Een tijdje gelden heb ik een oproep geplaatst om kennis te delen over PDF/A3. Pepijn Lucker van het Nationaal Archief is zo vriendelijk geweest om mij hierover te informeren, in deze functioneer ik als doorgeefluik.

Het PDF/A-3 formaat is geen  nieuw formaat, maar is al sinds 2012 beschikbaar, slechts korte tijd nadat het PDF/A-2 formaat uitkwam (2011).

Het grote verschil tussen A-2 en A-3 zit hem in de ondersteuning voor zogenaamde embedded files: in A-2 kunnen uitsluitend (archiefwaardige) PDF/A bestanden worden ingesloten, in A-3 elk willekeurig (niet-archiefwaardig) bestandsformaat. Dat betekent dat voor het correct openen van een PDF/A-3 bestand met bijvoorbeeld een ingesloten Excel sheet een viewer nodig is die niet in het PDF/A-3 bestand zelf is meegenomen. Zeker op de langere termijn brengt dit grote risico’s met zich mee en is het gebruik van PDF/A-3 voor duurzame toegang in het algemeen niet aan te raden.

Bijgesloten is een rapport over PDF/A-3 van de NSDA (National Digital Stewardship Alliance), een Amerikaans consortium van o.a. overheidsorganisaties en universiteiten. Daarin staan ook een aantal scenario’s waarin PDF/A-3 in theorie toepasbaar is, maar de algemene conclusie is toch dat PDF/A-3 niet geschikt is voor duurzame archivering.

NDSA_PDF_A3_report_final022014.pdf

Last but no least: een bestandsformaat an sich is nooit een garantie voor duurzame archivering. Dan gaat het vooral om zaken als preserveringsbeleid en het inrichten van preserveringsprocessen. (Strategieën m.b.t.) bestandsformaten zijn hier slechts een onderdeel van.