In het kader van de mogelijke digitalisering van onze personeelsdossiers ben ik aan het uitzoeken wat er zoal in een personeelsdossier moet zitten en wat een logische indeling zou zijn voor de personeelsdossiers. Zelf kan ik wel een logische indeling bedenken maar zowel in de Archiefwet 1995 als in de Wbp vind ik niet duidelijk terug wat er in een personeelsdossier moet zitten of hoe een indeling eruit moet zien. In de Wpb staat volgens alleen wat er niet in mag.

Kan iemand mij vertellen of er regels zijn mbt de indeling en inhoud van personeelsdossiers en waar ik die kan vinden?

 

Weergaven: 2375

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Primair zou je m.i. naar je eigen bedrijfsvoering/ informatieprocessen moeten kijken. De volgende gegevens kunnen van belang zijn: Persoonlijke gegevens, Loopbaan, Verklaring omtrent gedrag, Arbeidsduur/verlof, Beloning, Persoonlijk functioneren, Opleiding, Ziekte en arbeidsongeschiktheid, Pensioen en Uit dienst.

Dan zou je verder moeten bepalen om grond van de geldende selectielijst welke gegevens je moet bewaren en welke je op termijn kunt vernietigen.

Ik weet niet of er regels zijn voor een vaste indeling.  ik denk bijna van niet maar pin me er niet op vast.

Ik ben een keer aanwezig geweest bij een brainstorm over de indeling van onze personeelsdossiers (gemeente). Dit is  de voorlopige uitkomst van die brainstorm (is dus nog niet definitief maar het is een begin). Personeelsfunctionarissen met verschillende specialisaties leverden de belangrijkste input voor deze indeling en redeneerden vooral vanuit hun eigen werk. Omdat er bij ons aanvullend ook gegevens op een andere manier worden opgeslagen (zoals in salarissysteem) kan het zijn dat er stukjes ontbreken aan deze lijst. Die brainstorm was trouwens heel nuttig en goed ook voor het draagvlak!  Misschien heb je er ter inspiratie iets aan onze brainstorm-lijst:

  • Persoonlijk

    • Identiteitsbewijs

    • Pasfoto

    • Psychologisch onderzoek

    • Sollicitatie

    • Verklaring omtrent gedrag

    • Werkvergunning

    • Overig persoonlijk

    • Ambtseed & integriteit

    • Nevenwerkzaamheden

  • Arbeidsvoorwaarden

    • Aanstelling/overeenkomst

    • Formatie-informatie (alleen toegankelijk voor HRM)

    • detachering

    • Correspondentie arbeidsvoorwaarden

    • Ontslag

    • Overige arbeidsvoorwaarden

  • Loopbaan

    • opleidingen

    • Beoordelingsgesprekken

    • Diploma's & certificaten

    • Functioneringsgesprekken

    • Loopbaanafspraken

    • Overig loopbaan

  • Verlof

    • Buitengewoon verlof

    • Zorgverlof

    • Ouderschapsverlof

    • Overig verlof

    • Zwangerschaps- en bevallingsverlof

  • Gezondheid & Verzuim

    • Medische keuring

    • Vaccinaties

    • Beschikkingen UWV

    • Correspondentie Arbo-dienst

    • Correspondentie UWV

    • Plan van aanpak

    • Probleemanalyse

    • Overig verzuim

  • Verzekeringen

    • Overig verzekeringen

    • Pensioen

    • Ziektekostenverzekering

  • Salaris

    • Correspondentie salaris

    • Loonbelastingverklaring

    • Loonbeslag

    • Inhouding bij verzuim

    • cafetaria

    • Overig salaris

    • Werkgeversverklaringen

  • Juridische zaken

    • Bezwaar en beroep

    • Disciplinaire maatregelen

Interesse in onze indeling en ons beleid? Dan verstuur ik het via de mail.
Met vriendelijke groet,
Bertrand van den Boogert
waterschap Hollandse Delta
b.vandenboogert@wshd.nl


Hallo Bertrand,

 

als proces- en informatieondersteuner van de gemeente Ermelo heb ik belangstelling voor jullie indeling en beleid.

Met vriendelijke groet

Joyce van Bruggen-Moorkamp

gemeente Ermelo

j.vanbruggen@ermelo.nl

Volgens mij is een p-dossier vergelijkbaar met een cliëntdossier of een objectdossier; het is een afwijking van zaaksgewijze dossiervorming. Ik zou de indeling binnen het dossier daarom per zaak doen. Nog een tip: niet te ver doorschieten met standaard-indelingen.

Verder is het misschien interessant om contact op te nemen met P-direkt, die doen het voor de hele rijksoverheid: http://www.p-direkt.nl/

 

Antwoorden op discussie

RSS

© 2024   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden