BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Scanapparatuur overheidsinstellingen voldoet niet aan handreiking vervanging
Er is een bekende godsdienstige wijsheid: Als de berg niet naar Mohammed komt, zal Mohammed naar de berg moeten gaan. Sinds 25 februari 2014 kennen we de handreiking vervanging en dat is een belangrijke stap voorwaarts naar de digitale overheid in 2017.
Bij het opstellen van de handreiking kan je tussen de regels door lezen dat de richtlijnen van het project Metamorfoze van de Koninklijke Bibliotheek van grote invloed zijn geweest op de samenstelling van de handreiking. Voor wie het niet weet, Metamorfoze is het nationale programma voor het behoud van papieren erfgoed. Het wordt gefinancierd door het Ministerie van OCW. Daar is de laatste jaren veel expertise opgebouwd op het gebied van digitalisering van papier. In Nederland zijn er scanbedrijven, die voldoen aan de richtlijnen van Metamorfoze zoals Picturae, GMS. Deze bedrijven kunnen ook prima worden ingehuurd bij het aanbesteden van backlogging processen. Maar … de praktijk van het scannen bij overheidsinstellingen is een geheel andere, de apparatuur voldoet vrijwel nooit aan deze eisen.
Daarom mijn stelling over de berg. Gaan overheidsinstellingen voldoen aan de nieuwe richtlijn door bij het aankopen van scanapparatuur de nieuwe eisen mee te nemen of is dat een brug te ver ? Of komt er een streven naar het verbeteren van dergelijke apparatuur, dan heeft ook de nodige consequenties voor de kosten van de opslag.Of wordt de handreiking vertaald naar de dagelijkse scanpraktijk ?
Wat is jouw mening over dit onderwerp ? Ik krijg de laatste maand de indruk dat er kennis is genomen over het feit dat de handreiking er is, maar dat de vertaling naar de praktijk op dit moment nog een brug te ver is.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op
-
Yvonne, een zeer terechte vraag die je hier stelt.
Als eerste om het lijstje servicebureaus aan te vullen, ook Karmac en Microformat kunnen werkzaamheden onder de Metamorforze-vlag uitvoeren.
Voor zover ik weet kunnen op groot formaat gebied geen doorvoerscanners worden toegepast met deze norm behalve de Widecom scanner, deze bieden als enige in hun soort de mogelijkheid om met geselecteerde kleurprofielen te werken. Voor de documentenscanners is er maar een heel klein lijstje van apparatuur die in deze categorie geschikt is voor toepassing in gemeenteland, genoemd kunnen worden b.v. de Inotec scanners en enkele Kodak scanners.
De gedachte dat wij vanuit de vraagzijde in Nederland fabrikanten ertoe kunnen bewegen om meer apparatuur te ontwikkelen die voldoet aan deze normen is denk ik niet echt reëel, de Nederlandse markt is daartoe veel te klein.
Daarnaast leert de praktijk dat een zeer groot percentage scantoepassingen in gemeenteland worden ingevuld met low budget scanners, multifunctionals en netwerkscanners. Dit soort scanners past nu niet en gaat ook nooit passen in de technische richtlijnen zoals ze nu zijn beschreven in de handreiking digitale vervanging.
Mijn pleidooi is eigenlijk om een praktijkgerichte handleiding te verkrijgen. Een die recht doet aan de praktijk en een die het mogelijk maakt om op betaalbare wijze toch zo veel mogelijk kwaliteitsborging te behouden. Ik zou daar graag aan meewerken.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Jean-Luc, in mijn optiek moet KING ons die handreiking doen. Je kunt wel gaan afwijken omdat het eigen beleidsvrijheid is, maar hoe kan je dan keteninformatie vormgeven ?
We moeten juist naar standaardisatie, duurzame digitale informatie en dat is geen monopolie van een bestuurslaag.
-
-
300% met je eens....
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
In "mijn" gemeente hebben we enige tijd geleden al een machtiging voor substitutie binnen gehaald bij het college. De handreiking komt voor ons dus helaas als mosterd na de maaltijd. Maar goed, toen de wetswijziging erdoor was, wilden wij graag doorpakken.
Ik heb de handreiking niet helemaal van voor tot achter doorgespit, maar ik begrijp van jullie dat de kwaliteitseisen die geadviseerd worden onnoemlijk hoog zijn. Het zou mij niet verbazen als wij er dus ook niet aan voldoen. Is dat erg? Ik vind van niet. Om twee redenen:
- Ik heb mij laten vertellen dat bij ons de papieren, ingekomen post per jaar met zo'n 100.000 stuks daalt. Onze scanmedewerkers vrezen voor hun baan. De relevantie van minitieuze vervanging (papier -> digitaal) verliest daarmee aan waarde.
- Ik heb mij laten vertellen dat rechtbanken alles slikken; als het maar papier is (of per fax). Printjes, jpeg-handtekeningen en zelfs scheve, zwart-wit kopieën met het nietje er nog in worden als bewijsstukken geaccepteerd. Ik vind het verwonderlijk dat er vanuit de erfgoedsector zo veel zwaardere kwaliteitseisen worden gesteld dan door de hoeders van ons rechtssysteem.
Ik ben al blij als een document überhaupt in het digitale dossier is opgenomen. Echt fijn is het als het een goed leesbare, bruikbare scan is. Dat de kleine letter e misschien iets minder korrelig had gekund, kan mij (en de gebruikers) weinig schelen. Houd het praktisch.
Ik vind het heel nobel dat een aantal mensen onder de vlag van Archief 2020 hun kennis en ervaring hebben gebundeld in een handreiking. Wat mij betreft kunnen er geen handreikingen genoeg zijn. @Jean-Luc, ik ben het in die zin niet met je eens dat het beter een beleidsregel was geweest. Ik houd er niet van als die *papierkauwers* van het NA (ik chargeer) mij gaan vertellen wat ik móet doen. Ik denk liever zelf na; samen met mijn collega's bij DIV, het Archief, het KCC en de back-office. Wil je weten waar je aan toe bent als je wilt gaan vervangen? Je moet de stappen doorlopen zoals die in blz. 13 t/m 15 van de handreiking beschreven staan. Die zullen je brengen tot een niet-voorgekauwd antwoord dat past bij jouw organisatie.
Als ik tot slot een paar voorstellen mag doen voor nieuwe handreikingen, over de volgende onderwerpen krijg ik in mijn werk vragen, waar ik zelf geen antwoord op heb:
- Digitale duurzaamheid. We hebben weliswaar een lijstje met open standaarden, maar de documenten in ons DMS komen uit ontelbaar veel bronnen van binnen en buiten de gemeente. We komen talrijke exotische extensies tegen. We hebben documenten waarbij er geen of verkeerde extensies in de bestandsnaam staan. Hoe speuren we deze op, hoe herkennen we het format en hoe zetten we dit om naar een correct format?
- Selectie en waardering in een zaakgerichte omgeving. Wij leggen bewaartermijnen vast in de zaaktypen. Zo'n bewaartermijn wordt overgenomen op de zaken. Zo'n bewaartermijn kent vaak een frase als "na vervallen belang". Maar wanneer is dat belang vervallen? Hoe weet je dat? Hoe regel je dat? Daarnaast kun je zaken aan elkaar relateren. Soms moet de bewaartermijn van de een overgenomen worden op de ander, maar soms ook weer niet. Hoe zit dat? Hoe borg je dat?
-
-
De mening dat we terug moeten gaan naar provinciale beleidsregels deel ik absoluut niet. De regels hebben zeker geholpen bij de zoektocht naar het borgen en beschikbaarstellen van digitale overheidsinformatie, maar waren per provincie niet eenduidig. In Noord-Holland werd naar de beheersomgeving gekeken, in andere provincies niet. Daarbij waren er ook grote verschillen over de scankwaliteit, is 200 dpi voldoende ?
Gemeenten hebben een eigen verantwoording in deze. De handreiking -dat kan niet genoeg benadrukt worden- is ook weer een stap in het proces. Ook een proces dat moet leiden tot standaardisatie. Wat zo goed aan deze handreiking is, is de samenstellers ook open staan voor feedback, kiezen voor een interactieve aanpak en die feedback ook serieus nemen. Daarbij is de handreiking leesbaar en klopt juridisch ook. Ik ben ook heel blij dat die handreiking tot stand is gekomen, alle hulde aan de samenstellers.
Wat opvalt is dat vele vakbroeders- en zusters weten dat de handreiking er is, maar niet lezen. Het volgende vraagstuk zal zich aandienen als de standaard metadata komen, dan is natuurlijk het DMS niet op ingericht om die automatisch te laden.
We komen met elkaar steeds verder op de weg naar goede antwoorden en de handreiking draagt daar zeker toe bij, ook al is de praktijk op de werkvloer soms anders.
-
Permalink Antwoord van Mart Mommers op
-
Goed nieuws dan Marco; er gaat een onderzoek plaatsvinden impactanalyse relatie selectielijst/ZTC. Die analyse moet een beeld opleveren van eisen die aan de selectielijst worden gesteld om aan te sluiten op de ZTC, en van de aanpassingen die eventueel in de ZTC moeten plaatsvinden. Betekent dus weer een 'gevulde' ZTC! Het onderzoek zal ook antwoord moeten geven op automatiseerbare waardering binnen een zaakgerichte omgeving.
-
-
@Mart Mooi! Uit welke hoek komt dit? Archief 2020, KING, de Archiefcommissie van de VNG of een andere club?
-
-
De VNG (adviescommissie Archieven) ivm actualisatie selectielijst en n.a.v. de notitie van KING juni 2013 over de integratie selectielijst/ZTC.
@Mart Mooi! Uit welke hoek komt dit? Archief 2020, KING, de Archiefcommissie van de VNG of een andere club?
-
Permalink Antwoord van Erik Müller op
-
@Mart: duurde wel lang voordat de VNG zich dit realiseerde. De ZTC is niet van 2013 zeg maar...
Maar wel goed dat dit eindelijk opgepakt gaat worden. In de praktijk lopen we er al een tijdje tegenaan dat de huidige selectielijst niet meer aansluit bij het principe van zaakgericht werken en zich nog teveel op documenten focust.
-
-
Maar om het onderwerp weer op de scanfaciliteiten te krijgen: wij gaan hier met vier gemeenten opnieuw aanbesteden voor nieuwe scanapparatuur en scansoftware. Dit mede omdat we met drie gemeenten een ambtelijke fusie aangaan en we met vijf gemeenten onlangs onze ICT hebben gebundeld in één shared service centre. Daarbij zijn we een aanbesteding aangegaan voor een nieuw zaaksysteem voor de nieuwe fusie-organisatie en één van de vijf andere gemeenten. Ik probeer nu een vertaalslag te maken van de Handreiking Vervanging naar een programma van eisen voor de scansoftware en -apparatuur.
Hebben jullie vanuit deze discussie nog aandachtspunten die ik mee zou kunnen nemen? Of zijn er gemeenten die al een best-practice hebben liggen die aan de nieuwe eisen voldoet?
-
-
@Leon: je geeft aan: "Voor de documentenscanners is er maar een heel klein lijstje van apparatuur die in deze categorie geschikt is voor toepassing in gemeenteland, genoemd kunnen worden b.v. de Inotec scanners en enkele Kodak scanners." Is deze lijst ergens te raadplegen?
-
-
Daar heb je helemaal gelijk in. Die eisen had ik al een tijdje genegeerd :-)
Sowieso verbaas ik me er over dat er een tendens is ontstaan dat we ons focussen op documenten terwijl de meeste archiefbewaarplaatsen alles op dossierniveau aangeleverd willen krijgen. Dan hebben we het naar mijn mening ook over zaak(dossier)niveau.
Uiteraard houden we een onderscheid tussen dossiers, zaken, processen en documenten. Ik denk ook dat er voor elke laag eisen moeten zijn om de authenticiteit, betrouwbaarheid, etc. te waarborgen. Daar heb je in eerste instantie de metadata voor. De vraag is echter op welk niveau je het meeste gewicht wil leggen. Het toepassingsprofiel VWI doet dat op het laagste niveau, terwijl naar mijn mening het veel beter op een hoger niveau kan liggen.
Maar wederom wijkt hiermee de discussie af van de oorspronkelijke vraagstelling ;-)
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
