Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 23 Juni 2021 op 13.59

Gemeenten zijn niet verplicht om archieven van particuliere eigenaren op te nemen. De Archiefwet is gericht op overheidsarchieven. Wel is het wenselijk om bepaald cultuurhistorisch erfgoed veilig te stellen. Beperk je de opname tot de fysieke archiefbewaarplaats of ga je ook voor particulieren de digitale informatie duurzaam beheren?

Eenmaal opgenomen in de archiefbewaarplaats, vallen de archieven dan wel onder de Archiefwet, voor opname dus niet. ik kan je het nog verder juridisch duiden, mocht je daar behoefte aan hebben. Ben ook heel benieuwd hoe dat in de nieuwe Archiefwet wordt opgenomen. 

De keuze maak je in de Archiefverordening, die door de gemeenteraad is vastgesteld. Je kunt de gemeentearchivaris mandateren om archieven van particuliere eigenaren op te nemen. Wij hebben er bewust voor gekozen om die metrage te beperken tot vijf meter per archief en boven de vijf meter altijd een apart collegevoorstel van te maken. 

Je houdt het op deze manier transparant. Gemeenten hebben het op dit moment niet breed en even budget vrij maken voor 50 meter archief past nooit eventjes in een begroting. Hiermee hebben we een balans gevonden tussen enerzijds het belang van het cultureel erfgoed en anderzijds het belang van financiën. 

Zie voorbeeld gemeente Oisterwijk 2019:

Artikel 4. Opname in de archiefbewaarplaats van bescheiden van particulieren

Het college van burgemeester en wethouders kan bescheiden van instellingen of personen, ongeacht hun vorm, in de archiefbewaarplaats opnemen als deze naar zijn oordeel van historische waarde zijn, en de rechthebbenden de bescheiden door schenking of bruikleen ter beschikking stellen.

Met de toelichting

Artikel 4. Opname in de archiefbewaarplaats van bescheiden van particulieren

Veel particulieren, zoals personen, families, bedrijven, verenigingen, geloofsgenootschappen, particuliere instellingen en stichtingen, hebben bescheiden (documenten, foto’s, prenten e.d.) met belangrijke historische waarde. Deze kunnen een goede aanvulling zijn voor de collectie van het gemeentearchief en kunnen daarmee een bredere kijk geven op het beeld van de maatschappij. Tevens kunnen bescheiden van particulieren een aanvulling vormen op overheidsarchieven over bijzondere gebeurtenissen of kwesties die van historisch belang zijn (zogenoemde ‘hotspots’). Als bescheiden van particulieren deze waarde hebben en opname naar oordeel van de gemeentearchivaris gewenst is, kunnen ze op grond van dit artikel worden opgenomen in de gemeentelijke archiefbewaarplaats. Overdracht aan de gemeente vindt plaats in de vorm van schenking, bruikleen of inbewaringgeving. Afspraken over o.a. de openbaarheid kunnen worden vastgelegd in een overeenkomst tussen de eigenaar en de beheerder van de archiefbewaarplaats (artikel 16 van de Archiefwet).

De gemeentearchivaris wordt gemandateerd tot opname. In dit mandaat is tevens bepaald dat indien de particuliere bescheiden een omvang hebben van meer dan 5 meter, het college beslist over de opname hiervan. De gemeentearchivaris adviseert het college ter voorbereiding van de besluitvorming.

In het mandaatregister hebben we de volgende bepaling opgenomen:

Onderwerp                      Akten

Bevoegdheid                     Het opmaken van (notariële) akten, die dienen als bewijs van het bestaan van een overeenkomst van bruikleen c.q. schenking, betreffende (gedeelten van) aan particulieren toebehorende archieven.                                  

Betrokken Orgaan              Burgemeester                                                   

Afdoeningmandaat             Algemeen directeur                                          

Ondermandaat                   Niet toegestaan

Toelichting                        Gemeentewet, artikel 171;.... 

• ▶ Beantwoorden

▶ Antwoorden op discussie