BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Percentage blijvend te bewaren
Hoi allen,
In het kader van langdurige bewaren van digitale informatie ben ik eigenlijk benieuwd naar of we een idee hebben hoeveel procent van de informatie valt onder 'Blijvend te bewaren'. Mijn gevoel zegt 10%, maar ik kan het niet staven.
Let wel, het gaat mij niet om het percentage van processen (obv Selectielijst) wat blijvend te bewaren is.
Iemand een idee? Is er een goede onderbouwing van?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Goede vraag, mijn gevoel zegt ook 10% met de nuancering dat het formele overheidsinformatie betreft. Overheidsinformatie verandert, betekent dat dan nieuwe vormen ook voor permanente bewaring in aanmerking komen ? De selectie en vernietiging zouden moeten worden uitgebreid met sociale media en geo informatie. In de nieuwe gemeentelijke selectielijst zijn nu de digitale agenda's van bestuurders opgenomen met een termijn van 7 jaar.
-
Permalink Antwoord van MGroels op
-
Hoi Mark, wat bedoel je precies met "de informatie". Als je alles bedoelt dat er aan informatie aanwezig is in een gemeente (al maakt het volgens mij niet uit welke overheidsinstantie je bekijkt), dan denk ik dat 10% nog steeds aan de hele ruime kant is. Ad van Heijst schreef eind 2014 dat het ongeveer 2% zou zijn. Zie: http://inforoads.blogspot.nl/2014/12 (17 december 2014). Dat komt ook eerder in de buurt van quick scans die ik in het kader van de KPI's van vorig jaar heb gemaakt. Daarin is ongeveer 10TB aan informatie geclassificeerd in meer of mindere mate, waarvan ongeveer een halve TB te bewaren is. Dat ik hier nog (lang) niet alle archiefbescheiden had geïnventariseerd blijkt wel uit de grootte van de totale gemeentelijke schijven, die bij elkaar een paar honderd TB zijn. Daartussen zit vast nog wel wat te bewaren (met name CAD-tekeningen en registers/databases), maar het merendeel is te vernietigen (back-ups, oude netwerkschijven, applicaties, tabellen, ...)
Als je er van uit zou gaan dat iedereen netjes z'n definitieve documenten in een DMS of andersoortig informatiesysteem zou opslaan waarin enige vorm van waardering en selectie uitgevoerd kan worden zal de 2% vast oplopen. Toch denk ik nog steeds dat het dan niet boven de 5% uit gaat komen.
-
Permalink Antwoord van Stella Mechelse op
-
Hoi Mark,
In de literatuur wordt vaak geschreven dan ongeveer 5% van de archiefbescheiden blijvend te bewaren is. (1) Dit getal is absoluut niet heilig en komt uit het papieren tijdperk. Het is goed mogelijk dat het percentage inmiddels hoger is aangezien vermoedelijk niet of nauwelijks in de dossiers/ zaken geschoond zal worden, zoals vroeger bij papieren dossiers wel het geval was. Aan de andere kant kan het zijn dat dit percentage lager uitvalt omdat de organisatie vandaag de dag veel meer informatie (waaronder archiefbescheiden) produceert waardoor de verhoudingen bewaren en op termijn vernietigen wijzigen. Ook zal het percentage bepaald worden door de omvang van documenten. Als alleen PDFbestanden bewaard worden, en veel exotische, 'bite-vretende' bestandsformaten vernietigd worden, zal het percentage bewaren weer veel kleiner zijn. De papieren 5% is immers gebaseerd op meters.
Al met al een hele goede vraag, en ik ben ook reuze benieuwd naar de bijdragen in deze discussie.
1:Inleiding; motieven voor selectieve vernietiging en bewaring (2012) A.M.J Teuling in Archiefbeheer in de praktijk. 4005–2- 5
-
Permalink Antwoord van Marius Jansen op
-
Dag Mark,
Het is van belang welke bestuurslaag hier wordt bedoeld. Voor het Rijk is in het verleden 3-6 % gehanteerd en voor gemeente tussen de 15 - 20%, afhankelijk van een eventuele regiofunctie. De regel is, hoe dichter het bestuur bij de burger staat, des te meer er bewaard wordt. Dit komt omdat (ook Rijks)beleid door de laagste bestuurslaag tot uitvoering komt en het effect op de samenleving op dat archiefniveau het beste meetbaar en construeerbaar is.
Dit is dan wel gebaseerd op analoge archieven, dus in meters uitgedrukt. Het zegt dus niets over het percentage van de processen. Feitelijk heeft het duiden van meters/GB’s in % alleen logistieke betekenis, voor analoge archieven i.v.m. depotcapaciteit, digitaal opslagcapaciteit. Het enige wat er toe doet is of iets bewaard moet worden of niet, het % in m1/GB is dan “slechts” het gevolg, en geen streefcriterium. Digitale archivering zal op termijn wel kengetallen opleveren over het % van de omvang in processen die in de praktijk voor bewaring in aanmerking komt, los van de “ruimte” die deze in beslag nemen. Dat wil niet zeggen dat deze twee kengetallen samen voor het beheermanagent van betekenis kan zijn.
Voor waarstaatjegemeente wordt bij enkele kengetallen het % al bij voorkeur in relatie tot de omvang van de processen gevraagd. Dan maakt de fysieke vorm namelijk niet uit (m1/GB), zelfs binnen een hybridesituatie.
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
Als je gaat selecteren aan de hand van de nieuwe selectielijst is het wat mij betreft nog een vraag. We hebben nog geen referentie/ervaringscijfers. 10% klinkt heel leuk. Uitgaand van de nieuwe (gemeentelijke)selectielijst wordt binnen een zaak niet meer geschoond. Daar zitten zaken tussen die veel informatie (kunnen) genereren. Of deze opwegen tegen alles wat vernietigd kan en mag worden?
(overigens is een kleuren-overzichtje van B en V-processen in de nieuwe selectielijst best een aardig idee)
Als er niet meer of in elk geval minder geschreven wordt en we het klassieke document vaarwel zeggen word-loos werken en leven ontstaat er minder informatie en zal het % te bewaren ook afnemen, in GB's uitgedrukt ook.Als we overgaan op niet meer vernietigen is deze discussie irrelevant :-)
-
Permalink Antwoord van Erik van Hengel op
-
Ik heb geen idee van een %. Naar mijn idee ligt het wel aan het schonen van de informatie. Zo heb je bij een zaak in de warme fase best veel relvante informatie, op het moment dat de zaak de koude fase in gaat zal de relevantie van de informatie afnemen tot vaak zelfs nihil.
Als voorbeeld denk ik aan een zaak over verkoop van onroerend goed. Tussen de aanvraag en de akte/verrekening zit vaak veel tijd, daar zit ook best veel informatie tussen die na x-jaar niet meer nodig is om eeuwig te bewaren. Vraag kan nog zijn of en wanneer die schoning plaatsvindt.
Niet vernietigen ben ik niet direct voor, er bestaat voor mij ook het recht om 'vergeten te worden'.
-
Permalink Antwoord van Marijke de Vreede op
-
Onlangs heb ik een beperkt onderzoekje gedaan in ons zaaksysteem. Ik realiseer mij dat dit lang niet alle digitale informatie is die wij als organisatie hebben maar wellicht hebben maar wellicht geeft het toch een beeld. Permanent te bewaren: 8%. Op termijn vernietigbaar: 92%. Overigens was van de op termijn vernietigbare zaken maar 3% langer dan 10 jaar te bewaren.
-
-
Marijke, heb je bij toeval bij je onderzoek ook onderscheid gemaakt tussen 7 en 10 jaar ?
-
-
@Yvonne: dat onderscheid heb ik niet gemaakt.
-
-
@Marijke, ik zal ook de achtergrond van mijn vraag toelichten. De vraag is welke termijn geschikt is om over te brengen naar een e-depot, 7 of 10 jaar. Het is duidelijk dat bestanden in de meeste beheersomgevingen niet toegankelijk zullen blijven. We neigen naar het idee dat na 7 jaar de meeste bestanden wel zijn geselecteerd. Bij de vaststelling van de nieuwe selectielijst hebben Gert Zwagerman en ik de suggestie gedaan de 7 en 10 jarentermijnen zo veel mogelijk gelijk te trekken. De suggestie is niet overgenomen.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
