BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Omgevingswet: zaaktypen en bewaartermijnen
Beste collega's,
Bij de gemeente Winterswijk zijn we bezig met de implementatie van Djuma. Eén van de onderdelen is een ZDS 1.2 koppeling met Squit 2020. Voor de inrichting van Djuma is de I-navigator (model DSP) gebruikt, alleen bij de koppeling met Squit stuiten we op een probleem: de I-navigator kent meerdere zaaktypen voor het behandelen van een omgevingsvergunning en noemt dit 'subproces'. Deze zaaktypen hebben verschillende bewaartermijnen en zijn een vertaling van de gemeentelijke selectielijst. Echter, de ZTC van de omgevingswet gaat maar uit van één zaaktype (ok, twee: regulier en uitgebreid) voor de behandeling van een aanvraag: Zaaktypen - 360º Overheid (omgevingswet.wiki) Bij ons is Squit 2020 ingericht op basis van de ZTC Omgevingswet, waardoor bij gebruik van de ZDS koppeling alle aanvragen naar één zaaktype worden weggeschreven. In Squit 2020 is wel een vertaling gemaakt naar 'producten', maar dit element wordt niet ondersteund door de koppeling. Tekst uit de online help van Squit:
Archiveren
Bij het afsluiten van de zaak stuurt Squit 20/20 een zaakresultaat mee. Dit is niet voldoende voor het automatisch bepalen van de archiverings- en vernietigingstermijn. Hiervoor is het noodzakelijk ook het product te kennen. Helaas ondersteunen ZSDMS versies 1.1 en 1.2 het meesturen van producten niet expliciet in de vorm van een vast veld.
De productsleutel van het product bij de zaak wordt wel meegestuurd in een zogenaamd extra element in het bericht creeerZaak. De naam van het extra element is "productsleutel". Tezamen met het zaakresultaat en zaaktype kan productsleutel gebruikt worden om de archiverings- en vernietigingstermijnen te bepalen. Om dit extra element te verwerken zijn verdere afspraken nodig met de leverancier van het zaaksysteem/dms: deze moet aanpassingen doen om het extra element te verwerken.
Ik lees hierin: Roxit ondersteunt de standaard (ZDS), mits de 'ontvanger' (zaaksysteem) maatwerk toepast. Een mogelijk nadeel van deze oplossing is dat DIV handmatig zaken moet controleren op productsleutel om de juiste bewaartermijn toe te kennen.
Ik begrijp dat de geest van de omgevingswet is dat er één wet is voor het uitvoeren van meerdere activiteiten. Alleen we hebben ook te maken met de gemeentelijke selectielijst. Ik weet zeker dat wij niet de enige gemeente zijn die hier tegenaan loopt, dus daarom ben ik benieuwd of er collega's zijn met slimme oplossingen.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Ik heb je relevante vraagstuk uitgezet, overigens begrijp ik dat er nog steeds grote vragen zijn of de wet doorgaat.
-
Permalink Antwoord van Jean-Luc Rouvroye op
-
Dank je wel Yvonne!
En tja, wet of geen wet, die systemen moeten toch op korte termijn gekoppeld worden.
-
Permalink Antwoord van Ewald te Koppele op
-
Hallo Jean-Luc,
Ik heb vergelijkbare ervaringen met het koppelen van Squit2020 met onze i-navigator/zaaksysteem. Komende dagen ga ik inhoudelijk in op je vragen.
Je hoort van mij,
Ewald Te Koppele
Informatieadviseur bij Meerinzicht (namens Ermelo, Harderwijk en Zeewolde)
-
-
Dag Jean Luc,
Bij ons speelt bijna precies hetzelfde.
Wij zijn nu bezig met de koppeling Squit2020 via zdsm 1.2. Wij gebruiken alleen JOIN als zaaksysteem. Als het goed is krijgen we van onze leverancier deze week een Functioneel ontwerp van onze leverancier.
Hoe dan ook, over de inrichting zijn we ook nog in gesprek met VTH. Zodra we wat meer weten, zal ik kijken of het mogelijk is om te delen.
Elbert van Remmerden
Senior informatiebeheer, Gemeent het Hogeland
-
-
Dag Jean-Luc,
Ook wij kennen dit probleem, in ons geval in de koppeling tussen Powerbrowser en ons zaaksysteem eSuite.
Reden voor ons waarom we op dit moment onderzoeken of we de koppeling willen loslaten en de informatie willen beheren in Powerbrowser. Daar is dan mogelijk (een integratie met) Sharepoint voor nodig. Alleen we zijn nog niet zover in ons onderzoek om uitspraak te doen over wat haalbaar en meest wenselijk is. Wel weet ik dat er andere gemeenten zijn die voor de oplossing Powerbrowser/Sharepoint gekozen hebben. Dus ik ben daar optimistisch over.
De koppeling handhaven is niet uitgesloten, maar dat vraagt aanpassingen in Powerbrowser op lokaal niveau wat in de keten niet zonder meer mogelijk lijkt.
Eelco Lelieveld
Recordmanager gemeente Twenterand
-
-
Bedankt voor jullie reacties. Ik probeer met iedereen die heeft gereageerd even te bellen. Ook heb ik via m'n werkmail nog reacties ontvangen en het blijkt wel een serieus ding. Dat had ik niet verwacht. Ik ga hier zeker delen voor welke oplossing we gaan.
-
-
Vraag leeft nog steeds, wie reageert: http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/omgevingswet-ztc-in-relatie...
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
