BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
RMA een toegewijde applicatie?
Het Nationaal Archief heeft over een RMA het volgende verklaard: 'een Records Management Applicatie (RMA) ondersteunt alle functionaliteiten die nodig zijn om digitale archiefbescheiden gedurende hun bewaartermijn in goede, geordende en toegankelijke staat te beheren. De toevoeging 'applicatie' werkt wat verwarrend, omdat het de indruk wekt, dat een toegewijde applicatie noodzakelijk is om RM-functionaliteiten te kunnen garanderen. Het is echter ook mogelijk, dat deze functionaliteiten al binnen andere pakketten gerealiseerd worden, zoals documentmanagementsystemen of zelfs primaire procesapplicaties'.
In het Gemeentelijk Fundament is een plaat (figuur 12) opgenomen van de Midoffice, generieke procesbouwstenen, functies en voorzieningen. Volgens die plaat zijn archiefbeheer (middels RMA) en de functie documentenbeheer (middels DMS en dossierbeheer) aparte bouwstenen. Ik vraag me af of de bouwstenen gezien moeten worden als aparte applicaties of als functie/voorziening? Ik interpreteer het zo: het archiefbeheer is de functie en een RMA is de voorziening. Als dat inderdaad zo is, ontkracht dat dan niet de theorie van het NA?
Het dilemma: is het wenselijk dat RMA-functionaliteiten in verschillende applicaties zitten? Welke argumenten pleiten voor en welke tegen? Ik ben benieuwd naar jullie reacties?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
het zijn verschillende functionaliteiten. Aparte RMA als applicatie kan, maar evengoed kan het functionaliteit zijn binnen een DMS ofeen andere applicatie. Zoals documentmanagementfunctionaliteit ook in een ander soort applicatie aanwezig kan zijn. Apart benoemen van DMS en RMA als bouwstenen zorgt ervoor dat je de een of het ander niet vergeet?
De formulering van het NA is niet geheel gelukkig.
Aanwezigheid van RMA-functionaliteit in verschillende applicaties mag (theoretisch) geen probleem zijn. Is niet een van de eisen aan een RMA dat de gegevens die erin zijn opgenomen te exporteren MOETEN zijn?
-
Permalink Antwoord van Mart Mommers op
-
Dankjewel Jack. Is het van belang dat alle RMA-functionaliteiten zich in een toegewijde applicatie bevinden? Misschien maakt dat wel niets uit als we v.w.b. record management maar in control zijn. Vraag is hoe je dat borgt als er sprake is van versnippering van functionaliteiten over verschillende applicaties? Als functionaliteiten versnipperd zijn, hoe zorg je dan bij vervanging van een service dat ook die bepaalde functionaliteiten worden meegenomen? In onze ICT architectuur hanteren we het uitgangspunt dat een RMA (overigens niet alleen een RMA) gepositioneerd moet worden als een service (onafhankelijke applicatie) en mijn vraag is daarmee deels beantwoord, maar ik ben op zoek naar de argumenten. In een recent artikel in Computable over contentintegratie wordt een pleidooi gehouden om versnipperde ecm-landschappen op te schonen vanuit het perspectief van information strategy, compliance en beheer (kosten). Feitelijk een pleidooi van een toegewijd RMA?
-
Permalink Antwoord van Bas de Groot op
-
Dag Mart,
De keuze is volledig aan jou en je organisatie, vrees ik, omdat het van de mensen in de organisatie, de aanwezige infrastructuur en het aanwezige budget afhangt welke richting je op kunt gaan.
Ook in een papieren omgeving kan het zijn dat archieven verspreid over de organisatie zijn. Is dat erg? Niet als DIV er zicht op heeft, er afspraken zijn over hoe het archief gevormd en beheerd wordt, en er bij overdracht of vernietiging een formele procedure wordt doorlopen waarin de nodige beheerstappen zijn afgedekt. Een versnipperd archief is niet efficient, maar als de organisatie centralisatie van het archief tegenwerkt of er geen geld voor over heeft, dan blijft de inefficiente situatie bestaan.
Digitaal of papier verschilt in dat opzicht niet altijd heel veel van elkaar ;-)...
-
-
Hallo Bas, het gaat mij niet om de feitelijke versnippering van archieven (centraal versus decentraal) maar over functionaliteiten, in één of meer applicaties, die verantwoord digitaal archiefbeheer mogelijk maken.
-
-
vanuit controel en beheer bekeken, gaan de gedachten snel uit naar het beperken van het aantal applicaties.
Aan de andere kant wordt steeds meer gepraat over gebruik van open standaarden en systemen, waarbij in beginsel de hoeveelheid applicaties niet uit zou moeten maken, want open en daarmee uitwisselbaar.
Maar het kan zijn dat ik daar te simpel over denk.
Wat betreft RMA-functionaliteit zal het er -vind ik- om moeten gaan: wat gebeurt er in de applicatie en welke (RMA)functionaliteit is nodig/gewenst? Zit het niet in de betreffende applicatie, dan is een generieke leuk
-
Permalink Antwoord van Eric Burger op
-
Hi Mart, Jack e.a.,
In die fig. 12 van het Gemeentelijk Fundament over de Midoffice, generieke procesbouwstenen, functies en voorzieningen zijn de witte begrippen 'archiefbeheer', 'documentenbeheer' en 'relatiebeheer' de functies en de blokjes als RMA, CRM en DMS de voorzieningen. Zoals jij het interpreteert lijkt me dan correct:"Ik interpreteer het zo: het archiefbeheer is de functie en een RMA is de voorziening." De verwarring die ook het NA aanstipt in zijn definitie is bekend, Veel organisatie noemen de recordmanagementfunctionaliteit in hun ECM-platform 'RMA' terwijl het strikt genomen dan geen aparte applicatie is, maar een onderdeel of functie daarvan. Lees net in Wikipedia dat je dat een concretum pro abstracto mag noemen. Met DMS kom je hetzelfde tegen. In het SharePoint platform zit een aantal van die functies verweven, maar blijft men toch vaak spreken van 'het DMS' bijvoorbeeld als het over documentbibliotheken gaat, of over het RMA als het over het recordcenter gaat. In Office365 zitten de recordmanagementfuncties alleen in het 'dynamische' gedeelte, omdat er geen recordcenter is. Het wordt dan wat lastiger om die termen (DMS/RMA) te blijven hanteren.
Wat betreft je dilemma: is het wenselijk dat RMA-functionaliteiten in verschillende applicaties zitten? Welke argumenten pleiten voor en welke tegen? Ik kan me voorstellen dat er primaire applicaties zijn die zo perfect in recordmanagement voorzien, dat er geen noodzaak is om een en ander in een apart gepositioneerd of generiek RMA onder te brengen. Waarom zou je? Het argument voor één of zo min mogelijk recordmanagement applicaties is natuurlijk de beheersbaarheid. de meeste organisaties, bedrijven en instellingen hebben de grootste moeite om hun digitale archivering beheersbaar te krijgen. Dan is het beheer van zo min mogelijk applicaties, met zo groot mogelijke generieke functionaliteit wel zo verstandig.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Zie ook deze bijdrage.
-
-
Blog van Eric Burger over records management zie deze link.
-
-
Mart, heb dit artikel gezien bij Eburg over Moreq2, zie deze link.
-
-
Het verschil is inderdaad dat een RMA geen preservations tools heeft. Echter in het digitale tijdperk functioneert een e-depot ook als RMA zoals het bewaren van bestanden die op termijn vernietigd kunnen worden.
-
-
Als je geen RMA hoeft in te richten, zou je in principe kunnen volstaan met een DMS en e-depot. Dat is volgens mij dan echt goedkoper en efficiënter.
-
-
Er gaan zelfs stemmen op om het DMS te vervangen door een zaaksysteem.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
