BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Regionale brandweer en Personeelsdossiers

Brandweerkorps Waalwijk

In onze regio worden brandweerkorpsen samengevoegd tot een regionaal korps. In regionaal overleg is afgesproken dat:

- het PersoneelsDossier (PD) bij het archiefvormend orgaan blijft waartoe het behoort (dus voor ons gewoon bij de gemeente Waalwijk);

- een groot gedeelte van de documenten uit het PD wordt gekopieeerd en deze kopieen worden overgedragen naar de nieuwe regionale organisatie.

Toestemming voor overdracht informatie wordt per persoon vastgelegd, d.m.v. een overdrachtdocument wat getekend wordt door alle partijen (brandweerlid, -commandant en nieuwe organisatie) maar is het van belang dat ook de burgemeester (huidige verantwoordelijke) hiervoor een verklaring tekent?

Op welke manier kan ik dit administratief vastleggen? Proces-verbaal van overdracht kopieen is mij niet bekend.

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 11 Maart 2010 op 11.18

Op personeelsdossiers zijn de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp) en Archiefwet 1995 van toepassing. In Wbp worden regels gegeven voor een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. Deze wet geeft aan wat de rechten zijn van iemand van wie gegevens worden gebruikt en wat de plichten zijn van de instanties of bedrijven die gegevens gebruiken. De Wbp stelt eisen aan de zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens. Voor overheidsinstellingen zijn er aanvullende regels vastgelegd in de Archiefwet 1995. Deze wet schrijft voor hoe de overheid moet omgaan met gegevens die door haar zijn opgemaakt en ontvangen, en verplicht overheidsorganen onder meer tot het opstellen en actualiseren van selectielijsten. In een selectielijst wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging en welke voor bewaring zijn bestemd. De selectielijst geeft ook de termijnen aan waarna bepaalde archiefbestanddelen moeten worden vernietigd.

Dossiers mogen niet worden overgedragen aan de nieuwe organisatie, zeker niet zonder de personeelsleden zelf hierin te kennen. De personeelsdossiers moeten worden afgesloten en de nieuwe organisatie moet nieuwe dossiers aan gaan leggen en de organisatie moet op de hoogte zijn van de lopende afspraken en verplichtingen.

De navolgende opties zijn mogelijk:
• Samenvatting maken van het oude personeelsdossier.
• De dossiers tijdelijk uitlenen met toestemming van de personeelsleden zelf.
• Documenten kopiëren (met toestemming) voor de nieuwe organisatie. Het betreft dan documenten betrekking hebbend op benoeming, bevordering en ontslag en alle documenten waarin nog geldende rechten en plichten zijn vastgelegd zoals b.v. studiefaciliteiten, vakantieafspraken, het laatste functioneringsgesprek of beoordelingverslag.