BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
RODIN: OTAP is niet vereist?
In een audit op het archiefbeheer van een groot zelfstandig bestuursorgaan, liepen Tom Wight en ik aan tegen het ontbreken van een testomgeving voor het RMA. Daardoor zijn er vaak bugs en onverwachte veranderingen in de productie omgeving.
Opvallend genoeg staat het onderhouden en toepassen van een OTAP-omgeving en -procedure niet als eis vermeld in RODIN. Zou deze eis toegevoegd moeten worden? Wij denken van wel.
Anderzijds denken we dat de eisen t.a.v. het bijhouden van de oorspronkelijke technische aard (norm 2.4.e) en een automatische melding als een relatie verloren gaat (2.13) geschrapt zouden moeten worden.
Rodin kun je hier downloaden.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Ingmar Koch op
-
Hallo Ivo, dank voor je opmerkingen.
Wat OTAP betreft: ik denk dat je dit kunt onderbrengen in 3.7, maar misschien kan het geen kwaad het explicieter te benoemen.
Wat 2.4.e betreft: dit is een wettelijke eis, zie artikel 24 uit de Archiefregeling.
En waarom zou je die melding eigenlijk geschrapt willen zien?
-
Permalink Antwoord van Ivo van Onna op
-
Hallo Ingmar, het is alweer even terug dat je reageerde (waarvoor dank).
Het is mij niet duidelijk wat de meerwaarde is van het bewaren van de gegevens over de oorspronkelijke technische aard van een document/archiefstuk. Ik zie dus niet in waarom ik in het jaar 2095 nog moet weten dat het archiefstuk oorspronkelijk is opgemaakt in MS Wordpad, versie 1.2. Het gaat er volgens mij om dat een document leesbaar is, en daarvoor heb je de actuele technische gegevens nodig.
-
-
Wat RODIN 2.4.e en artikel 24 uit de Archiefregeling betreft (de oorspronkelijke technische aard): in de toelichting van de Archiefrefeling staat daar over:
Meestal, zeker bij documenten, is de vermelding van het (type) bestandsfor-maat voldoende als het gaat om algemeen bekende opslagformaten. In sommige gevallen kan het nodig zijn ook gegevens over de applicatie (naam en versie) vast te leggen. Samen met de conversie- of migratiehistorie van de archiefbescheiden biedt deze beschrijving ook informatie over de authentici-teit. In de regel geldt: hoe dynamischer de archiefbescheiden, hoe meer er van de functionaliteit moet worden gedocumenteerd en bewaard. Uiteraard hangt dit af van de eisen die de authenticiteit van archiefbescheiden stelt.
Maar waarom wil je RODIN 2.13 (over een melding als een relatie verloren gaat) schrappen?
-
-
Over het verloren gaan van relaties:
In de praktijk bestaat de melding dat een relatie verloren gaat niet of nauwelijks, ik ben 'm in elk geval nog niet tegen gekomen. Zo'n melding zou wel een mooie -en wenselijke- functionaliteit zijn. Maar het gaat mijns inziens wat ver om het als een eis op te nemen in het normenkader Rodin dat -gelukkig- tamelijk op hoofdlijnen is geschreven. Als auditor moet je dan namelijk constateren dat de organisatie op dit punt niet voldoet. Dat doe ik dan, maar ik beoordeel dit punt altijd als een "nice to have". Ik zou het nogal veeleisend vinden als het als een noodzakelijke voorziening wordt beschouwd.
Reacties zijn meer dan welkom!
-
Permalink Antwoord van Peter Westerhof LL.M MIM op
-
Het voorhanden hebben van een complete OTAP-straat is wellicht wat overdreven.
Maar vergeleken met de uitwerking van Continuity Management (Par.3) is de uitwerking van de processen voor de beheeromgeving (Par.1.3) ronduit summier, zo niet onvoldoende.
In ieder geval dienen de processen voor risicomanagement, requirementsmanagement en testmanagement te zijn ingericht.
Dat is inmiddels ook opgenomen in Actielijn 1 van de Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid. Zie ook de bijbehorende vragenlijst.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
