BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Onleesbare ontvangen documenten

Hallo allemaal,

Een interessant fenomeentje doet zich voor bij onze organisatie: de handgeschreven brief is terug van weggeweest. Natuurlijk heeft niet iedereen zo'n prachtig krulhandschrift, en daarom is het nog wel eens puzzelen. Met name op de brieven van één van de afzenders. Deze persoon stuurt regelmatig brieven met een hele lichte pen en helaas, naar onze mening, hanenpoten.

De vraag uit onze organisatie is nu, wat mogen wij met deze brieven?

Dienstverlenend als we zijn ingesteld, kopiëren we de brieven een slag donkerder en beginnen te puzzelen. Maar hoe zit het juridisch? Mogen we de afzender vragen een leesbaarder exemplaar te sturen? Of is er een mogelijkheid om de brieven niet ontvankelijk te verklaren?

Uiteraard leggen we deze vraag ook voor aan onze juridische afdeling, maar ik hoor heel graag hoe dit probleem in jullie organisatie wordt opgelost!

Alvast bedankt voor het meedenken!

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Cora Lubben op 22 Februari 2017 op 11.19

Bij ons nog niet tegen gekomen.

Je zult deze burger net zo serieus moeten nemen als iemand die wel leesbaar schrijft. Je zou deze persoon kunnen vragen of hij leesbaarder kan schrijven, maar wees voorzichtig. Dit zou wel het mooiste handschrift van die persoon kunnen zijn.

Een optie zou zijn om eens het gesprek aan te gaan met deze persoon en zo te ontdekken wat er aan de hand is. Ook kan hij of zij misschien beter mondeling uitleggen wat er aan de hand is. Dus na ontvangst van de brief mondeling contact zoeken.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 22 Februari 2017 op 12.18

Een gesprek aangaan lijkt mij ook het beste. Ik kan me niet voorstellen dat een handgeschreven brief kan worden geweigerd, zeker nu de nationale ombudsman voor deze categorie burgers zich sterk maakt.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Terri Quinn op 22 Februari 2017 op 12.50

Dank voor jullie reactie. Ik kan me ook niet voorstellen dat er geweigerd mag worden en had zelf ook de Nationale Ombudsman in het achterhoofd. Maar uit jullie antwoorden spreekt als ik het goed lees ook intuïtie, dienstverlening en fatsoen. Vooralsnog niets "wettelijks" dus?

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 22 Februari 2017 op 13.00

Ha Terri, ik ben geen jurist maar heb wel zo'n handig abonnement op public intelligence. Vond je vraag zo leuk dat ik ben gaan zoeken, kan niets relevants vinden.

in maart 2017 ontvangen alle gemeenten informatie over het nieuwe model archiefverordening en beheersregels informatievoorziening.

Wel kan ik me voorstellen dat je in die beheersregels, voorheen besluit informatiebeheer, iets opneemt over leesbaarheid.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Terri Quinn op 22 Februari 2017 op 13.03

Dank voor het zoeken in ieder geval! Leuk!

En inderdaad, met name vooruitziend op die verordening en het beleid, wil ik er voor waken dat we iets opstellen dat juridisch niet houdbaar blijkt. Maar nu lijkt het dus een beetje aan een organisatie zelf..

Ben benieuwd wat onze jurist hier op terug zegt. Als ik meer hoor post ik het hier!