BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Opschonen crematie- en begrafenisdossiers
Momenteel ben ik bezig met het opschonen van crematie- en begrafenisdossiers vanaf het jaar 2000. Deze dossiers zijn destijds in het geheel gearchiveerd in het SSA om ze later ook in het geheel te kunnen vernietigen. Maar in 2012 is bepaald dat er een begraaf- en crematieregister moet worden bewaard.
Bij de herziening van de selectielijst 1996 in 2012 is door de Raad van Cultuur geadviseerd de begraafregisters niet te vernietigen:
Categorie 5 van paragraaf 3.8 van de lijst heeft betrekking op lijkbezorging.
Begraaf- en crematieregisters vormen een belangrijke historische bron en worden dan ook voor bewaring aangewezen. Hoe deze registers heden ten dage zijn opgebouwd en welke gegevens daarin worden vastgelegd, is de Raad niet bekend.
Nu hebben we een aanpak waar ik sterk mijn twijfels over heb. Deze is als volgt:
Stukken vernietigen na 7 jaar:
Aankoopformulier Grondplaat
Aankoopformulier Sierurn
Aan rouwvervoerders en uitvaartondernemers
Aanvraagformulier Crematie
Asbestemming correspondentie
Bestelformulieren
E-mails over de dienst of over de steen/as
Facturen/pakbonnen
Gegevens t.b.v. nota crematie
Formulier overdracht overledene en eventuele bezittingen
Koffiekamerlijst (briefje met hoeveelheden bestelde dranken en eten)
Kopie legitimatie
Logboek plechtigheden
Opdrachtformulier ovenist
Ontvangstverklaring
Verlof tot lijkbezorging
Verlof tot crematie
Verlof tot begraven
Informatiedragers (USB, Minidisc etc)
Stukken bewaren:
Registratieformulier (met registratienummer)
Brondocument crematie
Crematieverklaring
Document ingevolge Wet op de lijkbezorging Hfdst 2, artikel 8
Dit houdt in dat we fysieke dossiers creëren met 2 á 3 documenten per overleden persoon. Bovendien is het opschonen veel werk, terwijl deze stukken vóór 2012 nog te vernietigen waren.
Daarnaast vraag ik me af wat er onder begraafregister wordt verstaan. Is dat het creëren van dossiers met diverse documenten of kan dit ook compacter? Bijv. d.m.v. een excellijst.
Iemand hier ervaring mee?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Izaak Becu op
-
Het begraafregister en crematieregister - zoals ik dat ken - heeft bij het bedrijf, waar ik heb gewerkt, verschillende vormen. Het begraafregister in boekvorm en het crematieregister in de vorm van grote archiefkaarten (A4 karton).
De belangrijkste gegevens die werden geregistreerd, waren (begraven):
- de volledige naam
- het geslacht
- de geboortedatum
- datum overlijden
- het grafnummer en kistnummer
- de datum ruiming graf
Bij het cremeren:
- de volledige naam
- het geslacht
- de geboortedatum
- datum overlijden
- het registratienummer van de crematie
- de datum crematie
Voor de inwerkingtreding van de Wet op de Lijkbezorging kon de gemeentelijke overheid of kerkelijke instantie zijn eigen normen stellen.
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
het kan handig zijn om navraag te doen bij de afdeling die begrafenissen behandelt; mogelijk hebben zij een applicatie waarin eea wordt bijgehouden.
-
-
jack karelse zei:het kan handig zijn om navraag te doen bij de afdeling die begrafenissen behandelt; mogelijk hebben zij een applicatie waarin eea wordt bijgehouden.
Zij hebben inderdaad een applicatie genaamd Uitvaartsuite. Hier wordt inderdaad alles bijgehouden als het gaat om personen die daar begraven of gecremeerd zijn. Vandaar dat ik ook mijn twijfels heb bij het opschonen van fysieke dossiers. Alleen weet ik niet of dit afdoende is om het een begraaf- en crematieregister te noemen. Daarnaast is papier nog steeds leidend bij ons.
Dus vragen waar ik tegen aan loop zijn:
- Is hetgeen wat in de taakapplicatie staat afdoende om het een begraaf- en crematieregister te laten zijn?
- Kan je de papieren dossiers vernietigen als er geen vervanging is? Of is dit niet relevant, omdat een begraaf- en crematieregister niet per definitie een papieren dossier is?
-
-
Als er geen vervangingsbesluit is, is het papier leidend.
Het betekent in alle gevallen, dat het dossier pas kan worden gesloten als het hele proces is afgesloten. Als het graf is geruimd, de bezittingen op of rond het graf aan de eigenaren zijn terug gegeven of als teruggave niet mogelijk is en een wachttijd van één jaar in acht is genomen. In het laatste geval gaat het eigendomsrecht van de objecten bij of naast een graf over op de eigenaar van het graf of een andere partij.
Let wel: degene die is begraven, hoeft niet de eigenaar van het graf te zijn. Graven kunnen ook worden verhuurd.
Het is van belang om te weten, dat degene die begraven ligt geen rechtshandelingen meer kan uitoefenen. Teruggave is alleen mogelijk aan diegenen die in de rechten van de overledene zijn gestreden. Juristen noemen deze rechtsfiguur substitutie.
Het begraaf- en crematiegister wordt gevormd op basis van primaire gegevens in de contractenadministratie. In het tijdperk dat er nog geen computers waren, betekende dit dat er een dubbele administratie werd gevoerd. Als de gegevens in een applicatie zijn ingevoerd / verwerkt dat speciaal voor de uitvaartbranche is ontworpen, kan vanuit die applicatie een begraaf- of crematieregister (een rapportmodule) worden vervaardigd.
Het is belangrijk om de contractenadministratie en een begraaf- of crematieregister los van elkaar te zien.
Het begraaf- en crematieregister kan worden gebruikt om nabestaanden te informeren als de ruiming en dossiervernietiging (papier of digitaal) hebben plaatsgehad. De in het begraaf- en crematieregister bekende gegevens mogen niet zomaar worden gepubliceerd.
-
-
Als er een vervangingsbesluit voor handen is, is het raadzaam goed te kijken naar de wijze waarop dit besluit is geformuleerd. Er kan een datum worden genoemd vanaf wanneer het digitale archief leidend wordt genoemd. Dit kan betekenen dat een deel van het crematie- en gravenarchief tot die specifieke datum op papier blijft.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
