BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Overheidsmails en de transparantie overheid
Deze week kwam presidentskandidate Hillary Clinton negatief in het nieuws. Haar werd verweten dat ze als minister een eigen mailadres gebruikte, waardoor haar mails niet zijn opgeslagen in de centrale archieven. De zaak kwam aan het licht toen een congrescommissie van het Huis van Afgevaardigden een e-mail van haar wilde inzien over de aan val op het Amerikaanse consulaat in het Libische Benghazi, op 11 september 2011. Clinton wordt verweten geheimzinnig te hebben gehandeld vooral door de Republikeinen. Openheid doet ertoe, volgens Jeb Bush, die zelf honderdduizenden mails online heeft geplaatst uit de tijd dat hij gouverneur in Florida was.
Het feit dat overheidsmails in Nederland, inclusief die van bestuurders, vaak niet tot slecht worden gearchiveerd zal een gat slaan in ons collectieve geheugen. De Amerikaanse wetgeving is anders op dit gebied dan de Nederlandse. Daar is het tegen de regels en mogelijk in strijd met federale wetgeving om privé mail voor officiële correspondentie te gebruiken. Brieven en e-mails van regeringsfunctionarissen moeten volgens de Amerikaanse wet bewaard worden. Hierdoor kunnen ze later geraadpleegd worden door commissies van het Congres, historici en journalisten. Dat draagt bij aan de transparante overheid, een doelstelling zoals die onder anders is geformuleerd in Actieplan Open overheid
Het niet registreren van e-mails bij Nederlandse overheidsadministraties is het laatste decennium een bekend fenomeen. De registraties van e-mails van burgers en bedrijven zullen steeds meer in zaaksystemen gaan plaatsvinden. Een verplichting tot registratie kennen we in Nederland niet, zeker niet voor bestuurders en ongestructureerde processen. De typekamer van weleer is voor het grootste deel vervangen door e-mailverkeer. Maar.... registratie van e-mails, dat wordt nog steeds heel vaak achterwege gelaten.
Zaken komen vaak aan het licht als het te laat is en de informatie niet meer te produceren is. Waar is toch het bankafschrift gebleven, die de miljoenendeal van Teeven, moest bevestigen ? Als gevolg van verlopen bewaartermijnen en veranderingen van ICT-systemen bleek het afschrift onvindbaar.
Verplichte archiveren van e-mails, is het geen tijd voor nieuwe wetgeving in Nederland ? Wat betekent de nieuwe Wet Open Overheid in dit verband, met andere woorden wat valt er nog openbaar te maken ?
Gerelateerde discussie:
Vernietiging, de beste remedie tegen openbaarheid
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Nieuwsbericht in NRC d.d. 14 maart 2014
Hoe digitale overheidsinformatie verdwijnt....
http://www.nrc.nl/handelsblad/van/2015/maart/14/hoe-digitale-overhe...
-
Permalink Antwoord van d635nk op
-
Jammer, maar dit artikel lees ik nog wel eens via via. Ik ga geen account aanmaken om het bericht volledig te kunnen lezen.
-
Permalink Antwoord van Tineke Rouschop op
-
De nieuwe Wet open overheid kent (in tegenstelling tot de Wob en de Archiefwet) wel een strafbepaling.
Artikel 8.1 Strafbepaling
1. Hij die opzettelijk een of meer documenten aan de werking van deze wet onttrekt, daaraan opzettelijk medewerking verleent, of daartoe opdracht geeft, wordt gestraft met gevangenisstraf van ten hoogste vier jaren en zes maanden of geldboete van de vijfde categorie.
2. Het in het eerste lid strafbaar gestelde feit is een misdrijf.
Memorie van Toelichting
Artikel 8.1 Strafbepaling De rechtspraak biedt een voorbeeld van een bestuursorgaan dat hangende een Wob-procedure de gevraagde informatie onderbracht bij een particulier bureau om te kunnen betogen dat het niet (meer) over de desbetreffende informatie beschikte. De vraag of publieke informatie al dan niet moet worden verstrekt, moet worden beoordeeld op basis van de criteria van deze wet. Het moedwillig onttrekken van informatie aan de werking van deze wet, bijvoorbeeld door deze zoek te maken of het bestaan ervan tegen beter weten in te ontkennen, levert een met fraude vergelijkbaar ontoelaatbaar gedrag op.
In de behandeling van het wetsvoorstel in de Kamer (commissie en plenair) heb ik over dit artikel geen reacties gehoord; dus is neem aan dat dit niet omstreden is en ingevoerd zal worden. Misschien gaat dit helpen om het 'onttrekken aan registratie' tegen te gaan? Ik las in een artikel van Alistair Tough (bijgaand) dat Tony Blair in zijn memoires constateerde dat onder zijn regering (waarin de Freedom of Information wetgeving werd ingevoerd) er juist steeds meer aan de openbaarheid werd onttrokken, onder meer door het gewoon niet meer vast te leggen....
- Bijlagen:
-
-
Bij Waterschap Brabantse Delta wordt geen onderscheid gemaakt in het type document dat in het archiefsysteem (Corsa) moet worden opgenomen, daar zijn de interne kwaliteitsrichtlijnen en vuistregels duidelijk in. Alles wat bewijs- en informatiewaarde heeft moet in de betreffende 'zaak' worden opgenomen. Opnemen van mails in het DMS gaat door middel van een plug-in; de medewerker hoeft maar een paar gegevens in te vullen in een snel-registratiescherm.
Hoe dan ook, het naleven van een archiveringsplicht zal m.i. altijd een combinatie blijven van hulpmiddelen, wetgeving, processen, procedures, bedrijfscultuur en persoonlijke (taak)opvatting. Waarbij ik geneigd ben de cultuuraspecten steeds belangrijker te vinden. Ik vermoed dat veel mensen de afweging maken 'wat schiet ik ermee op of wat riskeer ik', en zich niet primair laten leiden door het 'algemeen belang'. In dat licht bezien kan 'straffen' (of nog mooier: 'belonen'!) misschien wel enigszins helpen. Tijd voor gedragswetenschappelijk onderzoek naar archivering?
-
Permalink Antwoord van Henk Sligman op
-
@Tineke en dit staat in het wetboek van strafrecht.
Wetboek van Strafrecht – Boek 2
Titel XXVIII. Ambtsmisdrijven
Artikel 361
1. De ambtenaar of een ander met enige openbare dienst voortdurend of tijdelijk belast persoon, die opzettelijk zaken bestemd om voor de bevoegde macht tot overtuiging of bewijs te dienen, akten, bescheiden of registers, welke hij in zijn bediening onder zich heeft verduistert, vernielt, beschadigt of onbruikbaar maakt, of toelaat dat zij door een ander worden weggemaakt, vernield, beschadigd of onbruikbaar gemaakt, of die ander daarbij als medeplichtige ter zijde staat, wordt gestraft met gevangenisstraf van ten hoogste vier jaren en zes maanden of geldboete van de vijfde categorie.
-
-
Ondanks alle wetgeving, stringent of niet, is de praktijk vaak anders, zie ook dit nieuwsbericht in Der Volkskrant over Jeb Bush, die ook een privé mailadre heeft gebruikt.
Overigens de berichtgeving dat laag geschoolde DIV'ers dit soort problemen veroorzaken zoals Doortje Smithuijsen in de NRC van gisteren bericht heeft me bijzonder gestoord, de dominante rol van ICT in organisaties is in dit artikel onderbelicht, lees het rapport Elias bijvoorbeeld. http://www.volkskrant.nl/buitenland/gouverneur-jeb-bush-gebruikte-z...
-
-
Verwijzing naar blog digitaal dement
http://www.vbds.nl/?s=Digitaal+dement&x=0&y=0
-
-
@ Yvonne, volledig mee eens. en misschien nog sterker DIV houdt zich aan "regels" m.b.t. "informatiehuishouding" legt die ook op aan "de organisatie" (middels een collegebesluit) (dus geen DIV besluit) maar het schijnt dat ICT zich daar vervolgens niet aan wil en gaat houden.
Overigens de berichtgeving dat laag geschoolde DIV'ers dit soort problemen veroorzaken zoals Doortje Smithuijsen in de NRC van gisteren bericht heeft me bijzonder gestoord, de dominante rol van ICT in organisaties is in dit artikel onderbelicht
-
Permalink Antwoord van Eric Burger op
-
Het is mij ook opgevallen in dat artikel. Maar bij herlezen blijkt toch vooral dat de journalist geen enkele eigen opvatting ventileert en volledig afgaat op anderen. De mening over DIVers is ook niet van haar, maar van Eric Hennekam (let op de aanhalningstekens):
Bij overheidsinstellingen zijn zogeheten DIV’ers (documentaire informatie voorzieningsmedewerkers) verantwoordelijk voor de digitale archivering. En juist bij die mensen gaat het mis, zegt archiefspecialist Hennekam. De DIV’ers die op de ministeries verantwoordelijk zijn voor het archief zijn volgens hem „bijzonder laaggeschoold” en veroorzaken „allerlei problemen”.
De oplossingen die het artikel (ook weer namens geinterviewden) voordraagt zijn:
- archiveren aan de voorkant (Jeurgens;
- één verantwoordelijke persoon/instelling voor ministeriele archieven (Hennekam)
- inhaalslag overheidsarchieven vwb programma's (in de zin van applicaties? projecten? niet helder) (Engelhard)
- kennis van zaken vernieuwen (Engelhard).
Los van realiseren van 'archiveren aan de voorkant' is er nauwelijks sprake van rol ICT in dit verhaal.
-
-
@Eric, je hebt gelijk, bij Digital wordt de uitspraak van Hennekam als volledig Her spoor bijster geclassificeerd
http://www.digital.nl/nieuws/20150316-digitale-archivering-eventjes...
Waarom bevraagt de NRC altijd dezelfde club mensen, niet bijvoorbeeld de SOD ?
-
-
In het kader van transparantie (onderwerp van deze discussie) een vraag. Ik klikte zojuist op een link van een bericht van Marco Klerks (over Eric Hennekam zag ik in het eerste stukje tekst), maar het bericht blijkt verwijderd. Kan iemand mij zeggen door wie het is verwijderd en om welke reden?
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Door mijzelf. Ik twijfelde of ik de situatie wel goed inschatte. Met name het artikel van Digital waar Yvonne naar verwijst zette mij aan het denken. Ik las dat artikel pas nadat ik mijn reactie had geplaatst. Mijn reactie heeft maar een kwartier op de website gestaan, maar ik zie dat Twitter hem toch opgepakt heeft.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- 3
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
