BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Procedure projectarchivering

Beste vakgenoten,

Recent hebben wij ons digitaliseringsproject ihkv ons zaaksysteem afgerond. Ik vroeg me af of er een gemeente ervaring of een procedure heeft voor projectarchivering. Het gaat in ons geval om collegestukken, adviesstukken, minder formele documentatie, maar ook beheerdocumentatie die nog steeds gebruikt worden zoals testplannen, handleidingen, draaiboeken etc. Het gaat om behoorlijk wat digitale bestanden die we in sharepoint hebben opgeslagen.

Ik vraag me af wat jullie visie hierop is en of er praktische procedures voor zijn?

Alvast bedankt!

Vind ik leuk

1 lid vind dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 5 Januari 2022 op 9.21

Wat oudere bijdrage:

Projectarchivering - BREED - over de grenzen van informatie (breedn...

OD: Omgang met projectarchieven - Vakblad Od I Overheidsdocumentatie (o...

Problemen bij de provincie NB (zie bijlage)

Gebiedsontwikkeling Oostelijke Langstraat (gol)
bevinding: Het project Gebiedsontwikkeling Oostelijk Langstraat is een langlopend
project begonnen in 2009. Vanaf die periode bevinden zich documenten en dossiers in
MyCorsa NxT. Er zijn honderden zaakdossiers die betrekking hebben op dit project.
Tijdens de twee workshops zijn documenten en dossiers opgevraagd, in het bijzonder
die betrekking hebben op financiële en juridische aangelegenheden. Door de lange duur
van het project ontbreekt overzicht en deels structuur. Projectarchivering is binnen
4 7 de kwalitatieve staat van de archivering 11
het vakgebied van archief- en informatiebeheer één van de lastigste vormen van archiveren. Projectarchivering in een zaaksysteem is een weerbarstige opgave omdat projectmatig werken niet identiek is of kan zijn met zaakgericht archiveren. Zaakgerichtwerken
is immers ééndimensionaal: één proces, één resultaat. De principes van projectmatig
werken staan deels haaks op die van zaakgericht werken. Het projectdoel en het projectresultaat zijn in de regel beschreven, maar een project is geen ‘zaak’ en het projectresultaat is geen dienst of een product aan een burger of bedrijf volgens een vooraf
vastgelegd proces. Binnen een projectorganisatie kunnen bij de uitvoering zeker zaakgerichte processen aanwezig zijn, maar vaak zijn ook andersoortige werkprocessen
van toepassing. Doordat projecten structuur hebben en projectleiders gestructureerd
werken is het mogelijk om een zaakdossierstructuur op te bouwen en te vullen met
informatie binnen een systeem als MyCorsa NxT. Dat vergt echter overleg en afstemming met archiefspecialisten. Archieftechnisch gezien is dit project een zelfstandig
archief, ingericht onder verantwoordelijkheid van een projectleider. MyCorsa NxT biedt
echter geen eenvoudige mogelijkheden om te bundelen en te structureren. Bij de uitvraag naar dossiers zijn delen van de projectstructuur zichtbaar en kunnen geordende
zaakdossiers worden gepresenteerd. Niemand kan echter instaan of deze dossiers
compleet zijn. En of alle relevante projectinformatie ook in Corsa NxT is opgenomen
en niet ook op andere locaties en in andere systemen vindbaar zal zijn.