365.... We hopen natuurlijk dat we door deze stappen straks voorbereid zijn op de komst van O365 en voor ieder andere applicatie/oplossing. Zodra we O365 binnenhalen kan de organisatie gaan bouwen op het fundament. Hierdoor geven we het dus wel wat kaders mee (minimaal voldoen aan wet- en regelgeving), maar stellen we geen eisen aan het materiaal of de inrichting van het digitale kantoor (maximaal passend bij de organisatie).
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
