NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
In het kader van de mogelijke digitalisering van onze personeelsdossiers ben ik aan het uitzoeken wat er zoal in een personeelsdossier moet zitten en wat een logische indeling zou zijn voor de personeelsdossiers. Zelf kan ik wel een logische indeling bedenken maar zowel in de Archiefwet 1995 als in de Wbp vind ik niet duidelijk terug wat er in een personeelsdossier moet zitten of hoe een indeling eruit moet zien. In de Wpb staat volgens alleen wat er niet in mag.
Kan iemand mij vertellen of er regels zijn mbt de indeling en inhoud van personeelsdossiers en waar ik die kan vinden?
Tags:
Primair zou je m.i. naar je eigen bedrijfsvoering/ informatieprocessen moeten kijken. De volgende gegevens kunnen van belang zijn: Persoonlijke gegevens, Loopbaan, Verklaring omtrent gedrag, Arbeidsduur/verlof, Beloning, Persoonlijk functioneren, Opleiding, Ziekte en arbeidsongeschiktheid, Pensioen en Uit dienst.
Dan zou je verder moeten bepalen om grond van de geldende selectielijst welke gegevens je moet bewaren en welke je op termijn kunt vernietigen.
Ik weet niet of er regels zijn voor een vaste indeling. ik denk bijna van niet maar pin me er niet op vast.
Ik ben een keer aanwezig geweest bij een brainstorm over de indeling van onze personeelsdossiers (gemeente). Dit is de voorlopige uitkomst van die brainstorm (is dus nog niet definitief maar het is een begin). Personeelsfunctionarissen met verschillende specialisaties leverden de belangrijkste input voor deze indeling en redeneerden vooral vanuit hun eigen werk. Omdat er bij ons aanvullend ook gegevens op een andere manier worden opgeslagen (zoals in salarissysteem) kan het zijn dat er stukjes ontbreken aan deze lijst. Die brainstorm was trouwens heel nuttig en goed ook voor het draagvlak! Misschien heb je er ter inspiratie iets aan onze brainstorm-lijst:
Persoonlijk
Identiteitsbewijs
Pasfoto
Psychologisch onderzoek
Sollicitatie
Verklaring omtrent gedrag
Werkvergunning
Overig persoonlijk
Ambtseed & integriteit
Nevenwerkzaamheden
Arbeidsvoorwaarden
Aanstelling/overeenkomst
Formatie-informatie (alleen toegankelijk voor HRM)
detachering
Correspondentie arbeidsvoorwaarden
Ontslag
Overige arbeidsvoorwaarden
Loopbaan
opleidingen
Beoordelingsgesprekken
Diploma's & certificaten
Functioneringsgesprekken
Loopbaanafspraken
Overig loopbaan
Verlof
Buitengewoon verlof
Zorgverlof
Ouderschapsverlof
Overig verlof
Zwangerschaps- en bevallingsverlof
Gezondheid & Verzuim
Medische keuring
Vaccinaties
Beschikkingen UWV
Correspondentie Arbo-dienst
Correspondentie UWV
Plan van aanpak
Probleemanalyse
Overig verzuim
Verzekeringen
Overig verzekeringen
Pensioen
Ziektekostenverzekering
Salaris
Correspondentie salaris
Loonbelastingverklaring
Loonbeslag
Inhouding bij verzuim
cafetaria
Overig salaris
Werkgeversverklaringen
Juridische zaken
Bezwaar en beroep
Disciplinaire maatregelen
Interesse in onze indeling en ons beleid? Dan verstuur ik het via de mail.
Met vriendelijke groet,
Bertrand van den Boogert
waterschap Hollandse Delta
b.vandenboogert@wshd.nl
Hallo Bertrand,
als proces- en informatieondersteuner van de gemeente Ermelo heb ik belangstelling voor jullie indeling en beleid.
Met vriendelijke groet
Joyce van Bruggen-Moorkamp
gemeente Ermelo
Volgens mij is een p-dossier vergelijkbaar met een cliëntdossier of een objectdossier; het is een afwijking van zaaksgewijze dossiervorming. Ik zou de indeling binnen het dossier daarom per zaak doen. Nog een tip: niet te ver doorschieten met standaard-indelingen.
Verder is het misschien interessant om contact op te nemen met P-direkt, die doen het voor de hele rijksoverheid: http://www.p-direkt.nl/
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks. Verzorgd door