BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Opeenvolgende nummering bij de overdracht van de analoge zaken naar de archiefbewaarplaats
Hallo allemaal,
Op advies van een collega kom ik hier mijn vraag stellen om te kijken hoe andere organisaties hiermee omgaan.
Sinds 2 jaar werken wij zaakgericht met Zaaksysteem.nl. Van te voren werkte we met Corsa. Er heeft een conversie plaatsgevonden en al onze dossiers van Corsa zitten nu in het zaaksysteem.
Met de archiefinspecteur hebben wij de afspraak dat we 1x in de 2 jaar overbrengen omdat ons archief te klein is om 10 jaren blokken te creëren.
Op dit moment kunnen we niet overbrengen omdat onze archiefinspecteur een opeenvolgende nummering wilt hebben. Met zaakgericht werken is dit helaas niet mogelijk omdat bij het invoeren van het resultaat geen nieuwe nummering wordt gegenereerd.
Mijn vraag aan jullie is hoe gaan jullie hiermee om? Het kan net zo goed zijn dat jullie hier niet meer aan beginnen en dat er een vervangingsdocument wordt opgesteld. Ik probeer een wetsakrtikel te vinden waar letterlijk in staat dat een archief bij het overdragen / brengen een opeenvolgende nummering moet hebben. Ik kom niet verder dan dat een archief in een goede, geordende en toegankelijke staat moet zijn. ......
Alvast heel erg bedankt
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
Tsja, het is een oude manier van denken. Het nummer is niet meer dan een (plaatsings)nummer, toch?
Een opeenvolgende nummering geeft aardig zicht op wat er is en op het (niet) ontbreken van nummers. Dat overzicht ben je kwijt met de willekeurige nummers. Relevant is dat niet met een juiste en duidelijke toegang en informatie over het bestand dat wordt overgedragen: je levert een bestand van een x-aantal dossiers (telt of het klopt?).Is het veel moeite om een nummertje toe te voegen en zo de archiefinspecteur ter wille te zijn?
Wettelijk zul je niet vinden dat een opeenvolgende nummering verplicht is (al dan niet ook nog in juiste volgorde van de code of rubricering).
-
Permalink Antwoord van Jolanda de Jong op
-
Mogelijk staat hierover info in de Beleidsregel Criteria bewerking code – archieven en de bijlagen?
-
Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op
-
er zijn applicaties ((dms-en en zaaksystemen met sjabloongeneratoren) die dus niet automatisch een opvolgend documentnummer genereren. wanneer je dan toch handmatig nummertjes moet gaan toekennen aan documenten die de neerslag vormen van het zaakgericht werken verspreid over alle functionarissen die apart van elkaar hun werk proberen te doen, dan wordt het werk toch wel erg lastig. Bovendien levert dat alleen maar schijnzekerheid op.
Mij lijkt het zo te moeten zijn, dat bij controles door de archiefinspecteur de zaakdossiers en niet de documenten als uitgangspunt moeten nemen en toezien dat die altijd compleet zijn.
Wat zeggen de archivarissen op dit forum hierover?
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
De vraagstelling is mijns inziens niet helder, betreft het een nummering op documentniveau of op de dossiers. Wat ook een vraag is hoe tweejarenblokken zijn gevormd, wat hoogst ongebruikelijk is. Houdt de nummering hiermee verband? Degene die de eis het beste kan toelichten is m.i. de Archiefinspecteur zelf. Veel
archiefdiensten hanteren een normdocument voor het overbrengen van analoge archieven.
-
-
Volgens mij gaat het niet om documenten, maar om dossiers (zie de vraagstelling).
En de vraag is niet of het evt. mogelijk is een doorlopende nummering aan te brengen, maar of dit verplicht is. Dat laatste is niet het geval. Ook met een niet doorlopende nummering is -met een juiste toegang- sprake van goede, geordende en toegankelijke staat.
Het gaat nog niet om officiele overdracht, denk ik. Maar om voortijdige plaatsing in verband met ruimtegebrek. Klopt dat @Sarah?
-
Permalink Antwoord van Sarah Ubachs op
-
Dat klopt helemaal Jack. Ik heb heel veel aan de antwoorden die hierboven gegeven worden. De focus ligt op het zaakgericht werken en hoe dit samenloopt met archiefoverdracht welke gebaseerd is op documentgericht werken.
We hebben eraan gedacht om in excel nogmaals een nummering eraan toe te kennen maar dan krijgen we drie verschillende nummers op het dossier + de nummering van onze archiefdienst. Nummers uit de corsa periode, nummers uit het zaaksysteem, nummers uit de excellijst en de nummers van onze archiefdienst.
Dankjewel allemaal voor jullie advies, ik heb hier heel veel aan. Ik kom zeker nog een keer terug. jack karelse zei:
Volgens mij gaat het niet om documenten, maar om dossiers (zie de vraagstelling).
En de vraag is niet of het evt. mogelijk is een doorlopende nummering aan te brengen, maar of dit verplicht is. Dat laatste is niet het geval. Ook met een niet doorlopende nummering is -met een juiste toegang- sprake van goede, geordende en toegankelijke staat.
Het gaat nog niet om officiele overdracht, denk ik. Maar om voortijdige plaatsing in verband met ruimtegebrek. Klopt dat @Sarah?
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
