Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 12 Februari 2012 op 17.20

Zie ook deze blog over het belang van informatievaardigheden bij HNW.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Julia Romijn-Wixley op 13 Februari 2012 op 11.45

Goeie en hele actuele vraag: HOE maak je de verandering? Het verschil tussen uitvoerend en adviserend/consulent en functioneel beheer wordt steeds groter binnen de DIV. Maar hoe beleg je dat in je organisatie? En hoe regel je competentie ontwikkeling? Ik ben ook benieuwd naar ervaringen van collega´s!

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Sven Blom | KBenP op 14 Februari 2012 op 9.42

Interessant en een grote uitdaging, maar misschien toch niet zo heel ingewikkeld. Die stip op de horizon van hoe e.e.a. in de ideale wereld zou moeten zijn die kennen we denk ik allemaal wel. We moeten aan de slag!

Onderstaand is mijn ervaring en niet bedoelt als commerciële uiting, Maar ik ben nou eenmaal adviseur, dus het gaat over de wijze waarop ik opdrachten uitvoer.

Puur vanuit mijn persoonlijke ervaring merk ik dat het toch vooral een kwestie van doen is. Ik zie nog altijd veel plannen, visies e.d. terwijl men simpelweg aan de slag moet.Je kan je jaren blindstaren op uitzonderingen, of simpelweg vandaag beginnen met de 80% die je wel kan doen!

Vaak worden de medewerkers op de achtergrond gehouden terwijl enkele experts 'wel even bedenken' hoe het moet. Laat de medewerkers meedoen, meedenken en geef ze verantwoordelijkheid. Dit is het nieuwe leren, en werkt m.i. beter dan klassikaal een brede opleiding informatiemanagement.

In de opleidingen die ik geef ligt hier dan ook de focus op. De medewerkers gaan zelf aan de slag: uitzoeken, inlezen, navragen, schrijven, presenteren, overleggen, etc. Het doel is de organisatie ingaan, laten zien wat je kan en wat je doet en samen in gesprek om oplossingen te bedenken. Precies de competenties van de nieuwe DIVer. Medewerkers voelen de waardering, nemen meer verantwoordelijkheid en worden langzaam een klein beetje adviseur. Zijn ze daarna DIVer 2.0 proof? Nee, maar er is een begin en op vele vragen is een antwoord!

Bij de trajecten waar ik betrokken rondom zaakgericht werken ben richten we vaak in korte tijd een systeem generiek in. Houd het daarbij heel, heel simpel en focus op zeer basale generieke ondersteuning van het systeem. Hierdoor ontstaat de mogelijkheid voor medewerkers om zelf de dossieropbouw te doen tijdens het proces. Daarna is het vooral een kwestie van de lange adem. De organisatie opleiden, bewustmaken, verwachtingen managen, soms wat controleren en bijsturen. Veel DIV medewekers kunnen dit prima, maar dan moet je ze wel de kans geven om het ook echt te doen. Een glimlach wil hier nog weleens bij helpen :) Verantwoordelijkheid moet je misschien verdienen, maar zonder de mogelijkheden krijg je daar moeilijk de kans toe.

Op verzoek bijgevoegd: informatie over de cursus en een artikel over het nieuwe leren (DIVer, een verloren beroep). Hopelijk kunnen jullie hier iets mee...

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 14 Februari 2012 op 10.15

Ik wil nog een ander (minder belangrijk) punt toevoegen, te weten andere werktijden.

Enige tijd geleden had de post het plan opgevat om niet meer op maandag te bezorgen. Waarom zou een gemeente dan op maandag de postkamer en DIV op volle sterkte bemannen en bevrouwen ? De verschuiving van de ATV vrijdag naar maandag ?

Gisterenavond las ik in de NRC dat de twitterambtenaren van de belastingdienst op vijf uur vrijdag naar huis gaan. De belastingdienst wil met een hashtag beter inspelen op de vragen van burgers, maar stoppen op vrijdagmiddag. Ik vermoed dat de vragen meer in  het weekend zullen worden gesteld.

Het HNW en de andere interacties met burgers en ambtenaren zullen voor iedereen in een organisatie gevolgen hebben.

 

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Robin Lassche op 17 Februari 2012 op 16.37

Als DIV afdelingen blijven vasthouden aan slechts het registreren van post en overige klassieke div-taken, zullen zij op den (korte) duur hun relevantie in een gemeentelijke organisatie verliezen. Zo simpel is het volgens mij. 

 

Van deze harde constatering moet iedere DIV-medewerker zich terdege bewust zijn. Gelukkig zijn de meesten zich daarvan bewust. Dat bewustzijn vormt de beste motivatie om te willen meedenken over de nodige veranderingen binnen het vakgebied.

 

Waar het om gaat is dat DIV afdelingen een goed beeld ontwikkelen van alle kanalen waardoor informatie stroomt binnen een organisatie en alle media die daarbij worden gebruikt. Dat zijn er anno 2012 heel wat. Gestuurd vanuit de expertise van DIV-medewerkers dienen ambtenaren bewust gemaakt te worden dat het gebruik van bepaalde media voor het opmaken of ontvangen van informatie consequenties heeft voor de dossiervorming. Hoe nemen we een twitterbericht op in een dossier? Hoe archiveren we een SMS-bericht? Als ambtenaren zich bewust zijn van deze consequenties, zullen zij wellicht een andere afweging maken bij het kiezen voor een bepaald medium om informatie de wereld in te helpen. Aan de andere kant moet vanuit het vakgebied goed nagedacht worden op welke manier je daadwerkelijk een Tweed of welk ander vluchtig medium toch duurzaam kan bewaren.  

 

@Sven, ik ben het helemaal met je eens! Vanuit de archivistische vakkennis die aanwezig is bij DIV-medewerkers moet je hen betrekken bij de beleidsontwikkelingen rond het nieuwe DIV-vak, waarbinnen de hierboven genoemde aspecten slechts een detail vormen. Het is een gemiste kans wanneer deze expertise genegeerd wordt. Bovendien heeft het een stimulerende werking en wordt het verantwoordelijkheidsgevoel bij DIV-medewerkers enorm getriggerd wanneer je hen een actieve rol toebedeelt in dit proces.

• ▶ Beantwoorden

▶ Antwoorden op discussie