BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Samenvoegen digitale bestanden
Nu vroeg ik mij het volgende af. Adobe Writer biedt de mogelijkheid om pdf bestanden samen te voegen tot een enkel bestand, maar mag dat wel?
De archiefregeling zegt wel wat over conversie (artikel 25), maar dat heeft naar mijn idee eerder betrekking op losse bestanden en niet op het samenvoegen ervan. Artikel 17a zegt dan weer wat over de verschijningsvorm voor zover dat van belang is voor de uitvoering van het werkproces.
Het gaat hier voornamelijk om aanvragen voor vergunningen met diverse losse bouwtekeningen, of aanvragen waarbij elke bladzijde van het formulier apart als pdf is ingescand door de aanvrager.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Ach, die Archiefwet... Ik print hem altijd uit, maak er een propje van en gooi het over mijn schouder... :-)
Houd het volgende in gedachte. Informatie, in welke vorm dan ook, sla je op en bewaar je vanwege - in grote lijnen - drie redenen:
- Voor de ondersteuning van en gebruik bij het (primaire) proces,
- Voor de verantwoording en/of bewijslast bij bijvoorbeeld de volksvertegenwoordiging of de rechtbank,
- Voor toekomstig historisch onderzoek.
Vanwege deze redenen stel je kwaliteitseisen aan (de vorm van) de informatie, bijvoorbeeld op het vlak van authenticiteit, betrouwbaarheid, vindbaarheid, bruikbaarheid, duurzaamheid, et cetera. Ook stel je kwaliteitseisen aan de omgeving waarin de informatie bewaard wordt (archiefbewaarplaats, DMS/RMA of ...), bijvoorbeeld op het vlak van beveiliging, beschikbaarheid, gebruiksvriendelijkheid, et cetera.
Als je de e-mail en alle bijlagen in één lange PDF plempt, dan heeft dat gevolgen (positief én negatief) voor de kwaliteit van de informatie:
- Het doet (gevoelsmatig) afbreuk aan de authenticiteit,
- Je scrollt je suf, dus die vindbaarheid en bruikbaarheid is ook niet best,
- Als je PDF/A gebruikt dan valt het nog best mee met de duurzaamheid. Het is waarschijnlijk beter dan het originele bestandsformaat.
- De bruikbaarheid van PDF/A is wel minder. Je kunt niet meer replyen op het bericht en de linkjes doen het niet meer.
De lange PDF's hebben waarschijnlijk ook gevolgen voor de omgeving waarin je ze bewaart; het ophalen en openen van de PDF uit het DMS/RMA duurt bijvoorbeeld langer.
Welnu, zijn al die gevolgen slecht, onbelangrijk of juist goed? Ga daarvoor terug naar de drie redenen en denk vanuit de gebruikers die er belang bij hebben. Om je voorbeeld van de bouwtekeningen te nemen:
- Zou de medewerker van de afdeling Bouwen zijn werk kunnen doen op deze manier? En zou hij dat een fijne werkwijze vinden? (Ik denk van niet)
- Zou de jurist met deze PDF's vol vertrouwen voor de rechtbank durven verschijnen? Zou de rechter deze PDF accepteren? (Ik denk eerlijk gezegd van wel)
- Zou de archivaris deze PDF aan een onderzoeker of anderszins geïnteresseerde burger durven voorleggen? Zou die burger ermee uit de voeten kunnen? (Ik twijfel...)
Stel deze vragen vooral ook aan deze belanghebbenden! Zet naast deze analyse nog een kosten-baten-plaatje neer en je hebt genoeg denkstof om nachtenlang over wakker te liggen.
P.S. In 's-Hertogenbosch hebben wij overigens ervaring met (zeer) lange PDF's. Het is een verschrikking voor de bruikbaarheid en vindbaarheid (binnen het document) en voor de performance van de systemen (openen van de PDF's, OCR'en, indexering, conversies, et cetera).
-
Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op
-
Zolang het gaat om het samenvoegen van losse pagina's kan niemand bezwaren hebben tegen een dergelijke actie. Immers je gaat ook geen aparte papieren pagina's in aparte omslagmappen in hangmappen ordenen. Documenten bestaand uit meerdere vellen papier worden ook tezamen gehecht in een dossiermap.
Wat wel van belang is dat de uit te voeren actie inhoudelijk beschreven staat in het handboek digitalisering als werkwijze om losse pagina's tot een logisch geheel te vormen en te archiveren.
Het te groot worden van PDF bestanden is een ander verhaal. Met name bij groot formaat tekeningen die gescand zijn loop je al snel dat risico. Het is daarom aan te bevelen tekeningen als aparte bijlagen te archiveren in het DMS.
-
Permalink Antwoord van Mart Mommers op
-
Als aanvulling: digitale tekeningen kunnen in werkprocessen, zoals bijvoorbeeld de omgevingsvergunning, gewaarmerkt moeten worden om daarmee aan te tonen dat ze onderdeel zijn van de vergunning. In dergelijke gevallen zul je tekeningen die als bijlage worden meegezonden altijd apart moeten opslaan (en eventueel scannen).
Leon van Oosterom zei:Zolang het gaat om het samenvoegen van losse pagina's kan niemand bezwaren hebben tegen een dergelijke actie. Immers je gaat ook geen aparte papieren pagina's in aparte omslagmappen in hangmappen ordenen. Documenten bestaand uit meerdere vellen papier worden ook tezamen gehecht in een dossiermap.
Wat wel van belang is dat de uit te voeren actie inhoudelijk beschreven staat in het handboek digitalisering als werkwijze om losse pagina's tot een logisch geheel te vormen en te archiveren.
Het te groot worden van PDF bestanden is een ander verhaal. Met name bij groot formaat tekeningen die gescand zijn loop je al snel dat risico. Het is daarom aan te bevelen tekeningen als aparte bijlagen te archiveren in het DMS.
-
-
Uiteraard, helemaal mee eens
-
Permalink Antwoord van Michaël van Leeuwen op
-
Als je papieren pagina's samenvoegt dan blijven de kenmerken de pagina's gelijk: ze worden weliswaar gebundeld maar niet omgevormd. Bij het samenvoegen van verschillende digitale stukken tot één document ligt dat volgens mij anders: bestaat hier niet het risico van het verliezen van bepaalde eigenschappen van het originele document? De waarde van het bewaren van het originele digitale document zit hem er volgens mij ook in dat je op een later tijdstip met nieuwe technieken mogelijk meer informatie uit het document kan halen. Dat wordt lastig(er) als je gaat samenvoegen. Ik zie hier dus wel een bezwaar.
Leon van Oosterom zei:Zolang het gaat om het samenvoegen van losse pagina's kan niemand bezwaren hebben tegen een dergelijke actie. Immers je gaat ook geen aparte papieren pagina's in aparte omslagmappen in hangmappen ordenen. Documenten bestaand uit meerdere vellen papier worden ook tezamen gehecht in een dossiermap.
Wat wel van belang is dat de uit te voeren actie inhoudelijk beschreven staat in het handboek digitalisering als werkwijze om losse pagina's tot een logisch geheel te vormen en te archiveren.
Het te groot worden van PDF bestanden is een ander verhaal. Met name bij groot formaat tekeningen die gescand zijn loop je al snel dat risico. Het is daarom aan te bevelen tekeningen als aparte bijlagen te archiveren in het DMS.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
