BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
reikwijdte 'naar aard bestemd te berusten'
Als eerder gesteld vind ik de Archiefwet nog steeds een aardig instrument om invulling te kunnen geven aan het informatiebeheer.
Zie http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/archiefwet-is-niet-bij-de-tijd
Een vraag heb ik wel, samenhangend met gebruik van sociale media maar niet alleen. Welke ruimte is er rondom 'naar aard bestemd te berusten'.
Vooralsnog ging ik er vanuit dat dit betekent dat procesgebonden informatie / archiefstukken binnen de informatiebeheer-omgeving van de organisatie gebracht zouden moeten worden. Van belangrijke documenten, als contracten en blijvend te bewaren materiaal, tot en met de meldingen van de losliggende stoeptegels.
In de Archiefregeling wordt voor blijvend te bewaren documenten aangegeven dat inhoud, structuur, vorm en gedrag moeten worden vastgelegd, voor zover nodig.
Dat geeft ruimte.
Is deze ruimte om op andere manier met archiefstukken om te gaan er in het algemeen ook?
Stel dat via sociale media zaken worden afgehandeld, die niet van dien aard zijn dat ze blijvend bewaard moeten worden. Is er dan ruimte om vast te stellen dat deze documenten zich weliswaar niet in de beheeromgeving van de organisatie bevinden, maar bijvoorbeeld wel binnen de sociale media-omgeving van de organisatie en vervolgens vastgelegd wordt op welke manier de documenten aldaar bewaard/vernietigd worden?
Dat kan betekenen dat informatie langer bewaard wordt dan volgens een selectielijst.
In het kader van een afweging van belangen en/of risico-analyse vind ik het oprekken van 'naar aard bestemd te berusten' in deze richting wel verdedigbaar.
Mede in gedachten de opmerkingen/idee van dhr. Rik Maes over het minder beheersbare karakter van informatie in de huidige omgeving.
Ik ben benieuwd naar ideeën hierover?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Bas de Groot op
-
@Ton: die instelling zullen we zowiezo steeds meer gaan zien omdat we steeds vaker trends willen kunnen bekijken en analyseren (daar heb ik geen specifieke bron voor, is mijn 'gut feeling' goed genoeg? ;-). En dan zijn de brongegevens dus altijd dynamisch. Klinkt wat cryptisch, wat ik bedoel te zeggen is dat in een statistiek die gebruik maakt b.v. door social media gegenereerde data, juist die data vrijwel nooit semi-statisch of statisch zullen worden (want als er weer nieuwe data aan toegevoegd worden aan de statistiek verandert de complete statistiek). En als we dan als overheid gebruik maken van die statistieken voor onze beleidsvorming? Het records continuum in optima forma. Ik wordt er helemaal warm van ;-)
Ik denk dat de basis van 'naar hun aard bestemd eronder te berusten' ligt in het al of niet aantoonbaar gebruik maken van bepaalde informatie voor belangrijke besluitvorming. Indien je als overheidsorganisatie besluiten neemt die een bevolkingsgroep raakt (zie Terry Cook), dan moet je kunnen laten zien op basis van welke informatie dat is gebeurd. Als dat bij wijze van spreken gebeurt met een ge-pdfte screenshot van een twitter-conversatie vind ik dat persoonlijk prima. Heb ik dan de oorspronkelijke tweet nodig? Een echte archivaris zegt van wel...hmmm, wat zegt dat over mij? ;-)
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
@Ton, ik bedoelde ook aan te geven dat bij gebruik van sociale media inderdaad informatie wordt geplaatst (gemaakt) buiten de eigen omgeving. Voor bewaren/vernietigen betekent dit inderdaad dat dit al dan niet plaatsvindt op basis van de 'mores' van die omgeving.
Aan het gegeven dat eigenlijk geen sprake meer is van fixeren en het niet (semi-)statisch worden van informatie vanwege hergebruik had ik nog niet eens gedacht.
@Bas, een uitleg waarin ik me wel kan vinden is de uitleg die je geeft rondom gebruik van informatie.
-
-
@Ton, wauw! Da's een zware archiefvraag geworden....
-
-
die reactie van Ingmar is strikt naar de letter van de wet, lijkt mij. Mijn vraag is of deze letter der wet nog voldoende bruikbaar is, dan wel of er rek in zit of zou moeten zitten in de digitale omgeving van vandaag.
Mijn instelling in deze is: kunnen we het idee van 'naar aard bestemd om te berusten' ruimer interpreteren?
Moet ik perse zelf een bewijs/archiefexemplaar hebben? wanneer wel/niet?
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
De zinsnede 'naar hun aard bestemd daaronder te berusten' wordt in de Archiefwet alleen gebruikt in art. 1. Dat artikel bevat echter alleen definities en is dus slechts bedoeld om archiefbescheiden te identificeren (dit wel, dit niet). Omdat een archiefbescheiden bestemd is om daaronder te berusten, betekent dat nog niet dat een archiefbescheiden daadwerkelijk daaronder moet berusten. Die conclusie kun je in ieder geval niet trekken uit art. 1.
Eigenlijk kan ik zo 1-2-3 niet in de Archiefwet vinden dat een overheidsorganisatie haar archiefbescheiden daadwerkelijk "binnen de eigen muren" moet bewaren. Dit wordt hooguit gesuggereerd zoals bijvoorbeeld in art. 3. De Archiefwet zegt dat de organisatie de onder haar berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat moet brengen en ouden. Het artikel zegt echter niet dat archiefbescheiden onder haar moeten berusten.
Ook artikelen 8, 10 en 11 suggereren dat archiefbescheiden binnen de eigen muren bewaard horen te worden. Het meest concreet vind ik nog art. 12, waarin archiefbescheiden na 20 jaar overgebracht moeten worden naar een archiefbewaarplaats. Bewaring van "jonge" en/of vernietigbare bescheiden in de archiefruimte zie ik echter nergens als verplichting gesteld.
Goed, dat was het wettelijke praatje. Maar wat moeten we nou doen? Wat hebben we nodig?
Vanwege het belang van de bewijsvoering, ben ik er wel voorstander van om bijvoorbeeld tweets (mits waardevolle informatie!) "naar binnen" te halen, desnoods als PDF-screenshot. In de gebruiksvoorwaarden van Twitter staat namelijk: "We do not endorse, support, represent or guarantee the completeness, truthfulness, accuracy, or reliability of any Content (...)." Iets verderop staat: "By submitting, posting or displaying Content on or through the Services, you grant us a worldwide, non-exclusive, royalty-free license (...) to use, copy, reproduce, process, adapt, modify, publish, transmit, display and distribute such Content (...)."
Twitter biedt dus geen garanties voor de informatie-kwaliteit, maar mag wel alles met de informatie doen wat hun goed dunkt. Als het "binnenhalen" van de informatie een kleine moeite is, dan zou ik het zeker doen.
-
Permalink Antwoord van Joost van Koutrik op
-
Volgens mij verwijst het "berusten onder" naar de zorgplicht van het overheidsorgaan, niet direct naar het gebouw of grondgebied (als het een gemeente is bijvoorbeeld). Er staat inderdaad niet in de Archiefwet dat de archiefbescheiden, archiefstukken, archiefdocumenten, of hoe je de beestjes ook wilt noemen in het gebouw of op het grondgebied van de zorgdrager bewaard moeten worden, zolang het overheidsorgaan als het blijvend te bewaren procesgebonden informatie heeft, hiervoor op termijn maar beschikt over een archiefruimte en archiefbewaarplaats.
(Misschien is "beestjes" een wat verontrustend woord om te gebruiken in relatie tot archiefbescheiden - maar het klinkt zo leuk. :))
-
-
@Ton: ik denk dat mijn laatste zin voor meerdere interpretaties vatbaar was, ik bedoelde dat ik dan persoonlijk niet altijd de oorspronkelijke tweet nodig heb. En dus in dat opzicht misschien niet als een traditionele archivaris denk ;-)
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
