BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

RMA een toegewijde applicatie?

Het Nationaal Archief heeft over een RMA het volgende verklaard: 'een Records Management Applicatie (RMA) ondersteunt alle functionaliteiten die nodig zijn om digitale archiefbescheiden gedurende hun bewaartermijn in goede, geordende en toegankelijke staat te beheren. De toevoeging 'applicatie' werkt wat verwarrend, omdat het de indruk wekt, dat een toegewijde applicatie noodzakelijk is om RM-functionaliteiten te kunnen garanderen. Het is echter ook mogelijk, dat deze functionaliteiten al binnen andere pakketten gerealiseerd worden, zoals documentmanagementsystemen of zelfs primaire procesapplicaties'.

In het Gemeentelijk Fundament is een plaat (figuur 12) opgenomen van de Midoffice, generieke procesbouwstenen, functies en voorzieningen. Volgens die plaat zijn archiefbeheer (middels RMA) en de functie documentenbeheer (middels DMS en dossierbeheer) aparte bouwstenen. Ik vraag me af of de bouwstenen gezien moeten worden als aparte applicaties of als functie/voorziening? Ik interpreteer het zo: het archiefbeheer is de functie en een RMA is de voorziening. Als dat inderdaad zo is, ontkracht dat dan niet de theorie van het NA?

Het dilemma: is het wenselijk dat RMA-functionaliteiten in verschillende applicaties zitten? Welke argumenten pleiten voor en welke tegen? Ik ben benieuwd naar jullie reacties?

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 13 Juni 2012 op 16.17

Wat een gepraat in systemen....

Wat je nodig hebt is:

een doelstelling (informatie beschikbaar houden voor verantwoording en toekomstig cultuur-historisch onderzoek o.i.d.)
daaruit volgen processen (opnemen, waarderen, preserveren, etc.),
daaruit volgt een behoefte aan functionaliteit (knopje "nieuw", knopje "vernietigen", etc.)
daaruit volgt een systeem dat in die functionaliteit voorziet (DMS, ZIS, RMA,scanners, servers, pc's, etc.)

Als je gelijk in de systemen duikt zonder het voorgaande eerst te benoemen en te beschrijven, sla je enkele zeer fundamentele stappen over.

P.S. Ik vergeet hier - heel bewust - dat er ook het nodige moet gebeuren op het vlak van organisatie en mensen. Hoe het ook zij, met simpelweg een systeem neerzetten ben je verre van klaar. Sterker nog, het is een detail.