BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Scannen en digitaal bewaren van machtigingskaarten
Er komen er elk jaar weer meer van bij: machtigingen tot het afschrijven van de gemeentelijke belastingen. Op dit moment worden deze papieren kaartjes bij ons in kaartenbakken gearchiveerd en bewaard voor zolang als de machtiging loopt.
Nu komt van financiën de vraag of het mogelijk is deze kaartjes te digitaliseren. Weet iemand of er juridische bezwaren tegen zijn om deze machtigingskaarten te vervangen door een digitaal exemplaar en in het DMS te laten hangen tot na vervallen belang?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op
-
Nu ben ik geen archivaris, maar als de gemeente een vervangingsbesluit heeft genomen en de procedure is beschreven in een vastgesteld Handboek Vervanging Archiefbescheiden zijn er voor zover ik weet geen redenen waarom machtigingskaarten, net zoals bijvoorbeeld contracten, niet ook via scanning vervangen zouden mogen worden.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Als de machtigingskaarten niet binnen het huidige vervangingsbesluit vallen, dat wordt reikwijdte genoemd, moet het college een nieuw besluit nemen. Hier is ook bezwaar en beroep door burgers op mogelijk.
Een vervangingsbesluit neem je op basis van de huidige inrichting, niet wat je nog van plan bent om te doen. Dit werkt niet anders wanneer burger een vergunning aanvraagt voor een nieuwe dakkapel, terwijl die eerder een vergunning voor de schuur heeft aangevraagd.
-
Permalink Antwoord van Erik Müller op
-
We hebben op dit moment nog geen handboek vervanging. De machtiging om een betaling (gemeentelijke belastingen) van een rekening af te schrijven is een juridisch document, dat niet specifiek in de GEMMA-processenlijst, noch in de selectielijst benoemd staat. Daarom staat hij dus ook nog niet op onze concept lijst voor te vervangen archiefbescheiden.
Op zich is het proces V7 jaar na vervallen belang, al kan dat nvb een hele tijd duren (iemand koopt op zijn 18e een woonhuis waar hij de gemeente machtigt de WOZ in maandelijkse termijnen af te schrijven en wordt 100 in hetzelfde koophuis, dan is de looptijd een aardig 'toidje'). Om die reden gaat het mij er niet om of er archiefwettelijk beperkingen zijn voor vervanging. Het is voor mij puur de vraag of er juridisch op fiscaal of privaatrechtelijk gebied bezwaren tegen zouden zijn.
-
-
@Erik, formeel juridisch gezien betreffen het archiefbescheiden in de zin van de wet, zie artikel 3.
http://wetten.overheid.nl/BWBR0007376/geldigheidsdatum_05-06-2015#H...
-
-
In die zin zijn akten ook archiefbescheiden. Toch geven de meeste archiefbewaarplaatsen geen toestemming om ze te vervangen ;-)
Onze belastinginspecteur gaf aan dat het een vorm van overeenkomst is en dat de belastingdienst daar moeite mee heeft om ze door een digitaal exemplaar te vervangen. Nu weet ik uit ervaring ook (uit een eerder digitaliseringstraject voor factuurstromen) dat de belastinginspecteurs per regio er een set eigen regels op na houden. Vandaar de vraag hier.
Ik ga een apart zaaktype laten aanmaken voor de machtigingskaarten en ze toevoegen aan ons concept-vervangingsregister. Dank voor het meedenken :-)
-
-
Foto's, e-mails, bestemmingsplannen zijn allemaal archiefbescheiden. Dat de akten van de Burgerlijke Stand op papier niet vernietigd mogen worden, is bepaald in het Burgerlijk Wetboek. Staat ook in de handreiking vervanging.
Deze paragraaf zou feitelijk uitgebreid moeten worden met een actueel overzicht.
Bij te bewaren bescheiden zou er wel zicht moeten zijn op een duurzame beheersomgeving en getest moeten zijn of de bestanden inderdaad kunnen worden opgenomen.
Ik ben wel benieuwd naar de regels van de belastinginspecteur, zijn die ergens bekend ?
-
-
Klik op deze link voor de brochure van de belastingdienst over onder andere het converteren (scannen) en digitaal bewaren zie 3.2 van de brochure:
http://download.belastingdienst.nl/belastingdienst/docs/geautomatis...
Yvonne Welings zei:Foto's, e-mails, bestemmingsplannen zijn allemaal archiefbescheiden. Dat de akten van de Burgerlijke Stand op papier niet vernietigd mogen worden, is bepaald in het Burgerlijk Wetboek. Staat ook in de handreiking vervanging.
Deze paragraaf zou feitelijk uitgebreid moeten worden met een actueel overzicht.
Bij te bewaren bescheiden zou er wel zicht moeten zijn op een duurzame beheersomgeving en getest moeten zijn of de bestanden inderdaad kunnen worden opgenomen.
Ik ben wel benieuwd naar de regels van de belastinginspecteur, zijn die ergens bekend ?
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
In 's-Hertogenbosch bewaren we de machtigingskaarten al jaren uitsluitend digitaal. Ik vermoed al sinds 2006 of 2007. Ik heb nog nooit gehoord van problemen hiermee. Vanuit risico-oogpunt verbaast mij dat ook niet, want wie vecht er nou een machtiging aan? Je zult toch de heffingen moeten betalen, linksom of rechtsom.
Bij ons is het overigens ook mogelijk om een digitale machtiging af te geven. Een burger kan met DigiD inloggen op onze Digitale Belastingbalie en een machtigingsformulier invullen. De ingevulde gegevens schieten zowel de belasting-applicatie in (dat weer gekoppeld is aan het financiën-systeem voor de betalingen) als het zaaksysteem, waar een zaak wordt aangemaakt en direct automatisch op status "gearchiveerd" wordt gezet.
Uiteraard bieden wij ook nog steeds papieren machtigingsformulieren aan. Deze zijn voorzien van een barcode. Deze barcode wordt door de scanstraat uitgelezen, waarna de zaakregistratie geautomatiseerd plaats vindt en de zaak direct in de werkvoorraad van afdeling Belastingen wordt geplaatst. Dat scheelt de postregistratie-medewerkers van het KCC weer tijd.
-
-
Top Marco :-) Hoopte eerlijk gezegd al op een reactie vanuit jullie kant aangezien ons management steeds 's Hertogenbosch als een van de voorbeelden noemt
-
-
*bloos*
-
-
@Marco, @Eric, de beleidsregel vervanging dateert in Noord-Brabant dateert uit april 2008, dus na 2006/2007.
Natuurlijk zal waarschijnlijk geen enkele burger de vervanging van machtigingsformulieren aanvechten, dat in tegenstelling tot de rechtszaken over persoonskaarten en hulpkaartjes van het kadaster. Maar ontslaat dat een overheid van het nemen van een (juridisch) vervangingsbesluit ?
Uiteraard ben ik niet betrokken bij het toenmalige digiplus project van de gemeente 's-Hertogenbosch begin deze eeuw, toch heb ik een sterk vermoeden dat heel wat digitale informatie verloren is gegaan. Er zijn veel leermomenten voor andere gemeenten uit dit digiplus traject te trekken. Achteraf is het jammer dat er geen rekenkamerrapport is opgesteld.
Gaandeweg bij vervangingstrajecten zijn er steeds leermomenten, denk aan de eerste vervangingstraject in de provincie Noord-Brabant bij de gemeente Oss met 200 dpi. Wie kiest nu nog voor 200 dpi ?
Het is bekend dat techniek voorloopt op wetgeving en als overheid heb je een verantwoording in deze.
-
-
@Yvonne, machtigingsformulieren zijn op termijn te vernietigen, dus voor de vervanging was destijds geen toestemming van de provincie nodig. Reeds in 2006 heeft ons college toestemming gegeven voor de vervanging van de te vernietigen bescheiden. Toen ik in 2008 bij de gemeente kwam werken, werden de machtigingen al gescand en gesubstitueerd. Dat was destijds al "normaal". Vandaar dat ik gok op de jaren 2006/2007 als invoerdatum.
Ik ben verder inhoudelijk niet bekend met de rechtszaken rondom persoonskaarten en hulpkaartjes, maar gingen die over de authenticiteit, volledigheid, leesbaarheid, etc. van de vorm of over de inhoud, openbaarheid, etc.? In hoeverre werden die rechtszaken belemmerd doordat de vervanging niet goed was geregeld?
Ik claim niet dat het nemen van een vervangingsbesluit niet nodig is. Niet alleen schrijft de wet dat voor, maar het is sowieso handig om daar wat afspraken met elkaar over te maken. Ik claim wel dat er veel te veel aandacht naar dit onderwerp uitgaat! Als ambtenaar en als burger worden we omringd met digital-borm documenten, e-mails, data, websites, apps, digital media, etc. Die paar velletjes papier die nog in de brievenbus belanden is relatief gezien een schijntje op het geheel. Als je maanden werk gaat steken in dat vraagstuk, dan halen de andere veranderingen in de digitale wereld je van links en rechts in.
Vervanging was vroeger (lees: een paar jaar geleden) het meest concrete aangrijpingspunt van de provinciale archiefinspectie om invloed uit te oefenen op de gemeentelijke informatiehuishouding. Verder hadden ze nauwelijks machtsmiddelen en konden ze pas ingrijpen als het (veel) te laat was. Daarom stond het beleidsregel ook vol met eisen die geen drol te maken hadden met het scannen van papier of het printen van digital-born documenten, maar veel meer met het totale archiefbeheer. Als je archiefbeheer niet op orde was, mocht je de te bewaren bescheiden niet vervangen. Dat was dan je straf. Echter, dat hoefde een organisatie er niet van te weerhouden om de te vernietigen bescheiden te vervangen en digital-born documenten te archiveren. De provinciale archiefinspectie had daar vast wel een mening over, maar had niet de capaciteit om bij alle gemeenten langs te gaan en kon daarbij dus wel blaffen, maar niet bijten.
Eigenlijk zou geen enkele overheid archiefbescheiden moeten mogen vervangen, zolang er geen e-Depot is...
Een paar bladzijden aan afspraken over de vervanging van archiefbescheiden zouden volgens mij voldoende moeten zijn. Scan het papier in, controleer of het voldoet aan de vooropgestelde kwaliteitseisen en gooi het weg (of niet). De archiefwereld nodigt met al haar handreikingen en publicaties echter uit tot het houden van zeer uitgebreide analyses en het schrijven van dikke rapporten. Veel gemeenten worden daar nerveus van en huren dan dure consultancy in, die ervoor zorgen dat gemeente Lutjebroek (no disrespect) net zo veel kwaliteit levert als het Nationaal Archief.
Verder, het Digiplu (zonder s) project heeft inderdaad geleid tot een archief dat niet helemaal optimaal is (*kuch*). Ik kan je er echter van verzekeren dat er nauwelijks digitale informatie verloren is gegaan! De vraag is wel of het er ooit in is gegaan (mensenwerk). Gebrek aan uniforme metadatering maakt het bovendien wat arbeidsintensiever (*kuch*) om de gewenste informatie terug te vinden. Desalniettemin, de TIFF- en PDF-bestanden die in die jaren zijn gemaakt zijn nog allemaal prima te openen en geven een goede weergave van het origineel. Af en toe duikt er nog wel eens een Groupwise-mail op die we niet in Outlook kunnen openen, maar "gelukkig" heeft dat niets te maken met de scanstraat en scanprocessen. Kortom, vervanging van archiefbescheiden was geen probleem voor Digiplu. Dát liep best goed.
Overigens kun je anno 2015 weinig meer leren van de fouten die bij Digiplu zijn gemaakt. Je komt dan uit bij de standaard-adagia uit concepten als het zaakgericht werken en standaardisering (van o.a. metadata). De ideeën waren achteraf bezien zeker niet slecht en hun tijd vooruit, maar er werd te veel vertrouwd op de techniek (top-kwaliteit!) en te weinig gevraagd van de organisatie en het beleid daaromheen. Digitaliseren, zo weten we nu, is mensenwerk.
Wij scannen overigens in 300 dpi. ;-)
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- 3
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
