BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Omgaan met historie DSP/ZTC (i-Navigator)

Hallo iedereen,

Wij werken al enige tijd met i-Navigator, waarbij ons DMS afnemer is van de DSP-gegevens (werkprocessen, documenttypen en bijbehorende metadata) en binnenkort gaan we ook ZTC-gegevens gebruiken voor ons zaaksysteem. Het zaakgericht werken/werken met processen is daarmee richtinggevend voor de opbouw van ons archief (oftewel ons ordeningsschema).

Bij mij komt daarbij de vraag op hoe we omgaan met veranderingen in dat schema (nieuwe zaaktypen/afvoeren van zaaktypen). De historie moet wel bewaard blijven, maar hoe ga je daarmee om in enerzijds je i-Navigator en anderzijds je afnemende applicatie(s). Ik weet dat je in i-Navigator processen kunt afsluiten, maar in ons DMS lukt me dat niet (behalve een DSP-code volledig verwijderen). Ik wil bv. wel dat een gebruiker in ons zaaksysteem/DMS kan zoeken op historische zaaktypen/documenttypen, maar deze niet opnieuw aan kan maken.

Heeft iemand hier ervaring mee? Hoe hebben jullie dit ingericht in de betrokken applicaties?

Groetjes,

Bianca Hornstra

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 4 November 2013 op 22.03

Hallo Bianca,

Wij kunnen in ons zaaksysteem een zaaktype op "historisch" zetten. Je kunt er dan wel nog op zoeken, maar er kunnen geen nieuwe zaken op gezet worden. De vraag die je stelt is een "functionele vraag". Deze kun je met de leverancier van het DMS bespreken. De leverancier kan je uitleggen welke mogelijkheden zij hiervoor kunnen bieden. Misschien hebben ze al een kant-en-klare oplossing op de plank staan? Zo niet, dan kun je met hun bespreken of de software aangepast kan worden (en wanneer).

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Bianca Hornstra op 6 November 2013 op 12.23

Hallo Marco,

Bedankt voor je reactie. We gaan zeker in gesprek met onze leverancier, maar ik vind het wel zinvol om te horen of andere gemeenten hier al ervaring mee hebben en hoe ze dit oppakken. Geeft mij ook weer 'munitie' richting de leverancier (minder agressief bedoeld dan het klinkt).

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Rudy Kaptein op 13 December 2013 op 12.37

Late reactie, maar in veel koppelingen tussen i-Navigator en DMS- of zaaksysteem wordt de geldig-tot datum bij een zaaktype door het importerende systeem correct geïnterpreteerd en wordt het zaaktype gedeactiveerd. Dan blijft het dus wel aanwezig, maar kunnen geen nieuwe zaken meer van het betreffende zaaktype worden aangemaakt. Omdat je niet noemt om welk DMS het gaat kan ik ook niet aangeven of die mogelijkheid er is.