BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Overheidsmails en de transparantie overheid
Deze week kwam presidentskandidate Hillary Clinton negatief in het nieuws. Haar werd verweten dat ze als minister een eigen mailadres gebruikte, waardoor haar mails niet zijn opgeslagen in de centrale archieven. De zaak kwam aan het licht toen een congrescommissie van het Huis van Afgevaardigden een e-mail van haar wilde inzien over de aan val op het Amerikaanse consulaat in het Libische Benghazi, op 11 september 2011. Clinton wordt verweten geheimzinnig te hebben gehandeld vooral door de Republikeinen. Openheid doet ertoe, volgens Jeb Bush, die zelf honderdduizenden mails online heeft geplaatst uit de tijd dat hij gouverneur in Florida was.
Het feit dat overheidsmails in Nederland, inclusief die van bestuurders, vaak niet tot slecht worden gearchiveerd zal een gat slaan in ons collectieve geheugen. De Amerikaanse wetgeving is anders op dit gebied dan de Nederlandse. Daar is het tegen de regels en mogelijk in strijd met federale wetgeving om privé mail voor officiële correspondentie te gebruiken. Brieven en e-mails van regeringsfunctionarissen moeten volgens de Amerikaanse wet bewaard worden. Hierdoor kunnen ze later geraadpleegd worden door commissies van het Congres, historici en journalisten. Dat draagt bij aan de transparante overheid, een doelstelling zoals die onder anders is geformuleerd in Actieplan Open overheid
Het niet registreren van e-mails bij Nederlandse overheidsadministraties is het laatste decennium een bekend fenomeen. De registraties van e-mails van burgers en bedrijven zullen steeds meer in zaaksystemen gaan plaatsvinden. Een verplichting tot registratie kennen we in Nederland niet, zeker niet voor bestuurders en ongestructureerde processen. De typekamer van weleer is voor het grootste deel vervangen door e-mailverkeer. Maar.... registratie van e-mails, dat wordt nog steeds heel vaak achterwege gelaten.
Zaken komen vaak aan het licht als het te laat is en de informatie niet meer te produceren is. Waar is toch het bankafschrift gebleven, die de miljoenendeal van Teeven, moest bevestigen ? Als gevolg van verlopen bewaartermijnen en veranderingen van ICT-systemen bleek het afschrift onvindbaar.
Verplichte archiveren van e-mails, is het geen tijd voor nieuwe wetgeving in Nederland ? Wat betekent de nieuwe Wet Open Overheid in dit verband, met andere woorden wat valt er nog openbaar te maken ?
Gerelateerde discussie:
Vernietiging, de beste remedie tegen openbaarheid
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van d635nk op
-
Nieuwe wetgeving? Onderstaand artikel uit de Archiefwet zegt toch al genoeg? Of niet?
Artikel 3
De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Edward, was jij vandaag ook in Nieuwegein ? De teneur van het ochtendprogramma kan m.i. worden samengevat onder de noemer dat de overheidsinformatie niet op orde is. Een van de oorzaken in mijn optiek is de gehele vrijblijvendheid in de huidige wetgeving, die niet matcht met de verdergaande digitalisering van de informatiehuishouding, keteninformatie en de ambitie om een transparante overheid te zijn. Informatie is overal en tegelijkertijd nergens. De gehele desinteresse voor dit onderwerp verergert de situatie nog meer, who cares ? Blijkbaar zijn in Amerika dit soort zaken wat minder vrijblijvend geregeld ook om echt transparantie van de overheid af te dwingen. Ik twijfel of een Nederlandse bestuurder echt onder de indruk is van een artikel 3 van een Archiefwet. Wat is immers het risico ?
Ben ook zeer benieuwd hoe het verder gaat met het bonnetje van Opstelten en de printscreen, die is opgedoken....
-
-
Even een opmerking over jouw eerste reactie, je zegt aan het einde welke bestuurder nu echt onder de indruk is van artikel 3 van de Archiefwet. Ik denk dat sinds gisteren in elk geval twee mensen onder de indruk zullen zijn door de commotie over een "verloren" bonnetje. Dit is een van de risico's, het abrupte einde van een bestuurlijke carriere. Een ander gevolg is natuurlijk geloofwaardigheid en vertrouwen.
Over jouw tweede reactie, hier zijn toch al wel voorbeelden van in de praktijk? Maar los daarvan ben ik benieuwd naar de handreiking.
Overigens denk ik dat nieuwe wetgeving ook geen enkele indruk zal maken bij bestuurders. Ik denk dat we zelf meer de dialoog aan moeten gaan met onze bestuurders en het bewustzijn moeten verhogen ten aanzien van het belang van het op orde brengen van een goede informatiehuishouding. Daar ben ik nu in Middelburg al mee bezig.
-
-
1. Wat Opstelten en Teeven betreft lijkt het wat ons vakgebied betreft meer op het spreekwoord als het kalf verdronken is dempt men de put. Overigens is het een drama voor beide bewindspersonen, maar gaat er iets veranderen op het gebied van informatiehuishouding van het Ministerie ? Is dit nu een onderwerp in het SIO ?
2. De baseline informatiehuishouding is de beste handreiking op dit moment.
3. Als wetgeving consequenties zou hebben zoals bij Hilary Clinton en Opstelten/Teeven maakt het wel indruk. Maar zolang die vrijblijvendheid er is....
Lukt het in Middelburg wel om e-mails van bestuurders systematisch in systemen op te nemen ? Is er kanaalsturing bij het college ?
-
Permalink Antwoord van Eric Burger op
-
Even los van de bonnetjeaffaire (moeten we misschien een apart topic van maken?):
Ik ben het eens met andere reacties: voor het opslaan en archiveren hebben we geen andere wetgeving nodig. Wat me wel opvalt in mijn contacten met DIV-medewerkers is de volstrekt achterhaalde werkwijze, procedures en vooral technieken die ingezet worden om e-mailberichten in een dossier te krijgen.
Het kan toch niet waar zijn dat je mensen in een organisatie op pad stuurt met de boodschap ‘laat ze de mails printen, maar gescheiden in inkomende en uitgaande berichten, zodat je ze ook gescheiden weer kunt scannen en in je DMS systeem archiveren.’ Ook de functionaliteiten van verschillende veel gebruikte DMS-systemen zelf schieten te kort, of anders de implementatie en het onderhoud. Hoe vaak hoor ik niet dat de bij behorende Outlook plugins niet of niet voldoende werken?
Los daarvan, het is absurd dat DIV-medewerkers een rol spelen in de e-mailarchivering van hun collega ambtenaren. Ik weet dat DIVers vaak ‘een digitale achterstand’ hebben in de registratie van deze berichten. En eigenlijk zijn ze dan nog goed af, want stel dat echt iedere ambtenaar al zijn of haar te archiveren e-mails zou aanbieden? Dan zou de DIV-afdeling overspoeld worden. Dus eigenlijk is het algehele gebrek aan succes van deze methode nog net de redding voor deze hardwerkende registreerders.
Procedures en functionaliteiten die voorstaan om een mail door te zenden aan een persoon die vervolgens tal van velden gaat invullen kunnen gezien de volumes waar het vandaag om gaat niet serieus voorgesteld, toegepast en gehandhaafd worden. Met dat DMS en die doorzend-knop in Outlook gaan we het niet redden. Iedere geautomatiseerde of gebruikersvriendelijke oplossing die in staat is meer e-mailberichten veilig te stellen is daarmee dus beter dan andere.
-
-
@Edward en Erik, beiden bedankt voor het meedenken.Over artikel 16 van de archiefregeling bestaat nog altijd grote onduidelijkheid, wat betekent het in de praktijk. Daar komt een handreiking voor komend jaar.Misschien moeten we dat ook eens doen met artikel 3 uit wetgeving van het jaar 1995, anders blijven we voortsukkelen en heel veel tijd steken in zaken die veel minder van belang zijn zoals het eeuwig bewaren van digitale agenda's van bestuurders.
-
-
Hier hebben we afspraken gemaakt over de registratie van e-mails van bestuurders.
Yvonne Welings zei:1. Wat Opstelten en Teeven betreft lijkt het wat ons vakgebied betreft meer op het spreekwoord als het kalf verdronken is dempt men de put. Overigens is het een drama voor beide bewindspersonen, maar gaat er iets veranderen op het gebied van informatiehuishouding van het Ministerie ? Is dit nu een onderwerp in het SIO ?
2. De baseline informatiehuishouding is de beste handreiking op dit moment.
3. Als wetgeving consequenties zou hebben zoals bij Hilary Clinton en Opstelten/Teeven maakt het wel indruk. Maar zolang die vrijblijvendheid er is....
Lukt het in Middelburg wel om e-mails van bestuurders systematisch in systemen op te nemen ? Is er kanaalsturing bij het college ?
-
-
Wellicht 1 zoekstysteem als schild over alle informatiesystemen?
Eric Burger zei:Even los van de bonnetjeaffaire (moeten we misschien een apart topic van maken?):
Ik ben het eens met andere reacties: voor het opslaan en archiveren hebben we geen andere wetgeving nodig. Wat me wel opvalt in mijn contacten met DIV-medewerkers is de volstrekt achterhaalde werkwijze, procedures en vooral technieken die ingezet worden om e-mailberichten in een dossier te krijgen.
Het kan toch niet waar zijn dat je mensen in een organisatie op pad stuurt met de boodschap ‘laat ze de mails printen, maar gescheiden in inkomende en uitgaande berichten, zodat je ze ook gescheiden weer kunt scannen en in je DMS systeem archiveren.’ Ook de functionaliteiten van verschillende veel gebruikte DMS-systemen zelf schieten te kort, of anders de implementatie en het onderhoud. Hoe vaak hoor ik niet dat de bij behorende Outlook plugins niet of niet voldoende werken?
Los daarvan, het is absurd dat DIV-medewerkers een rol spelen in de e-mailarchivering van hun collega ambtenaren. Ik weet dat DIVers vaak ‘een digitale achterstand’ hebben in de registratie van deze berichten. En eigenlijk zijn ze dan nog goed af, want stel dat echt iedere ambtenaar al zijn of haar te archiveren e-mails zou aanbieden? Dan zou de DIV-afdeling overspoeld worden. Dus eigenlijk is het algehele gebrek aan succes van deze methode nog net de redding voor deze hardwerkende registreerders.
Procedures en functionaliteiten die voorstaan om een mail door te zenden aan een persoon die vervolgens tal van velden gaat invullen kunnen gezien de volumes waar het vandaag om gaat niet serieus voorgesteld, toegepast en gehandhaafd worden. Met dat DMS en die doorzend-knop in Outlook gaan we het niet redden. Iedere geautomatiseerde of gebruikersvriendelijke oplossing die in staat is meer e-mailberichten veilig te stellen is daarmee dus beter dan andere.
-
-
@Edward, chapeau !!!!
Edward van Unnik zei:Hier hebben we afspraken gemaakt over de registratie van e-mails van bestuurders.
Yvonne Welings zei:1. Wat Opstelten en Teeven betreft lijkt het wat ons vakgebied betreft meer op het spreekwoord als het kalf verdronken is dempt men de put. Overigens is het een drama voor beide bewindspersonen, maar gaat er iets veranderen op het gebied van informatiehuishouding van het Ministerie ? Is dit nu een onderwerp in het SIO ?
2. De baseline informatiehuishouding is de beste handreiking op dit moment.
3. Als wetgeving consequenties zou hebben zoals bij Hilary Clinton en Opstelten/Teeven maakt het wel indruk. Maar zolang die vrijblijvendheid er is....
Lukt het in Middelburg wel om e-mails van bestuurders systematisch in systemen op te nemen ? Is er kanaalsturing bij het college ?
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Met een zoekschil heb je nog niet je archiefbeheer geregeld. Ja, je kunt de boel vinden, maar bijvoorbeeld selectie en waardering en verduurzamen kun je niet met een search engine. Met andere woorden, je kunt de boel niet in Outlook laten staan. Je zult het in een archiefbeheersysteem moeten opnemen (of je e-mailsysteem flink verbouwen).
De vraag is dan wel hoe dat archiefbeheersysteem eruit moet zien en hoe je het beheer hierover gaat inrichten. Onze methodieken rondom selectie en waardering zijn bijvoorbeeld nog erg gericht op procesgebonden informatie, maar e-mailprogramma's zijn dat zelden. Je kunt proberen om alsnog een link te leggen tussen je processen en alle e-mails, maar dit wordt een enorm dure klus, ook na inzet van kunstmatige intelligentie. Ik zou er dan eerder voor kiezen om e-mails een minimum-bewaartermijn te geven en voor een aantal afzenders, ontvangers, trefwoorden, etc. te bepalen dat hiervoor een langere bewaartermijn geldt. Zoiets. Het is verre van waterdicht, maar wel nog begrijpelijk, betaalbaar, uitvoerbaar en te verantwoorden.
Overigens ben ik het niet een met de stelling dat de Archiefwet te vrijblijvend is. Dat "ding" wil dat wij álle informatie in goede, geordende en toegankelijke staat houden. Álle informatie?! Dit is de 21ste eeuw! Weet je wel hoeveel dat is en wat daarvoor nodig is?! Ik vind de Archiefwet juist ongericht en daardoor onhaalbaar. Als je hem minder vrijblijvend wilt maken, dan moet je iets van boetes en dwang erin gaan zetten. Maar dan kan iedere overheidsorganisatie in de buidel tasten. Misschien is het een idee om een "Wet op de bestuurlijke agenda's en e-mails" op te stellen dat wel gericht en niet vrijblijvend is?
-
Permalink Antwoord van Henk Sligman op
-
Misschien is het een idee om de nieuwe concept ontwerp "selectie" lijst (VNG) op de (landelijke) politiek bestuurlijke agenda te plaatsen?? Deze "regeling" heeft de "waardering" van informatie in zich. Er staan al meerdere aangelegenheden op met "B" daar kan wel het e.e.a. aan toegevoegd worden. (o.a. integrale mail archief en agenda over de "zittingsperiode")
grondslag is "voor de organisatie belangrijke personen" Laten we maar een lijstje maken bv:
Burgemeester?
wethouders?
Griffier?
Gemeentesecretaris?
Gemeentearchivaris?
-
-
@Marco
Interessante suggesties over recordsmanagement in emailprogrammas! Laat de nieuwste RM functionalteit in Microsoft Office 365 nu juist dat bieden in Exchange. Inderdaad mis je dan de band met het proces. Maar in ieder geval kan je termijnen stellen.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- 3
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
