De handreiking vervanging is nu ruim een jaar beschikbaar. Er is door diverse partijen gebruik van gemaakt in de voorbereiding van vervangingstrajecten. Lezers en gebruikers hebben er via online platforms zoals BREEDnetwerk en Archief 2.0 al de nodige vragen over gesteld en opmerkingen over gemaakt. Daaruit valt af te leiden dat het instrument zeker in een behoefte voorziet, maar ook dat gebruikers wensen hebben voor verbeteringen.

Om die wensen preciezer in kaart te brengen, heeft Archief 2020 in de periode april-juni 2015 een review laten uitvoeren onder gebruikers. Op basis van de uitkomsten van de review kan het programmamanagement van Archief 2020 beargumenteerd beslissen of het nodig is om een herziene versie van de Handreiking te maken en zo ja: op welke punten herziening het meest zinvol is.

De titel van het rapport luidt: Goed is goed genoeg. Eindrapport Handreiking Vervanging archiefbescheiden versie 1.0.

Eindrapport%20review%20Handreiking%20vervanging%20archiefbescheiden...

In het rapport staat het volgende aandachtspunt:

De review bracht ook iets aan het licht dat niet zozeer over de Handreiking gaat, maar dat zeker relevant is met het oog op de doelstellingen van Archief 2020 met betrekking tot digitale duurzaamheid en kwaliteitszorg en bestelversterking. De toetsende rol van de archivaris/intern toezichthouder ten aanzien van vervanging wordt verre van eenduidig ingevuld, waardoor overheidsorganen niet weten waar ze aan toe zijn. De Handreiking geeft de archivaris/intern toezichthouder te veel ruimte; nadere inkadering van zijn rol is gewenst.

De kernvraag is hiermee niet beantwoord en volgens mij zou de nieuwe handreiking vervanging daar nu juist wel een uitspraak over moeten doen. Digitale duurzaamheid zeker van te op termijn te bewaren archiefbescheiden is m.i. onlosmakelijk verbonden met het issue vervanging.

Dit is geen marginaal punt. De problematiek rondom de digitale bestemmingsplannen spreekt boekdelen. Daar speelt het issue vervanging overigens niet, daar deze vanaf 2010 digitaal zijn.