BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Scannen analoge dossiers

Beste collega's,

Binnen onze gemeente (Groningen) gaan we steeds meer digitaal werken. Zo voeren we momenteel het zaakgericht werken in.

Nu leeft de vraag wat we moeten doen met de lopende series, de veelgevraagde analoge dossiers. Moeten we deze dossiers als historie gaan scannen?

Zijn er collega's onder jullie die met ditzelfde vraagstuk te maken hebben gehad? Graag komen we met je in contact!

Vragen die bij ons leven zijn onder andere:

- welke series zijn gescand, met welke prioriteitstelling, is dit intern dan wel extern uitgevoerd, wat zijn leermomenten, ..... .

Wie wil zijn/ haar ervaringen delen?

Alvast bedankt voor je reactie.

Mariska

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 21 Juni 2018 op 15.36

Wellicht een tip, bepaal als organisatie een standpunt of je die dossiers permanent digitaal beschikbaar wil hebben of niet. Bouwvergunningen wellicht wel, maar andere informatie die zeer zelden wordt opgevraagd kan gewoon gescand worden en de scan hoeft dan niet te worden bewaard. Bij bouwvergunningen zou je aan een vervangingstraject en opname e-depot kunnen denken. Maar ook hier, stel je prioriteiten en weeg kosten af. Vaak zijn niet alle kosten zichtbaar zoals die van personeel.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Mariska Tebbenhof op 25 Juni 2018 op 14.33

Hallo Yvonne, dank voor je tip!

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Henk Sligman op 29 Juni 2018 op 16.28

Dag Mariska,

Ik heb met het zelfde vraagstuk te maken gehad. De meeste seriematige archiefonderdelen komen voor digitalisering cq scannen in aanmerking. Wij hebben dat "intern" laten uitvoeren. Effect is beduidend minder meerkosten als resultaat.

Ik hoor wel

mvrgr

Henk Sligman

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Ruud Vonk (Oasis Group) op 3 Juli 2018 op 9.50

Ik sluit me aan bij Brigitta. Digitaliseren moet je niet onderschatten. We merken in de markt ook de hogere eisen die eraan gesteld worden, met name aan het metadateren. Het is niet alleen maar een blaadje door de scanner trekken. Zelf doen is zeker niet goedkoper! Voor wat betreft wel of niet digitaliseren zou je ook een middenweg kunnen kiezen. De dynamische dossierblokken digitaliseren, de statische of semi statische alleen scanning on demand.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Mariska Tebbenhof op 17 Juli 2018 op 19.04

Hallo Brigitta,

Je stipt inderdaad de vraagstukken aan die hier ook spelen. Heb jij ervaring met deze materie opgedaan?

Met groet, Mariska

Brigitta Arkema zei:

Mariska, voor jou is het belangrijk dat je je afvraagt waarom je documenten of dossiers overzet cq digitaliseert. Wil je ouder fysieke documenten en dossiers van voor je DMS ook digitaliseren en in je zaaksysteem zetten. Wil je je zaaksysteem alleen dynamisch houden en vooral niet als archief gebruiken? Dit zijn allemaal keuzes die je weloverwogen moet maken voordat je begint met digitaliseren. Vergis je vooral niet in de enorme klus die op je af komt, managers denken veelal dat digitaliseren niet meer behelst dan onder de scanner doorhalen. Dat je je daarna de informatie nog moet ontsluiten en metadata moet toevoegen kost vele malen meer tijd en energie.