BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Samenwerking en inrichting informatiearchitectuur
Mede namens mij collega's Janet de Lange en Joke Ultzen heb ik de volgende vraag:
Beste mensen,
Ik zou graag enkele vragen aan jullie voor willen leggen over gescheiden omgevingen in relatie tot document management systemen (DMS-en) en record management applicaties (RMA’s). Eerst zal ik iets van de achtergrond schetsen.
De gemeenten Oost- en Weststellingwerf en Opsterland werken steeds meer samen. De teams Documentaire Informatie Voorziening (DIV) van de verschillende gemeenten worden samengevoegd. De gemeenten gaan niet fuseren.
Het idee is om in de nabije toekomst één DMS/RMA te gaan gebruiken voor de drie gemeenten en mogelijk ook één systeem voor zaakafhandeling met daarnaast het gebruik van taakspecifieke applicaties. De documentopslag zal plaatsvinden in het DMS en het archiefbeheer in het RMA. Er zal een koppeling plaatsvinden t.z.t. met de taakspecifieke applicaties via de gemeentelijke servicebus, zodat ook de documentaire neerslag in het DMS/RMA plaatsvindt, en indien mogelijk, ook de audittrail van zaakafhandeling/taakspecifieke applicaties.
Samen met collega’s uit de buurgemeenten heb ik enige tijd gezocht naar specifieke informatie over verplichte eisen t.a.v. gescheiden omgevingen voor (archief)informatie. Onze eerste indruk is dat dit lastig te vinden is via het world wide web.
Er is op het internet wel informatie te vinden over zogenaamde multi-tenant architectuur. Voor een korte uitleg verwijs ik naar de volgende blog: http://keesvandervelden.blogspot.nl/2011/04/multi-tenant-software-a.... Duidelijke uitleg wordt ook gegeven in het online artikel van XR Magazine van 27 oktober 2011 waarin onder paragraaf 4 de multi-tancy architectuur van Dimpact besproken wordt.
De vragen die wij hebben zijn:
1. Is bij iemand bekend wat er op het gebied van gescheiden omgevingen van (archief)informatie mag/moet en of hier ook documentatie van is of over gesproken wordt?
2. Kan er voor de 3 gemeenten gebruik gemaakt worden van 1 portal/interface? De optie dat je vanuit één systeem van zaakafhandeling en/of taakspecifieke applicatie werkt en bij de registratie van documenten kunt aangeven voor welke organisatie je dat wilt registreren? Of moet je bij de registratie en opslag van gegevens/documenten al gebruik maken van gescheiden interfaces en of omgevingen?
3. Mag er bij gescheiden omgevingen gebruik gemaakt worden van een gepartioneerde database in plaats van aparte databases?
4. Als er sprake is van gescheiden databases, dienen die ook op aparte databaseservers te staan?
5. Wie is bekend met multi-tenant architectuur en kan daar informatie over verstrekken? Is het een oplossing voor onze situatie?
6. Zijn er voorbeelden van gemeenten die zijn gaan samenwerken (niet fuseren) waar hetzelfde vraagstuk gespeeld heeft? Welke oplossingen zijn bedacht cq. toegepast?
Met vriendelijke groet, |
|
||
Aanwezig op: ma, di, wo, do en vr. ochtend |
|
||
|
Internet |
M – Directe mail |
|
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
De vraag is of je dit met systeemdenken moet oplossen of dat er niet veel eenvoudiger middels mandaten en dvo afspraken over zijn te maken ? Is dit niet meer een juridisch vraagstuk.
-
Permalink Antwoord van Joke Ultzen op
-
Misschien wel, het gaat er om dat elke gemeente een zelfstandig archiefvormend orgaan is en blijft, maar hoe breng je die scheiding in de digitale archieven aan? Wat als je eventueel weer moet ontvlechten of overbrengen?
-
-
Metadata ?
-
-
Zou mogelijk kunnen, maar mag dat? Mogen alle bestanden/gegevens/documenten van de drie afzonderlijke gemeenten door elkaar staan. Kunnen we één netwerk, één applicatie, één DMS en één dataserver gebruiken?
In een papieren situatie zouden we dan spreken van archiefvermenging. Maar ja digitaal maakt het misschien niet uit?
-
Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op
-
Eigenlijk zou dit geen discussie mogen zijn. Juist in deze tijden moeten we het toejuichen dat gemeenten overgaan tot gezamenlijke inspanningen. We vragen ons toch ook niet af of blijvend te bewaren archiefstukken van verschillende zorgdragers wel bij elkaar mogen worden gebracht in één e-depot! Ik ben met Yvonne en Ton eens dat metadatering het makkelijk moet maken de verschillende collecties op zichzelf te benaderen en zo nodig te extraheren, net zoals de informatiearchitectuur van een dergelijk systeem dat zonder meer mogelijk moet maken.
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Voldoen aan de wetten moet. Voldoen aan standaarden en normen mag (en is vaak raadzaam).
Mijn kennis en ervaring op dit onderwerp is beperkt, maar ik probeer je bij deze van wat input te voorzien. Vraag desalniettemin verder:
Vraag 1
Er is mij geen wet of norm bekend die keihard zegt dat "omgevingen" gescheiden moeten worden. Ik denk wel aan de volgende belangen:
- De Archiefwet legt verantwoordelijkheden neer bij de college's B&W. In hoeverre willen de drie gemeenten in staat zijn om zelfstandig maatregelen en wijzigingen door te voeren in de systemen en het archiefbeheer? Hoe voorkom je dat er dadelijk drie kapiteins zijn op één schip? Als iedere gemeente een losse omgeving heeft, dan verhoogt dit de flexibiliteit. Als ze gebruik maken van één omgeving, dan verliezen ze flexibiliteit/autonomie, maar scheelt het in de kosten.
- De Wet bescherming persoonsgegevens legt beperkingen op tot welke persoongebonden gegevens een organisatie toegang mag hebben. Bij een gedeelde omgeving kun je dit wel regelen via autorisaties. Je moet wel even nadenken hoe je dat inricht.
- Bij informatiebeveiliging wordt er gekeken naar wet- en regelgeving zoals hierboven, maar ook naar risico's vor de bedrijfsvoering en continuïteit daarvan. Bijvoorbeeld, bij één gedeelde omgeving legt een storing gelijk drie gemeenten plat, terwijl bij drie losse omgevingen de impact van een storing mogelijk kleiner is. Ook zal bij een succesvolle hack bij één gedeelde omgeving meer gegevens verloren raken dan bij gescheiden omgevingen. Bij informatiebeveiliging gaat het er trouwens niet om wat wel en wat niet goed is, maar om het identificeren van de risico's en te besluiten of je er iets aan doet of dat je het accepteert.
Vraag 2
Eigenlijk geldt voor het al dan niet scheiden van de portals/interfaces dezelfde afwegingen als hierboven. Ik zie wel een stevige uitdaging in het opzetten van een autorisatiematrix en het toepassen hiervan.
Vraag 3
Zeer technische vraag. Ik heb ben hierover nog nooit iets tegengekomen in wet- en regelgeving. ICT'ers zullen hierover vast een mening hebben t.a.v. beveiliging en performance.
Vraag 4
Zie vraag 3.
Vraag 5
Nooit van gehoord, maar het klinkt als een variant op outsourcing. Nu is bij outsourcing normaliter er sprake van dat taken worden uitbesteedt aan een bestaande externe partij. Bij multi-tenant (meerdere huurders) wordt door de "huurders" een nieuwe externe partij opgericht; een soort van Vereniging van Eigenaren. Hoe het ook zij, ik denk dat boeken over IT-outsourcing je de nodige inspiratie kunnen bieden, met name op organisatorisch vlak.
Overigens vind ik multi-tenant best eng klinken, want het klinkt alsof een "huurder" vrij is om te vetrekken wanneer hij dat wilt. Als een van de drie gemeenten echter uit de huurders0overeenkomst stapt, dan worden de (gedeelde) kosten voor de andere twee fors hoger.
Vraag 6
Niet bij ons.
-
-
Bijzonder raad en burgemeester botsen over ICT samenwerking
http://www.binnenlandsbestuur.nl/digitaal/nieuws/raad-en-burgemeest...
-
-
Zie hoe gemeenten Harderwijk, Ermelo en Zeewolde de gezamenlijkheid aanpakken.
http://aanbestedingskalender.nl/aankondigingen/detail/258907-eg-131...
-
Permalink Antwoord van P.J. Minten op
-
De stavaza van Cuijk/Grave/Mill is mij uitermate bekend omdat ik op dit moment één geharmoniseerd Decos van de huidige 3 aan het inrichten op dit moment in de testomgeving ben.
Uit onderzoek door Peter Derks (Mill) voor een scriptie kwam eigenlijk maar een issue boven water en dat is dat er bij een ontvlechting van de organisaties er eveneens ontvlechting van de data gerealiseerd kan worden. Tja, en bij een adequate inrichting is dat peanuts in digiland.
-
-
Hoe bedoel je - koppeling en aansluiten van gegevens - koppelingen zijn juist bedoeld om de vereiste bijbehorende gegevens te leveren - sterker nog: om de zaak te initiëren zoals de koppeling met het Olo - snap de vraag niet.
-
Permalink Antwoord van Paul Huismans op
-
Maar bijvoorbeeld de GBA's zullen toch per gemeente afzonderlijk blijven? Kun je dan 3x koppelen met eenzelfde soort programmatuur?
P.J. Minten zei:Hoe bedoel je - koppeling en aansluiten van gegevens - koppelingen zijn juist bedoeld om de vereiste bijbehorende gegevens te leveren - sterker nog: om de zaak te initiëren zoals de koppeling met het Olo - snap de vraag niet.
-
-
Ja, naar 3 afzonderlijke adresboeken Personen (basisregistratie).
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
