Deze week kwam presidentskandidate Hillary Clinton negatief in het nieuws. Haar werd verweten dat ze als minister een eigen mailadres gebruikte, waardoor haar mails niet zijn opgeslagen in de centrale archieven. De zaak kwam aan het licht toen een congrescommissie van het Huis van Afgevaardigden een e-mail van haar wilde inzien over de aan val op het Amerikaanse consulaat in het Libische Benghazi, op 11 september 2011. Clinton wordt verweten geheimzinnig te hebben gehandeld vooral door de Republikeinen. Openheid doet ertoe, volgens Jeb Bush, die zelf honderdduizenden mails online heeft geplaatst uit de tijd dat hij gouverneur in Florida was.

Het feit dat overheidsmails in Nederland, inclusief die van bestuurders, vaak niet tot slecht worden gearchiveerd zal een gat slaan in ons collectieve geheugen. De Amerikaanse wetgeving is anders op dit gebied dan de Nederlandse. Daar is het tegen de regels en mogelijk in strijd met federale wetgeving om privé mail voor officiële correspondentie te gebruiken. Brieven en e-mails van regeringsfunctionarissen moeten volgens de Amerikaanse wet bewaard worden. Hierdoor kunnen ze later geraadpleegd worden door commissies van het Congres, historici en journalisten. Dat draagt bij aan de transparante overheid, een doelstelling zoals die onder anders is geformuleerd in Actieplan Open overheid

Het niet registreren van e-mails bij Nederlandse overheidsadministraties is het laatste decennium een bekend fenomeen. De registraties van e-mails van burgers en bedrijven zullen steeds meer in zaaksystemen gaan plaatsvinden. Een verplichting tot registratie kennen we in Nederland niet, zeker niet voor bestuurders en ongestructureerde processen. De typekamer van weleer is voor het grootste deel vervangen door e-mailverkeer. Maar.... registratie van e-mails, dat wordt nog steeds heel vaak achterwege gelaten.

Zaken komen vaak aan het licht als het te laat is en de informatie niet meer te produceren is. Waar is toch het bankafschrift gebleven, die de miljoenendeal van Teeven, moest bevestigen ? Als gevolg van verlopen bewaartermijnen en veranderingen van ICT-systemen bleek het afschrift onvindbaar.

Verplichte archiveren van e-mails, is het geen tijd voor nieuwe wetgeving in Nederland ? Wat betekent de nieuwe Wet Open Overheid in dit verband, met andere woorden wat valt er nog openbaar te maken ?

Gerelateerde discussie:

Vernietiging, de beste remedie tegen openbaarheid