BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Scannen en digitaal bewaren van machtigingskaarten
Er komen er elk jaar weer meer van bij: machtigingen tot het afschrijven van de gemeentelijke belastingen. Op dit moment worden deze papieren kaartjes bij ons in kaartenbakken gearchiveerd en bewaard voor zolang als de machtiging loopt.
Nu komt van financiën de vraag of het mogelijk is deze kaartjes te digitaliseren. Weet iemand of er juridische bezwaren tegen zijn om deze machtigingskaarten te vervangen door een digitaal exemplaar en in het DMS te laten hangen tot na vervallen belang?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op
-
Zijn digitale documenten rechtsgeldig?
We moeten eerst een onderscheid maken in de toelaatbaarheid van een (digitaal) bewijsmiddel en de bewijskracht van dat bewijsmiddel. Als het gaat om de Toelaatbaarheid stellen we vast dat gescande en digitaal opgeslagen gegevens door de rechter als bewijsmateriaal worden geaccepteerd. Bewijs mag namelijk in elke vorm worden geleverd en het maakt dus niets uit hoe je een document hebt opgeslagen.
Hierop bestaat slechts één uitzondering: dat is als de wet schriftelijk bewijs expliciet voorschrijft. Als het gaat om de bewijskracht zal de rechter een bewijsmiddel meer bewijskracht toekennen als hij van de betrouwbaarheid van dat bewijsmiddel overtuigd is. De rechter houdt dan rekening met de technische betrouwbaarheid van het bewijsmiddel en de mogelijkheid van vervalsing.
Als je maatregelen hebt getroffen ter voorkoming van manipulatie, vergroot dat de betrouwbaarheid en dus de bewijskracht van het bewijsmiddel. Als weinig veiligheidsmaatregelen zijn getroffen, zal de rechter weinig of geen bewijskracht toekennen aan het bewijsmateriaal, zodat het als bewijsmiddel feitelijk onbruikbaar word.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@leon, het betreft hier natuurlijk niet alleen de Nederlandse rechtspraak, ik trok eerder reeds de vergelijking met de brondocumenten Burgerlijke Stand. Wat aardig is aan deze casus is dat eerst de risico's in beeld worden gebracht alvorens een besluit te nemen.
-
-
@Yvonne, dat ben ik helemaal met je eens. Ik wil alleen voorkomen dat er te snel in het wilde weg wordt geroepen dat iets "juridisch" niet mag.
Een andere benadering van hetzelfde vraagstuk is risicomanagement. Wat zijn de (financiële) gevolgen als de bewijskracht van een stuk in een bepaalde categorie gedigitaliseerde archiefbescheiden door een rechter in twijfel worden getrokken, hoe vaak kan/zal dat voorkomen en weegt dat op tegen de mogelijke besparingen door dan de digitalisering toch te doen.
-
-
@Leon, wat kosten betreft wordt op dit moment nog steeds in twijfel getrokken of digitaal duurzame opslag goedkoper is. de verhouding schijnt 1 (analoog) op 10 (digitaal) te zijn. Digitaal biedt gewoon meer mogelijkheden en gebruikersgemak en er is een bestuursopdracht in deze vanuit het Ministerie.
M.i. wordt er juist door overheden veel te weinig in beeld gebracht wat de (financiële) risico's en daadwerkelijke kosten zijn, dat geldt overigens ook voor cloudopslag.
-
-
Ik had nooit gedacht dat ik dit nog eens zou gaan zeggen, maar misschien is microfilm wel een aardig alternatief als backup. we hebben dan niets meer dan een vergrootglas en een kaarsje nodig :-)
-
-
Ik had nooit gedacht dat ik dit nog eens zou gaan zeggen, maar misschien is microfilm wel een aardig alternatief als backup. we hebben dan niets meer dan een vergrootglas en een kaarsje nodig :-)
-
-
@Erik, nog een vraag in dit verband, registeren jullie de machtigingskaarten in jullie DMS ?
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
