Toen de AVG in werking trad, waren er best wat vragen over openbaarheid van overgebrachte archieven. In oktober 2017 vroeg ik me af wat die wetenschapsuitzondering precies inhield.

Nu twee jaar later wordt door jurisprudentie steeds meer duidelijk wat de reikwijdte van de handeling van een archivaris in deze is. ECLI:NL:RVS:2020:251 bevat de uitspraak van een geschil tussen een onderzoeker naar de dossiers van niet-openbare dossiers, Bij de eerste lezing lijkt het Nationaal Archief in het ongelijk te worden gesteld, zo moeten ze de proceskosten betalen. Toch wordt het Nationaal Archief in het gelijk gesteld. Kernpunt is dat de onderzoeker zelf een inspanningsverplichting heeft om te bewijzen dat de personen uit de dossiers overleden zijn. Die inspanningsverplichting moet worden aangetoond met correspondentie bijvoorbeeld. Er zijn geen bewijzen van overlijden overlegd of toestemmingen van de personen zelf.

Het Nationaal Archief is in het ongelijk gesteld omdat er niet getoetst is op grond van de UAVG, maar niet om de dossiers te weigeren. Er wordt niet voldaan aan de voorwaarde van artikel 24, aanhef en onder c, van de UAVG de eerdere uitspraak in deze zaak van 24 december 2019, ECLI:NL:RVS:2019:4453 stand houdt. Toetsing op grond van de UAVG wordt voor archivarissen een standaard extra handeling.

Deze bijdrage kwam tot stand dankzij informatie van Erik Kraai.

Archiefwet 1995

Artikel 14

De archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten zijn, behoudens het bepaalde in de artikelen 15, 16 en 17, openbaar. Ieder is, behoudens de beperkingen die voortvloeien uit het in die artikelen bepaalde, bevoegd die archiefbescheiden kosteloos te raadplegen en daarvan of daaruit afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken.

Artikel 15

1. Bij de overbrenging van de in artikel 1, onder c 1° en 2°, bedoelde archiefbescheiden kan de zorgdrager, na advies van de beheerder van de archiefbewaarplaats, slechts beperkingen aan de openbaarheid stellen voor een bepaalde termijn en met het oog op:

a. de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;

b. het belang van de Staat of zijn bondgenoten;

Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG)

Artikel 22. Verwerkingsverbod bijzondere categorieën persoonsgegevens en algemene uitzonderingen uit verordening

1. Overeenkomstig artikel 9, eerste lid, van de verordening zijn verwerking van persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid verboden.

[…]

Artikel 24 Uitzonderingen voor wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden

Gelet op artikel 9, tweede lid, onderdeel j, van de verordening, is het verbod om bijzondere categorieën van persoonsgegevens te verwerken niet van toepassing, indien:

a. de verwerking noodzakelijk is met het oog op wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden overeenkomstig artikel 89, eerste lid, van de verordening;

b. het onderzoek, bedoeld in onderdeel a, een algemeen belang dient;

c. het vragen van uitdrukkelijke toestemming onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost; en

d. bij de uitvoering is voorzien in zodanige waarborgen dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad.