Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 4 December 2018 op 14.46

Ik kan je niet aan het handboek helpen. Wel kan ik je informeren dat sommige gemeentes over zijn gegaan op de volgende handelswijze met betrekking tot kwaliteitscontroles:

Kwaliteitsbewaking van zaken is gebaseerd op risicoanalyse. Onderstaande matrix geeft de omvang van controle weer. De nadruk van controleren ligt op zaken die langer bewaard moeten worden.

 

Categorie	Controle
Permanent te bewaren zaken	100%
Zaken met een vernietigingstermijn van > 10 jaar	50%
Zaken met een vernietigingstermijn van 6-10 jaar	20%
Zaken met een vernietigingstermijn van 1-5 jaar	10%

 

Aan alle beschikbare zaken is een categorie toegekend op basis van de bewaartermijn. Deze categorieën worden gewaardeerd met een wegingsfactor. De permanent te bewaren zaken zijn het belangrijkst om te controleren. De zaken met een vernietigingstermijn zijn van minder belang. Op grond van deze wegingsfactor is het percentage van controle toegekend. Permanent te bewaren zaken worden 100% gecontroleerd. Van zaken die tussen 1 en 4 jaar worden vernietigd wordt een steekproef van 10% genomen.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op 4 December 2018 op 14.59

Beste Bert,

Ik weet niet zeker of je dit precies bedoelt, maar wellicht zijn de tabellen bruikbaar die Ingmar Koch enige tijd geleden op zijn blogpagina gepubliceerd heeft:

http://ingmarbladertenschrijft.blogspot.com/2010/12/kwaliteitscontr...

Met vriendelijke groet

Leon van Oosterom

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Eelco Lelieveld op 4 Januari 2019 op 14.46

Hallo Bert en anderen,

Met interesse lees ik jullie discussie nu ik bezig ben om onze kwaliteitscontrole op zaakdossiers beter vorm te geven.

Of mijn reactie helemaal aansluit durf ik niet te zeggen, maar voor het inrichten van een steekproef denk ik ook aan risiconiveaus. Het idee is om zaken in te delen naar (3?) risiconiveaus. Daarbij is mijn gedachte nu, dat niet alleen bewaartermijn een rol speelt. Ook andere factoren maken dat je de ene zaak nauwkeurig wilt volgen (dus vaker wilt controleren) dan andere zaken. Ik denk daarbij aan andere risico's voor de organisatie, zoals juridisch, financieel, operationeel en afbreuk risico. (Deze opsomming heb ik niet zelf bedacht, maar komt uit de selectielijst voor gemeenten.) Ik loop er nu echter tegen aan hoe (hoog) het risico (kans x gevolg/impact) per zaaktype in te schatten. Ook met onze eigen vakspecialisten ben ik daar nog niet uitgekomen. Zijn er collega's onder jullie die hier ervaring mee hebben?

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Wim van Loon op 4 Januari 2019 op 15.40

Ik heb de indruk, Eelco, dat de inhoud van het onderwerp kwaliteit wat verschuift. De percentages, zoals Yvonne ze noemt, gebruiken wij in ons DSP (i-Navigator) om zaakdossiers bij het (automatisch) archiveren te controleren. In Apeldoorn willen we de kwaliteitscontrole op zaakdossiers in een vroeg stadium aanpakken. Achteraf controleren is vrij zinloos en ondoenlijk gebleken, alleen al vanwege de grote hoeveelheden zaakdossiers. Elementen die je noemt om te kiezen, wat wel, wat niet, gebruiken wij eventueel ook. Hoe we het aanpakken kun je hier lezen: http://www.od-online.nl/artikel/od-februari-maart-2018/kwaliteitsmo...

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Wim van Loon op 7 Januari 2019 op 8.15

Ik stuur je een pb, Bert, en bespreek het met mijn collega.
 
Bert Brons zei:

 Beste Wim,

Om het artikel te kunnen lezen moet je een abonnement hebben op het blad.

is de informatie ook op een andere manier te delen? Ben erg geïnteresseerd hoe jullie het hebben aangepakt.

Bert

• ▶ Beantwoorden

▶ Antwoorden op discussie