BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Proces behandelen verzoek inzage beperkt openbaar dossier

Het betreft geen verzoek in het kader van historisch of wetenschappelijk onderzoek, maar van een 'recht en bewijszoekende burger' die een door de gemeente met beperkingen op de openbaarheid vervroegd aan ons overgedragen dossier wil inzien. De beperking op de openbaarheid is in dit geval bepaald op art. 15.1.c; het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden.

Volgens art. 15.3 van de Archiefwet kan de archivaris, gehoord degene op wiens last de archiefbescheiden zijn overgebracht, deze aan de openbaarheid gestelde beperkingen opheffen, dan wel ten aanzien van een verzoeker buiten toepassing laten, indien het belang van de gestelde beperking niet opweegt tegen diens belang tot raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden.

Maar… hoe stel je dat laatste vast? Welke procedure (naast het vragen om een schriftelijke motivatie aan de verzoeker) doorloop je daarvoor en hoe documenteer je die? Moet de gemeente, die gehoord moet worden, ook schriftelijk motiveren waarom die van mening is dat de burger het dossier niet kan inzien?

Dit is uiteraard iets waar we in de toekomst, in het zicht van de verkorting van de overbrengingstermijn, geregelder mee te maken zullen krijgen.

Welke archiefinstelling heeft hier ervaring mee en dit mogelijk zelfs al in een proces vastgelegd? Ik ben zeer benieuwd naar de ervaringen hiermee van collega's.

Vind ik leuk

1 lid vind dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 31 Maart 2022 op 11.53

Goede vraag, Mariska, bij twijfel vraag ik zelf altijd advies van de Privacy Company ook om het beter te kunnen onderbouwen. Misschien goed om te weten dat de Algemene wet bestuursrecht alleen van toepassing is op het besluit om de beperking te stellen door het college in ons geval, maar niet op jouw besluit om het bijvoorbeeld niet toe te staan. Dat is een bevoegdheid, daar ben jij redelijk vrij in.

Je moet altijd een weging maken, bijvoorbeeld tussen het recht op privacy van betrokkene en zijn nazaten t.o.v. het recht van de aanvraag. Zelf check ik altijd of de documenten ook echt informatie bevatten over het onderwerp.

Zie ook deze handreiking beperkt-waar-het-moet_20190726.pdf (vng.nl) en de procedure Aanvraag ontheffing beperkingen openbaarheid (regionaalarchieftilbu...

Je moet zelf waarborgen inbouwen:

Als passende waarborg in deze situatie is het afdoende dat aanvrager schriftelijk verklaart dat hij of zij:

Geen persoonsgegevens uit het gemeentearchief zal verwerken;
In het bijzonder geen persoonsgegevens vermeldt in zijn publicatie;
Geen betrokkenen zal benaderen;
Geen (foto)kopieën maakt van de archiefbescheiden;
Het archief inziet om een totaalbeeld van de situatie te krijgen en niet om specifieke voorvallen over te nemen in zijn publicatie.

Wanneer iemand niet is overleden, vraag ik ook in bepaalde gevallen de toestemming van de persoon te overleggen, dat geldt ook voor gebouwen met veiligheidsrisico's.

En uiteraard heeft direct betrokkene altijd recht op inzage eigen dossier.