BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Samenwerking en inrichting informatiearchitectuur
Mede namens mij collega's Janet de Lange en Joke Ultzen heb ik de volgende vraag:
Beste mensen,
Ik zou graag enkele vragen aan jullie voor willen leggen over gescheiden omgevingen in relatie tot document management systemen (DMS-en) en record management applicaties (RMA’s). Eerst zal ik iets van de achtergrond schetsen.
De gemeenten Oost- en Weststellingwerf en Opsterland werken steeds meer samen. De teams Documentaire Informatie Voorziening (DIV) van de verschillende gemeenten worden samengevoegd. De gemeenten gaan niet fuseren.
Het idee is om in de nabije toekomst één DMS/RMA te gaan gebruiken voor de drie gemeenten en mogelijk ook één systeem voor zaakafhandeling met daarnaast het gebruik van taakspecifieke applicaties. De documentopslag zal plaatsvinden in het DMS en het archiefbeheer in het RMA. Er zal een koppeling plaatsvinden t.z.t. met de taakspecifieke applicaties via de gemeentelijke servicebus, zodat ook de documentaire neerslag in het DMS/RMA plaatsvindt, en indien mogelijk, ook de audittrail van zaakafhandeling/taakspecifieke applicaties.
Samen met collega’s uit de buurgemeenten heb ik enige tijd gezocht naar specifieke informatie over verplichte eisen t.a.v. gescheiden omgevingen voor (archief)informatie. Onze eerste indruk is dat dit lastig te vinden is via het world wide web.
Er is op het internet wel informatie te vinden over zogenaamde multi-tenant architectuur. Voor een korte uitleg verwijs ik naar de volgende blog: http://keesvandervelden.blogspot.nl/2011/04/multi-tenant-software-a.... Duidelijke uitleg wordt ook gegeven in het online artikel van XR Magazine van 27 oktober 2011 waarin onder paragraaf 4 de multi-tancy architectuur van Dimpact besproken wordt.
De vragen die wij hebben zijn:
1. Is bij iemand bekend wat er op het gebied van gescheiden omgevingen van (archief)informatie mag/moet en of hier ook documentatie van is of over gesproken wordt?
2. Kan er voor de 3 gemeenten gebruik gemaakt worden van 1 portal/interface? De optie dat je vanuit één systeem van zaakafhandeling en/of taakspecifieke applicatie werkt en bij de registratie van documenten kunt aangeven voor welke organisatie je dat wilt registreren? Of moet je bij de registratie en opslag van gegevens/documenten al gebruik maken van gescheiden interfaces en of omgevingen?
3. Mag er bij gescheiden omgevingen gebruik gemaakt worden van een gepartioneerde database in plaats van aparte databases?
4. Als er sprake is van gescheiden databases, dienen die ook op aparte databaseservers te staan?
5. Wie is bekend met multi-tenant architectuur en kan daar informatie over verstrekken? Is het een oplossing voor onze situatie?
6. Zijn er voorbeelden van gemeenten die zijn gaan samenwerken (niet fuseren) waar hetzelfde vraagstuk gespeeld heeft? Welke oplossingen zijn bedacht cq. toegepast?
Met vriendelijke groet, |
|
||
Aanwezig op: ma, di, wo, do en vr. ochtend |
|
||
|
Internet |
M – Directe mail |
|
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Hoe doen ze dat in Culemborg #dtv
http://www.gemeente.nu/Bestuurszaken/Nieuws/2013/10/Gezamelijke-bed...
-
Permalink Antwoord van Bente Steffensen op
-
Hoi Joke,
Ik heb niet de antwoorden op je vragen.
Maar is het niet zo dat indien jullie een gemeenschappelijke regeling zijn aangegaan over de samenwerking dat dan de zorg en het beheer voor het archief ook geregeld is?
Zie Archiefwet art. 40 en de volgende link
http://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/XHTMLoutput/Actueel/...
zie hoofdstuk 8.
-
Permalink Antwoord van Joke Ultzen op
-
@Bente, nee helaas nog niet, wat ons betreft zou samenvoeging beter zijn, maar goed dat is een beslissing op een ander nivo. Misschien dat op termijn een soort servicebureau wordt gevormd, maar daar is op dit moment geen sprake van.
De drie gemeenten gaan samenwerken op VTH, W&I en WMO, Belastingen en Bedrijfsvoering. Het betreft voornamelijk uitvoering, want elke gemeente wil graag zijn eigen coleur local houden. Dat maakt het juist zo lastig, niet alleen voor het technische/archief gedeelte, maar ook voor het standaardiseren van de processen. De drie DIV-team worden samengevoegd tot één en gaan de drie organisaties bedienen, die welke elk hun eigen coleur local willen behouden.
Het is een hele uitdaging. Alle divvers vinden dit ook spannend. We werken er hard aan om per 1-1-2016 een goedlopend team te kunnen zijn, een team dat alle drie organisaties naar hun eigen specifieke behoefte kan bedienen.
-
-
-
Hallo Joke,
Ook de gemeente Bergen op Zoom is bezig de mogelijkheden voor samenwerking op o.a. DIV-gebied aan het onderzoeken.
Ik voeg dus nog een vraag toe aan jouw vragen:
Hoe kunnen we de problemen die Joke beschrijft voorkomen?
-
Permalink Antwoord van Bram Huysmans op
-
Als Master student Bedrijfscommunicatie aan de KULeuven ben ik momenteel m'n thesis aan het schrijven rond informele communicatie op de werkvloer. Voor mijn onderzoek heb ik een survey opgesteld die op zulke vormen van communicatie een licht moet schijnen. Ik ben dan ook hard op zoek naar respondenten die 15 minuten de tijd willen nemen om deze in te vullen.
Alvast bedankt!
https://www.surveymonkey.com/s/XDPNX3J
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
