BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Personeelsdossier in Youforce archiveren
De wens leeft in onze organisatie om de 'personeelsdossier'-functie van Youforce te gaan gebruiken. Voor degenen die dat niet kennen: Youforce is de het cloud-p&o-systeem van Raet.
Tot nu toe werd het zaaksysteem gebruikt voor het behandelen en archiveren van p&o-gerelateerde stukken. Het idee zou dan ook zijn om het zaaksysteem helemaal niet meer te gebruiken voor p&o-documenten. Als we even vergeten dat je dan ook een aantal zaakbehandelings-functionaliteiten niet meer hebt (want die zitten niet/niet allemaal in Youforce), vraag ik me af wat hiervoor nodig is vanuit het perspectief van archiefbeheer. Op de eerste plaats zijn afspraken nodig mbt beschikbaarheid, informatieveiligheid en een exit-strategie. Maar je moet ook afspraken maken mbt naleving van archiefwet, -regeling en -besluit. En nadenken over bv. vernietiging.
Kortom: die doe je niet zo maar 'even'. Wie heeft ervaring met zo'n traject en is bereid deze ervaringen te delen? Eventuele andere suggesties of opmerkingen zijn uiteraard welkom.
Vriendelijke groet,
Jaap de Jonge
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Daarom is ook GIBIT ontwikkeld, echter it takes two to tango.
Wanneer leveranciers deze voorwaarden niet (willen) onderschrijven, spreek je ook wel over een vendor lock in.
-
-
Permalink Antwoord van Maria Willems op
-
Wij gebruiken ook YouForce en PDOL en hebben een Vervangingsbesluit. Het overzetten van stukken naar een extern DMS/RMA lost niet zo veel op, want stukken en gegevens blijven ook in YouForce staan. De verplichting tot vernietiging moet je dan op twee plekken invullen. Het overdragen van te bewaren stukken (dat zijn er niet zo veel) naar een extern RMA of e-Depot is gezien de beperkte hoeveelheid nog wel op te lossen.
In de praktijk blijken we nu echter toch tegen een paar dingen op te lossen die niet goed zitten in YouForce.
De bewaartermijnen blijken ingericht te zijn op basis van startdatum van een proces in plaats van op einddatum van een proces. Dat levert bij een aantal onderwerpen (bijv. ouderschapsverlof) problemen op. Dat lossen we nu op door de bewaartermijn te verlengen naar de maximaal voorkomende looptijd van dit soort processen, maar daarmee bewaar je in sommige gevallen stukken weer te lang.Verder liggen er in Raet ook allerlei dingen vast buiten het de dossiermodule. Zoals verlof, verzuim, flex benefits en performance management. Mijns inziens allemaal onderdelen van een dossier waar ook bewaartermijnen voor zouden moeten gelden.
Dit zijn dingen die niet zomaar aangepast kunnen worden. Daar hebben we Raet bij nodig en ik denk dat Raet niet op verzoek van één gemeente hiermee aan de slag gaat.
Ik zoek daarom vanuit Gemeente Zwolle (plus Gemeente Kampen en Provincie Overijssel) medestanders om samen met Raet de discussie aan te kunnen gaan. Wie voelt hier voor?
-
-
Mede in verband met de AVG is het meer dan nodig dat de bewaartermijnen kloppen. Ik zet je oproep uit naar gebruikers van enkele gemeenten.
-
Permalink Antwoord van Marc Bonnes op
-
Yvonne, wil je mij ook meenemen als gebruiker van enkele gemeenten?
-
-
Sorry Marc, zo bedoel ik het niet, ik heb de oproep van Maria Willems doorgestuurd aan vijf gemeenten die ook Youforce gebruiken. Zelf onderhoud ik geen contacten met RAET.
-
Permalink Antwoord van Mart Mommers op
-
In Tilburg bekijken we, op basis van een RODIN toets of Youforce voldoende functionaliteit heeft om als formele archiefbeheeromgeving te functioneren. Door de HR afdeling is onlangs een concept handboek digitaal persoonsdossier opgeleverd. Ondanks dat we als DIV zeer betrokken zijn bij de inrichting van Youforce en dus het opstellen van bewaar-en vernietigingsregels zien we dat om praktische reden soms inderdaad wordt afgeweken van de termijnen genoemd in de selectielijst. Of dat kan en is toegestaan, vooral met het oog op de AVG, zal nog duidelijk moeten worden; afwijkende bewaartermijnen leggen wij voor aan het SIO. Mij was (nog) niet bekend dat de startdatum van het proces als brondatum archiefprocedure wordt gebruikt; dat gaan we nog na.
Wij gebruiken ook YouForce en PDOL en hebben een Vervangingsbesluit. Het overzetten van stukken naar een extern DMS/RMA lost niet zo veel op, want stukken en gegevens blijven ook in YouForce staan. De verplichting tot vernietiging moet je dan op twee plekken invullen. Het overdragen van te bewaren stukken (dat zijn er niet zo veel) naar een extern RMA of e-Depot is gezien de beperkte hoeveelheid nog wel op te lossen.
In de praktijk blijken we nu echter toch tegen een paar dingen op te lossen die niet goed zitten in YouForce.
De bewaartermijnen blijken ingericht te zijn op basis van startdatum van een proces in plaats van op einddatum van een proces. Dat levert bij een aantal onderwerpen (bijv. ouderschapsverlof) problemen op. Dat lossen we nu op door de bewaartermijn te verlengen naar de maximaal voorkomende looptijd van dit soort processen, maar daarmee bewaar je in sommige gevallen stukken weer te lang.Verder liggen er in Raet ook allerlei dingen vast buiten het de dossiermodule. Zoals verlof, verzuim, flex benefits en performance management. Mijns inziens allemaal onderdelen van een dossier waar ook bewaartermijnen voor zouden moeten gelden.
Dit zijn dingen die niet zomaar aangepast kunnen worden. Daar hebben we Raet bij nodig en ik denk dat Raet niet op verzoek van één gemeente hiermee aan de slag gaat.
Ik zoek daarom vanuit Gemeente Zwolle (plus Gemeente Kampen en Provincie Overijssel) medestanders om samen met Raet de discussie aan te kunnen gaan. Wie voelt hier voor?
-
-
Dag Mart, Ik ben benieuwd of jullie inderdaad tot dezelfde conclusie komen over de brondatum archiefprocedure. Het is nooit uit te sluiten dat personeelsbeheer bij ons ook niet alle ins en outs van het systeem kennen en dat er meer mogelijk is dan we nu zien. Ik hoor het graag als jullie zo ver zijn.
Maria
Mart Mommers zei:In Tilburg bekijken we, op basis van een RODIN toets of Youforce voldoende functionaliteit heeft om als formele archiefbeheeromgeving te functioneren. Door de HR afdeling is onlangs een concept handboek digitaal persoonsdossier opgeleverd. Ondanks dat we als DIV zeer betrokken zijn bij de inrichting van Youforce en dus het opstellen van bewaar-en vernietigingsregels zien we dat om praktische reden soms inderdaad wordt afgeweken van de termijnen genoemd in de selectielijst. Of dat kan en is toegestaan, vooral met het oog op de AVG, zal nog duidelijk moeten worden; afwijkende bewaartermijnen leggen wij voor aan het SIO. Mij was (nog) niet bekend dat de startdatum van het proces als brondatum archiefprocedure wordt gebruikt; dat gaan we nog na.
Wij gebruiken ook YouForce en PDOL en hebben een Vervangingsbesluit. Het overzetten van stukken naar een extern DMS/RMA lost niet zo veel op, want stukken en gegevens blijven ook in YouForce staan. De verplichting tot vernietiging moet je dan op twee plekken invullen. Het overdragen van te bewaren stukken (dat zijn er niet zo veel) naar een extern RMA of e-Depot is gezien de beperkte hoeveelheid nog wel op te lossen.
In de praktijk blijken we nu echter toch tegen een paar dingen op te lossen die niet goed zitten in YouForce.
De bewaartermijnen blijken ingericht te zijn op basis van startdatum van een proces in plaats van op einddatum van een proces. Dat levert bij een aantal onderwerpen (bijv. ouderschapsverlof) problemen op. Dat lossen we nu op door de bewaartermijn te verlengen naar de maximaal voorkomende looptijd van dit soort processen, maar daarmee bewaar je in sommige gevallen stukken weer te lang.Verder liggen er in Raet ook allerlei dingen vast buiten het de dossiermodule. Zoals verlof, verzuim, flex benefits en performance management. Mijns inziens allemaal onderdelen van een dossier waar ook bewaartermijnen voor zouden moeten gelden.
Dit zijn dingen die niet zomaar aangepast kunnen worden. Daar hebben we Raet bij nodig en ik denk dat Raet niet op verzoek van één gemeente hiermee aan de slag gaat.
Ik zoek daarom vanuit Gemeente Zwolle (plus Gemeente Kampen en Provincie Overijssel) medestanders om samen met Raet de discussie aan te kunnen gaan. Wie voelt hier voor?
-
-
Je ziet steeds meer dat afgesloten dossiers worden uitgeplaatst in een eDepot. Dan komt het TMLO om de hoek kijken
jack karelse zei:ALs ik de discussie zo zie, dan heb ik het idee dat we wel erg verkokerd naar de materie kijken. Maken we het niet moeilijker dan nodig?
Wat is het probleem dat YouForce niet TMLO-conform is ingericht? Het is een toepassing voor het beheer van personeelsinformatie, niet voor archivering.
Koppelen met DMS/e-depot: waarom? Is dit echt nodig?
Aan welke eisen voldoet You Force wel? Wat blijft er dan nog over dat niet in orde is? Dat de toepassing van de selectielijst wat aanpassing vereist: prima toch? Laat daarbij zien dat je verstand van zaken hebt, maar ga niet zitten emmeren dat selectielijst en toepassing niet helemaal 1-op-1 op elkaar passen. Dat is nog nooit het geval geweest.
-
Permalink Antwoord van Wim van Loon op
-
Waarom zou je die dossiers inderdaad in een e-depot plaatsen? Personeelsdossiers zijn op termijn te vernietigen. Breng ze eventueel over naar een digitaal archief (RMA) of laat ze anders gewoon in YouForce staan. Er moet wel een tool en een aandachtspunt zijn op ze/de data op tijd te verwijderen/vernietigen.
-
-
Niet alle personeelsdossiers worden vernietigd, denk aan het PD van de burgemeester, gemeentesecretaris en andere sleutelfiguren. Dat wordt bepaald in je plaatselijke SIO.
Vaak is het PD van de burgemeester in beheer bij de gemeenteraad.
-
-
Mee eens. Het gaat echter niet om grote aantallen. Ze vragen dus wel wat persoonlijke aandacht.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
