BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

RODIN: handige wegwijzer in digitale wereld

Digitale informatie wordt steeds belangrijker in onze globale maatschappij. Niet alleen voor de individuele gebruiker gaan de ontwikkelingen bijna onnavolgbaar snel, ook organisaties en overheden krijgen steeds meer te maken met digitale bedrijfsinformatie en bijbehorende omgangsvormen. Hoe is betrouwbaarheid, volledigheid, authenticiteit en toegankelijkheid van digitale informatie te waarborgen?

Een vraag die de informatiespecialisten intensief bezighoudt.

Op maandag 14 juni wordt RODIN gepresenteerd. Deze stoere naam staat voor Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer, een heldere wegwijzer voor iedereen die werkzaam is in het groeiende domein van digitaal informatiebeheer, en te maken krijgt met een veelheid aan wet- en regelgeving, normen en standaarden.

Niet voor niets werd RODIN gepresenteerd tijdens de KVAN-dagen, het jaarlijkse congres voor archief- en informatieprofessionals en bij uitstek de omgeving waar het vraagstuk rond inrichting van digitale informatie- en beheersomgevingen actueel is.

RODIN is een handzaam instrument voor een adequate en toekomstbestendige inrichting van digitale beheersomgevingen. In de vorm van een checklist kunnen informatiemanagers, adviseurs DIV, archiefinspecteurs en auditors meten in welke mate hun organisatie ‘in control’ is als het gaat om de verschillende vastgestelde normen en standaarden op het gebied van digitale informatievoorziening. De checklist is niet alleen toepasbaar op overheidsinstellingen die onder de Archiefwet vallen, maar ook op niet-overheden die good governance hoog in het vaandel hebben.

Het referentiekader dat in RODIN is bijeengebracht, is gebaseerd op de Archiefwet 1995, de Archiefregeling, de normenfamilie voor archief- en informatiebeheer NEN-ISO 15489, NEN 2082 en ISO 23081, de informatiebeveiligingsnorm NEN-ISO/IEC 27002 en delen van het referentiemodel voor digitale depots OAIS (ISO-14721: 2002) en daarvan afgeleide checklists TRAC en ED3. De eisen betreffen drie deelgebieden: beleid en organisatie, informatiebeheer en ICT-beheer en – beveiliging.

RODIN is samengesteld door een werkgroep, bestaande uit vertegenwoordigers van het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI), Werkverband Gemeentelijke Archiefinspectie (WGA) en Het Expertise Centrum(HEC).

RODIN is gratis en rechtenvrij beschikbaar in de vorm van een brochure. Deze is te te downloaden via www.lopai.nl

////////////////////

Meer informatie:

Jeroen van Oss: 06 50747258

Marianne Loef: 06 18306067

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

Bijlagen:

ez.p.Rodin.def.pdf, 859 kB

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Ingmar Koch op 27 Juni 2010 op 14.54

Marco Klerks zei:

Misschien is het inderdaad ook wel toepasbaar op documenten in andere systemen. Maar niet op alle anderssoortige informatie.

Je hebt documentaire informatie, financiële informatie, geo-informatie, personeelsinformatie, systeeminformatie, basisregistraties, etc. Al deze informatie kent verschillende doeleinden en ander gebruik en zal dientengevolge andere eisen kennen met betrekking tot het beheer, al zijn er inderdaad ook overlappende eisen.

Kun je iets specifieker zijn? Waar of waarom zou RODIN niet passen op personeelsinformatie of geo-informatie? Archief is archief en volgens mij zijn de beschrijvingen in RODIN zo generiek dat ze (los van semantische discussies) op alle archiefstukken van toepassing kunnen zijn

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 27 Juni 2010 op 23.58

In de belevingswereld van veel ambtenaren is een archiefstuk altijd een document (papier of bestand). Een registratie op het scherm wordt niet ervaren als een document. Sterker nog, het archiefwereldje zelf ziet de hele database als één document en niet een regel uit een database, laat staan een aantal samenhangende regels uit een database. (paragraaf 1.6)

Personeelsinformatie is niet geordend op een wijze die aansluit op de werkprocessen, maar op organisatiestructuur (sector, afdeling, team,...) Het GBA kent volgens mij niet een dergelijke hiërarchische ordening. De BAG zal een beetje geordend zijn op panden, woonplaatsen, openbare ruimtes, etc. (paragraaf 1.6)

Ik hekel overigens sowieso het idee dat informatie hiërarchisch geordend moet zijn. In de digitale omgeving neemt de informatie geen boomstructuur aan, maar een webstructuur. Stof tot nadenken.

Als wettelijke bronnen worden de Archiefwet en de Archiefregeling genoemd. Dat is wetgeving die een zeer sterke focus heeft op documentaire informatie. Beheerders van basisregistraties, financiële informatie en personeelsinformatie hebben hun blik op heel andere wetgeving gericht. (paragraaf 1.7)

De term "metadata" wordt alleen binnen het archief- en DIV-wereldje gebruikt. Dit vanuit de gedachte dat documenten informatie zijn en de registratie van een document dus informatie over informatie (meta-data) is. Een gebouw is echter geen informatie. Een burger evenmin. Bij registraties van gebouwen, personen, et cetera spreekt men meestal van kenmerken of eigenschappen. Het is weliswaar maar terminologie, maar zo sluit RODIN niet aan bij de belevingswereld van de beheerders. (paragraaf 2.4)

De meeste van de genoemde metadata komt onzinnig over zodra het niet meer over documenten gaat. Aard van de digitale handtekening in de BAG? (paragraaf 2.4)

"De koppeling tussen een digitaal archiefbestanddeel (op elk aggregatieniveau) en de daarbij behorende metadata moet tot het moment van verwijdering kunnen worden gereconstrueerd." Vertaal dit eens naar de registratie van een pand? Of snap ik het verkeerd en moet er nog een registratie over de registratie komen, zodat we de registratie kunnen beheren? (paragraaf 2.8)

....

Een belangrijk verschil tussen de beheerders van documentaire informatie en de beheerders van anderssoortige informatie is het volgende. Wij registreren documenten en dossier. Wij beheren niet alleen die registraties, maar ook de documenten en dossiers. De BAG-beheerder bijvoorbeeld registreert panden, openbare ruimten, etc. Hij beheert de registraties, maar niet de panden, etc. zelf. Zowel wij als de BAG-beheerder houden geen registraties over de registraties bij (gebed zonder einde).

Ingmar Koch zei:

Kun je iets specifieker zijn? Waar of waarom zou RODIN niet passen op personeelsinformatie of geo-informatie? Archief is archief en volgens mij zijn de beschrijvingen in RODIN zo generiek dat ze (los van semantische discussies) op alle archiefstukken van toepassing kunnen zijn

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Dick Bunskoeke op 1 Juli 2010 op 14.26

@Marco

Volgens mij maakt het niet uit om wat voor soort informatie het gaat. Soms zijn b.v. metadata zeer beperkt en generiek bekend: ze vertellen dan alleen om wat voor soort informatie het gaat. Soms moet je ze actief toekennen omdat de informatie anders niet te duiden valt. In beide gevallen gaat het echter om onmisbare toevoegingen.

Wat de terminologie betreft: als het primaire doel is om informatie om een verantwoorde wijze beschikbaar te hebben, moeten gebruikers soms ook wennen aan termen die bij het informatiebeheer horen. In elk geval moeten die termen aansluiten bij de huidige wetgeving op dat terrein, zodat duidelijk is waar op wordt aangesloten.
Dat beheerders (ook) op geheel andere wet- en regelgeving aansluiten is niets nieuws, maar dat ze informatiebeheer ook an sich serieus moeten nemen wil Rodin juist duidelijk maken

De koppeling tussen een digitaal archiefbestanddeel (op elk aggregatieniveau) en de daarbij behorende metadata moet tot het moment van verwijdering kunnen worden gereconstrueerd.

Die koppeling moet ook bij registraties kunnen worden aangetoond: ook die worden beheerd, kennen versies en platformen en het vastgelegde totaal maakt dat het om een betrouwbare registratie gaat. Je beheert wel geen panden, maar wel hoe die bekend staan in allerlei gekoppelde informatie. De factor tijd speelt daar b.v. ook een belangrijke rol!