Op 31-05-2019 is een nieuwe publicatie bekend gemaakt door Eerste Kamer der Staten-Generaal over de nieuwe omgevingswet 2021. De publicatie is van het type Bijlage en heeft als identifier "blg-884605". Je vindt de publicatie hier. Zowel het OLO als ruimtelijke plannen worden opgenomen in het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO).
Zoals ook de voorgangers geen archieffunctie hebben voor de decentrale overheden, heeft ook het DSO dat ook niet met uitzondering van het zogenaamde berichtverkeer en auditlog.

Dit zegt de bekendmaking over archivering en bewaartermijnen:

- De operationeel beheerder van het digitaal loket houdt, namens de minister, een auditlog bij. In de auditlog wordt onder andere vastgelegd wanneer een vragenboom voor een vergunningcheck of het interactieve formulier geüpload wordt naar de landelijke voorziening of deze wordt aangepast.

- Naast deze auditlog zal ook de inhoud van het dataverkeer worden vastgelegd. Dit gebeurt in de vorm van een berichtarchief in de landelijke voorziening. Dit stelt de minister in staat om de inhoud van berichten en de bijgevoegde bestanden te kunnen herstellen in het geval van calamiteiten en incidenten. Ook kan de inhoud van het door de landelijke voorziening verstuurde bericht aan het bevoegd gezag in een juridische procedure worden aangetoond. Het berichtarchief is daarmee geen archief in de zin van de Archiefwet, maar een eigenstandige voorziening. Berichten in het berichtarchief worden vijf jaar bewaard. Dat geldt ook voor de eventuele persoonsgegevens of andere vertrouwelijke informatie die in berichten is opgenomen.

- Bij geschillen over de elektronische verzending van berichten en bestanden kunnen soms bewijs-problemen ontstaan. Voor de initiatiefnemer en het bevoegd gezag is het van belang te kunnen aantonen dat een bericht is ontvangen of verzonden. Een manier om te bewijzen dat er sprake is geweest van het ontvangen of verzenden van berichten van externe partijen is door middel van een auditlog. De gebeurtenissen in de landelijke voorziening worden vastgelegd in een auditlog ten behoeve van audit, foutherstel, incident oplossing, onweerlegbaarheid (bij juridische vragen en conflicten), verantwoording en rapportage. Een voorbeeld van deze vastlegging is dat indien een bevoegd gezag een bericht inclusief vijf bijlagen ophaalt uit de landelijke voorziening, de datum waarop dit gebeurt, de identificatie van het bevoegd gezag, het ID van het bericht en dergelijke gegevens worden vastgelegd in een auditlog. In een auditlog worden echter alleen gebeurtenissen vastgelegd, niet de inhoud van bestanden die worden ontvangen of opgehaald. Deze gegevens worden maximaal vijf jaar bewaard.

- Het berichtarchief is daarmee geen archief in de zin van de Archiefwet, maar een eigenstandige voorziening. Berichten in het berichtarchief worden vijf jaar bewaard. Dat geldt ook voor de eventuele persoonsgegevens of andere vertrouwelijke informatie die in berichten is opgenomen.

- Het bewaren van de inhoud van berichten in een berichtarchief is verenigbaar met het doel waarvoor de gegevens aanvankelijk zijn verzameld. De berichtenarchivering wordt namelijk alleen gebruikt om problemen op te lossen die zich bij het doorgeleiden van berichten kunnen voordoen en stelt initiatiefnemers en bevoegd gezagsinstanties in staat tot betrouwbaar elektronisch verkeer. Het raadplegen van de auditbestanden, inclusief het berichtarchief, is voorbehouden aan geautoriseerde medewerkers van de operationele beheerder van de landelijke voorziening.

Eerdere bijdragen over dit onderwerp:

Omgevingswet: DSO en archivering bij gemeenten (link).</p>

Wake up call archivering: gemeenten en BIM (link).</p>

Marktverkenning VNG Realisatie software link