Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op 24 Juni 2010 op 12.43

Gisteren heb ik de verdiepingscursus WABO bijgewoond. De verwachting werd uitgesproken dat het merendeel van de Nederlandse gemeenten deze route zullen gaan volgen. Het kan toch eigenlijk in deze tijd niet waar zijn dat door een ondoordachte wet de hele procedure voor het vergunningssysteem een aantal keer duurder gaat worden voor de uitvoerende organisaties en dus uiteindelijk voor de burger. Nog afgezien van de tijdsvertragende effecten die dit feest gaat veroorzaken.

Jouw vraag met betrekking tot plotten is er ook een met verstrekkende gevolgen, want hoe weet je op voorhand wat voor soort digitale tekeningen je gaat ontvangen, weet je op voorhand welke pendiktes zijn gebruikt bij CAD bestanden en wat de oorspronkelijke kleuren per laag zijn geweest? Wat doe je nu met tekeningen die niet op een gestandaardiseerd formaat zijn getekend. Hoe waarborg je de authenticiteit van die tekening als hij eerst op papier geplot is en dan daarna in de toekomst weeer gescand gaat worden. Krijg je op zo'n route wel een machtiging verleend voor vervanging? Immers wie is er verantwoordelijk als blijkt dat er een verschil is tussen de oorspronkelijke digitale tekening en de via een omweg (plotten en dan weer scannen) gecreëerde archieftekening.

In mijn ogen kan VROM beter besluiten nog maar een keer uit te stellen en zorgen dat ze hun zaken wel voor elkaar hebben met de invoering van WABO/OLO.

Concreet antwoord op jouw vraag is volgens mij niet te geven, hoe relevant je vraag ook is.

Met vriendelijke groet
Leon van Oosterom

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Mariska Tebbenhof op 24 Juni 2010 op 12.56

Hallo Leon, dank voor je reactie.

Ook tijdens onze verdiepingscursus kwam dit aan de orde en omdat ook daar bleek dat velen deze richting gaan volgen is het jammer dat er nog niet veel over dit onderwerp te vinden is.
Maar ja.. keuzes en we moeten het er mee doen. Intern zijn we er in het werkproces nog niet klaar voor om volledig digitaal te gaan werken al is men wel geschrokken van deze nieuwe kostenpost en staat het digitaal werken weer op de agenda. Het is ergens goed voor.
Onze taak om tot die tijd de boel zo goed mogelijk te organiseren.

Het klinkt op zich misschien raar, maar als DIV-er maakt mij de papierformaten niet uit.. dat laat ik graag aan degenen over die afspraken over het plotten en kopieëren moeten maken. Ik vind dit persoonlijk niet een taak voor DIV (wel de toezicht dat het meegenomen wordt, niet om het zelf te regelen). We gaan wel inregelen dat de originele documenten bewaard worden, want dan hebben we zowieso het origineel nog.
En de vervanging.. ook zo'n leuk punt met dit.. we zijn met het plotten enz. eigenlijk bezig met omgekeerde substitutie en tsja.... de eisen voor het scannen hebben we, die probeer ik min of meer te vertalen in de eisen voor het plotten en kopieëren.

Trouwens.. ik hoop niet dat het weer uitgesteld wordt... dan is het helemaal een verhaal zonder einde en voor we het weten moeten we ook aan de slag met de omgevingsdiensten en alles wat hieruit voortvloeid....
Het OLO tsja... op zich goed dat er een landelijk loket is, maar willen ze er nu precies mee.. wat is nu de meerwaarde. Want het hele OLO levert nog meer geregel voor DIV op.

Met groet,
Mariska

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Eric Burger op 24 Juni 2010 op 14.47

Hi Mariska e.a.,
Ik ben het hier met Leon eens, het is een absurde situatie en eigenlijk vind ik ook dat een DIV afdeling van een gemeente zich daar helemaal niet druk over zou moeten maken, kom daar zo op terug. Het is overigens wel een herkenbare situatie. Het vervangen - uitsluitend ten behoeve van de archivering! - door papier van bijvoorbeeld digitale inkomende post als emails is op veel plaatsen gemeengoed. Dat is al gek, omdat met het afdrukken essentiële informatie van het bericht verloren gaat. Informatie die alleen in de digitale versie aanwezig is. Onder veel meer technische metadata over de verzending van de mail, bevindt zich ook het feitelijke emailadres, dat meestal door een persoonsnaam is vervangen. Het is op die manier bv. al niet meer goed te zien of iemand privé of zakelijk heeft geschreven.
En wat gaat er allemaal verloren als je eerst print of plot en vervolgens weer scant? Het lijkt mij zinloos aan dit opeenvolgende traject van vervangingsstappen nog (zware) archiveringseisen te hangen. Inderdaad is zorgen maken om kleuren en dat soort dingen dan een beetje zwaar aangezet, gezien het verlies aan functionaliteit en kwaliteit.
Eigenlijk is er geen ideaal digitaal archiveren zonder digitaal werken...
Maar als zulks toch al besloten is - zoals ik begrijp uit Mariska's discussiestuk - dan zou ik twee dingen doen:
1. toch de digitale aanvragen in originele (digitale) vorm ook digitaal archiveren. Wat gebruikers dan vervolgens nodig hebben in hun werkproces (een digitaal of papieren exemplaar) is een tweede en kan los staan van archivering aan de bron;
2. concentreren op de compleetheid van de (digitale) dossiers en wachten met al te absolute eisen aan de kwaliteit. Het is onvermijdelijk dat in deze overangsfase naar digitaal werken de kwaliteitseisen niet vanaf dag 1 kunnen worden doorgevoerd in hun volledige omvang. Geen PDF-A mogelijk? Dan is PDF voor een paar maanden of langer mooi genoeg. Een compleet dossier telt dan meer, dan een archiveringseis.
Overigens blijft het daarbij ook zaak te letten op 1. eisen die alleen te bewaren archieven gelden en 2. eisen die alleen bij moment van overdracht gelden.
Om terug te komen op de vraag of een DIV-afdeling dit soort vragen zelf dient te beantwoorden: ik denk dat heel veel DIVers, hoofden DIV, informatiemanagers en CIO's in het land met dezelfde issues zitten. Ik verwacht dat de instanties die de controlerende taken uitoefenen op deze eisen - zoals Erfgoedinspectie en Provinciale Archiefinspectie - daarin ook een meer begeleidende rol zouden kunnen vervullen. Want klaarblijkelijk is de ruimte tussen archiefeisen en de mogelijkheden daar per 1 oktober 2010 aan te kunnen voldoen voor veel gemeenten en instellingen nog een brug te ver.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Frieke H op 29 Juni 2010 op 17.35

@ Leon: WABO geeft voorschriften voor het digitaal aanleveren van stukken. Dat moeten archiefwaardige bestandsformaten zijn en AutoCad zit daar niet tussen (wel pdf/x, zie blz 70 van het handboek wabo-div).
Het liefst zie ik ook een OLO dat aansluitbaar is op het gemeentelijke informatielandschap en dat conform archiefstandaarden is. Het kan toch niet zo zijn dat hetgeen er in OLO gegenereerd wordt, niet conform NEN / RGBZ e.d. is :-O En toch is me verteld dat dat het geval is en dat het Min van BiZa er niet bij betrokken is geweest. In 2011 - 2012 komen er reparatieacties zegt men... maar dan zijn systemen al ingericht en mag je weer een slag maken :-s

@ Mariska: Met het organiseren van de route plotten / printen van aanvragen - op papier afhandelen - en weer scannen van de beschikkingen ben ik net als jij bezig. Die eisen heb ik nog niet gevonden, maar kan je wel herleiden vanuit digitaliseringstrajecten en vanuit je huidige scanproces.
Denk aan eisen aan je apparatuur (technische specs zodat je 1 op 1 kan garanderen, kleur, resolutie en formaten instelbaar zijn e.d.), aan de materialen die je gebruikt (papier en inkt, voor zover je archiefwaardige documenten moet maken), aan het benoemen van het opleidingsniveau / kennis / vaardigheden van de scanoperator om om te gaan met de apparaten en om volledige nette acties uit te voeren, aan een werkinstructie om uniform handelen af te dwingen en vooral ook aan het opzetten van een controlesysteem voor volledigheid en kwaliteit van het plot-/scanproces.
Ik verwacht dat de apparatuur minder problemen zal opleveren dan het organiseren op korte termijn van een strak opererende 'scanstraat'.

Tip: is uitbesteden een optie voor je gemeente? Er zijn reproservices / wabobureau's die deze dienst kunnen leveren?
Als je daar een stevige SLA onder legt waarin je afdwingt dat zo'n bureau archiefwaardige bestanden van voorgeschreven kwaliteit tijdig kan leveren, is dat mogelijk te verkiezen boven het 'in huis' organiseren. Ik ben daar zelf nog niet uit trouwens, dus hoor graag de mening van anderen over de variant uitbesteden van plotten en kopiëren


Ter info nog 3 andere discussies in deze lijn
over stand van zaken wabo: post div en wabo
over omgekeerde vervanging: zie posts substitutie

over werkende digitale informatiestromen: zie posts wabo en vakapplicatie

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Ingmar Koch op 30 Juni 2010 op 9.24

Een beetje off-topic, maar toch:

F. Hazendonk zei:

@ Leon: WABO geeft voorschriften voor het digitaal aanleveren van stukken. Dat moeten archiefwaardige bestandsformaten zijn en AutoCad zit daar niet tussen (wel pdf/x, zie blz 70 van het handboek wabo-div).

Archiefwaardige bestandsformaten bestaan niet. Een archiefstuk is een archiefstuk omdat het is ontvangen of opgemaakt bij de uitvoering van taken, ongeacht of dat een kleitablet, een stukje keukenrolpapier, een wp5-bestand of een pdf-a is. Dat is wat "ongeacht hun vorm" uit artikel 1 van de Archiefwet betekent. De Archiefwet, of preciezer de Archiefregeling, stelt alleen eisen aan de bestandsformaten van archiefstukken bij hun overbrenging, waarbij functionele eisen genoemd worden en geen specifieke bestandsformaten.
Dat in het MOR staat dat allerlei bestandsformaten (BIM, XLS) wel aan het OLO aangeboden mogen worden, maar daarna door het bevoegd gezag niet als archief mogen / hoeven te worden beschouwd, is inderdaad zoals Ton terecht zegt, een dwaling van de eerste orde.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van jack karelse op 30 Juni 2010 op 16.46

da's toch wel een hele rare wereld zo!
Je stelt dat digitaal werken er nog niet in zit, maar de aanvragen wel digitaal binnen kunnen komen?
En na afhandeling gaat de boel gescand worden. Is dat niet ook iets wat digitale documenten oplevert? In welke omgeving komen die dan terecht? En waarom kunnen de digitale aanvragen niet in die omgeving terechtkomen?

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op 30 Juni 2010 op 22.13

De burger, of het bedrijf die een aanvraag indient op het digitale loket van de Wabo, wordt een electronisch formulier in geleid hetwelk uiteindelijk als een PDF/A document zal worden overgedragen aan de behandelende gemeente, dat is dan de aanvraag. Alle bijlagen die bij een aanvraag dienen te worden meegeleverd kunnen door diezelfde burger als bestand worden toegevoegd. De OLO onderscheid daarin bij een vergunningsaanvraag voor een bouwwerk de volgende soorten documenten:

1. De aanvraag (elektronisch formulier wordt PDF/A)
2. Kleurenfoto’s
3. Situatietekening
4. Constructietekening
5. Detailtekening
6. Plattegrond of doorsnedetekening
7. Geveltekening
8. Vergunningen of vergunningsaanvraag
9. Overige

Het is aan de indiener om het soort document op te geven, zo is het dus heel wel mogelijk om bijvoorbeeld constructieberekeningen als constructietekening aan te merken . Of gegevens over duurzaamheid als "overige"documenten. Je kunt er in ieder geval geen staat van maken dat de inrichting van het DMS of de vakapplicatie overeenkomt met de omschrijvingen die vanuit het OLO ter beschikking zouden kunnen worden gesteld. Oftewel automatisch koppelen conform de bij de eigen gemeeente gekozen inrichting zal op zijn best nooit waterdicht zijn.

Voorts is het zo dat er inderdaad een beperking in bestandsformaten wordt gehanteerd voor de officiële bijlagen. Zo kun je officiële bijlagen alleen indienen als pdf, png, jpg of tif bestand. Er wordt (nog?) geen controle uitgevoerd op het soort pdf bestand dus ook een pdf versie 1.0 wordt geaccepteerd. Dit zou dus betekenen dat de gemeenten zelf de conversie naar PDF/A zouden moeten uitvoeren. Anderssoortige bestanden kunnen alleen als achtergrondinformatie worden meegeleverd, voor zover mij bekend zijn dat de volgende bestandsformaten:
. Bim bestanden .ifc en ifcxml
. Spreadsheets .xls en .ods
. Ontruimingsplattegrond .era
Wat doe je nu met berekeningen die onder "achergrondinformatie"als Excel worden aangeleverd, accepteer je die niet als officiële bijlage? en als je ze wel accepteert, zorg je dan als gemeente voor de conversie naar PDF of archiveer je die als xls bestand?

Ik denk dat de meeste gemeenten nog het meest worstelen met het gegeven dat de elektronisch aangeleverde bestanden na binnenkomst gedistribueerd moeten worden naar de oorspronkelijke afdelingen en externe instanties die de vergunningsaanvraag in behandeling moeten nemen, vakapplicaties, DMS, en distributiekanalen zijn daar nog niet op ingericht en het zal eenvoudiger lijken om die verdeling dan maaar vanaf papier te doen.
Het is gewoon jammer dat VROM aan de voorkant een redelijk gebruiksvriendelijk systeem heeft gemaakt dat aan de achterkant nog nergens op aansluit. Er zit geen architectuur gedachte achter, dus ik hou mijn hart vast voor alle verschillende systeemkoppelingen die nog tot stand moeten komen en tot in lengte der jaren onderhouden moeten worden. Het VROM zorgt er in ieder gaval voor dat in deze tijd van bezuinigingen gemeenten worden opgezadeld met noodzakelijke hoge investeringen in automatisering en blijvend hoge operationele kosten

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van jack karelse op 1 Juli 2010 op 8.33

toch zijn er ook al gemeenten die klaar zijn voor de WABO, die er per vandaag mee zouden kunnen beginnen. Het zijn niet noodzakelijk de meest geavanceerde organisaties, maar gemeenten die de boel aangepakt hebben, die gezegd hebben 'wat moet er gebeuren, hoe geven we dat vorm? mooi, dan gaan we kijken hoe we dat kunnen doen'. Misschien is niet alles even geweldig ingericht en ook daar liggen nog vraagpunten. Kan het zo zijn dat er moeilijker gedaan wordt dan nodig op andere plaatsen? Wordt er gedacht vanuit het idee 'wat kunnen we wel regelen?' of wordt de WABO vooral als onneembare opgave benaderd?

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Jacques Duivenvoorden op 1 Juli 2010 op 14.35

Scannen in het licht van WABO en substitutie – een nieuw en praktisch boekje!

Als overheden digitaal willen werken, moeten ze er minstens voor zorgen dat ze hun papier scannen. Anders gaat het niet. Als het om de WABO (Omgevingsvergunning) gaat, hebben de betrokken overheden zelfs afgesproken dat ze digitaal zullen afhandelen. Maar de burger mag zijn aanvraag op papier indienen. Scannen dus!

De provincie Overijssel en de gemeente Deventer verlenen vergunningen die onder de WABO vallen. Overijssel en Deventer hebben ook beide een machtiging tot vervanging verkregen – ze mogen dus formeel digitaal archiveren.

Logisch dat beide veel ervaring hebben met scannen, het inrichten van scanprocessen, scansoftware, scanners, de kwaliteit van digitale bestanden en procedures rondom scannen. Die ervaring willen ze graag delen met andere overheden. Daarom hebben ze hun praktijkervaring gebundeld in het handzame en praktische boekje 'Best practice Wabo-scanafspraken in Overijssel.’

Deze uitgave is tot stand gekomen door een innige samenwerking tussen provincie en gemeente. De teksten zijn opgesteld door Doxis en Digital display die respectievelijk Deventer en Overijssel hebben begeleid bij hun succesvolle substitutieaanvragen.

U kunt het boekje 'Best practice Wabo-scanafspraken in Overijssel. Een handreiking bij scanning' eenvoudig downloaden via de site van de Provincie Overijssel, http://www.overijssel.nl/thema's/milieu/omgevingsvergunning/

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Mariska Tebbenhof op 10 Augustus 2010 op 11.35

Hallo Ton,

We gaan hier een twee ledig pad volgen:
Digitaal ingekomen documenten worden in ons DMS opgeslagen en daarnaast wordt straks het dossier teruggescand en via het DMS ontsloten.
Met de relatie tussen de twee soorten documenten worstelen wij ook: de opslag van het originele digitale document is formeel verplicht en door opslag voldoen we daaraan. Het teruggescande dossier is volledig. Van de andere kant ben je met dubbele opslag bezig.
Maar om nou voor het scannen eerst uit te zoeken welke documenten je al digitaal hebt opgeslagen en die daarom niet terug te scannen.... dat kost ook veel tijd. Wat is wijsheid en hoeveel tijd kost een en ander.. wij hebben er geen ervaring mee.. misschien een andere gemeente?
In gedachten zie ik de twee werkwijzen als twee verschillende stromen die los van elkaar staan met slechts een verwijzing naar elkaar in de vorm van bijvoorbeeld het zaaknummer uit (in ons geval) OVX. Het teruggescande dossier is leidend, het digitaal opgevangen exemplaar om de originelen te bewaren...

Overigens is een en ander een 'tijdelijke' oplossing tot men er hier klaar voor is om digitaal te gaan werken.



Ton de Looijer zei:

@Mariska Jij geeft aan dat er plannen zijn om de 'originele' documenten te bewaren. Nog even los van de gevolgen van deze keuze voor de vervangingsprocedure, ben ik benieuwd op welke wijze jullie dit willen gaan "inregelen" en welke status (rol) vervolgens aan deze documenten wordt toegekend (naast de analoge en gescande exemplaren) (?)

• ▶ Beantwoorden

▶ Antwoorden op discussie