Ons college heeft vorig jaar een vervangingsbesluit genomen voor papieren ingekomen en uitgaande brieven incl. het besluitvormingsproces. Hieronder valt ook het gehele bestemmingsplantraject (voorbereiding t/m vaststelling). Ingevolge het vervangingsbesluit vernietigen wij na 3 maanden de papieren documenten. En daar komt nu het discussiepunt met de collega's van RO. Zij beroepen zich op het Besluit RO:

• 1 Een visie, plan, besluit en verordening als bedoeld in artikel 1.2.1, eerste lid, in voorkomend geval met de daarbij behorende toelichting of onderbouwing, worden elektronisch vastgesteld. Van een zodanig elektronisch document wordt tevens een papieren versie gemaakt.

• 2 Indien de inhoud van een elektronisch document als bedoeld in het eerste lid tot een andere uitleg aanleiding geeft dan de papieren versie, is het eerstgenoemde document beslissend.

In de beleving de collega's van RO moet er altijd gewaarmerkt (dus met stempels) papieren exemplaar van het plan bewaard worden. Als informatiebeheerders staan we op het standpunt dat het papieren boekje incl. de kaarten onderdeel uitmaken van de besluitvorming en hierop vervanging van toepassing is.

Wij menen dat we met de toegepaste werkwijze op het goede spoor zitten, maar zijn wel heel benieuwd naar de werkwijze bij andere gemeenten.