Hoewel de Archiefwet1995 spreekt over ongeacht de vorm, vanaf de Archiefwet20xx zijn het documenten, worstelen veel gemeenten met de selectie van AV-materiaal zoals foto's. De hoeveelheid foto's is de laatste jaren enorm gegroeid. Afgelopen jaren hebben we wat ervaring opgedaan met de selectie van foto's en dit interne document opgesteld. Heb je aanvullingen c.q. verbeteringen, ze zijn meer dan welkom. Afgelopen jaren heb ik een keer moeten constateren dat bij een gemeentelijke herindeling alle foto's zijn vernietigd, ze stonden op netwerkschijven. Dat is wellicht een onderwerp voor een volgende blog. Maar nu eerst: 

Criteria voor Selectie:

• Stel duidelijke criteria op voor welke foto’s bewaard moeten worden. Denk aan historische waarde, relevantie voor de gemeenschap, en kwaliteit van de foto.
• Overweeg om een beoordelingscommissie in te stellen die foto’s beoordeelt op basis van deze criteria.

Algemene criteria die bij de selectie een rol spelen:
1. De kwaliteit van de opnamen.
2. Het belang van de afgebeelde onderwerpen.
3. Het gegeven dat er meer exemplaren van een foto in de eigen collectie of elders berusten
4. De materiële staat van de foto’s.
5. Auteursrechten. Voor publicatie op de beeldbank van het Regionaal Archief Tilburg moeten de gepubliceerde foto's vrij van rechten zijn of de rechten zijn overgedragen aan de gemeente zelf.
Verder kunnen hier aan toegevoegd worden:
6. Technische criteria.

Punt 2 genoemd criterium kan worden gespecificeerd naar:
• representativiteit. De foto’s moeten representatief zijn voor de gemeente en haar inwoners.
• belangrijk, bijzonder of uniek. Foto’s kunnen als belangrijk, bijzonder of uniek worden beschouwd, omdat ze belangrijke, bijzondere en unieke maatschappelijke ontwikkelingen, activiteiten, personen en organisaties in een bepaalde periode weerspiegelen.
Punt 5:Auteursrechten
➢ Omdat de makers vrijwel altijd fotografen zijn , in dienst van de gemeente Tilburg, berusten de rechten ook bij de gemeente Tilburg.
➢ Bij freelancers is het van belang om na te gaan welke afspraken er zijn gemaakt,
➢ Voor luchtfoto's is van belang dat je als gemeente vooraf met de partij afspreekt dat ook de auteursrechten worden overgedragen op de gemeente zelf. Daar worden geen extra kosten voor in rekening gebracht, maar stelt een gemeente/archiefdienst later wel in staat de foto's op websites te publiceren of anderszins te gebruiken. Hierover heb ik in het verleden een afspraak gemaakt met Peter Bekkers. Bij zijn opvolger moeten die afspraken te vinden zijn
Richtlijnen selectie
Hieronder staan praktische richtlijnen opgesomd om de selectie te vereenvoudigen. Het betreft hoofdzakelijk een uitwerking van ‘het belang van de afgebeelde onderwerpen.’
• Regelmatig terugkerende gebeurtenissen zoals tentoonstellingen, openingen, Koninginnedag, festivals, uitjes: Beperken tot 1-5 foto’s.
• Jubilea: 1 foto van de jubilaris en een andere relevante foto.
• Precario: 1 serie per 10 jaar.
• Foto’s van wijziging in het stads/dorpsgezicht zoals aanleg van een wijk, wijziging van wegen, herstructurering: enkele foto’s van de oude situatie, enkele van de werkzaamheden (dit onderdeel is niet noodzakelijk) en enkele van de situatie na de wijziging.
• Huizen: 1 à 2 per huis, met een interval van 10 jaar bij wijziging.
Straten en pleinen vanuit verschillende hoeken en zijden: ca. 4. Met een interval van 10 jaar bij wijziging.
• Burgemeester en wethouders: 1 portretfoto.
• Raad: groepsfoto.
• Bezoek commissaris van de Koning(in) en Koninklijk Huis: 4
• Monumenten en beeldbepalende gebouwen: 4 per object per 15 jaar. Dit is ook wel afhankelijk van het belang van het monument. Zo zullen voor het stadhuis meer foto’s dan 4 acceptabel zijn.
• Detailfoto’s van monumenten voor restauratie: niet voor het Regionaal Archief Tilburg.
• Natuurgebieden/parken: 4 per 15 jaar.
•Luchtfoto’s: altijd overbrengen. Vooraf met leverancier auteursrechten overdragen.
•Obliekfoto's: een selectie ter aanvulling op de luchtfoto's.
• Serie foto’s van een thema: in zijn geheel overnemen. Bijvoorbeeld: Kermis of carnaval

Bestandsformaten
Ten aanzien van de technische criteria geldt het volgende:
• Digital born foto’s in jpg mogen niet omgezet worden naar Tiff aangezien er dan kwaliteitsverlies optreedt. Deze worden dan dus gewoon in jpg aangeleverd.
• Gescande papieren foto’s aanleveren in Tiff zonder kleurimpressie, aangezien de foto’s dan bewerkt kunnen worden.
• Minimaal 300 dpi.