BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Object dossiers
De afdeling Handhaving wil alle orginelen dossiers over een bepaald object samenvoegen op hun afdeling tot een object dossier en deze ook gaan beheren.
Hoe kunnen wij dit verkomen, eventueel met regelgeving.
Groetjes Marcel.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Hun gang laten gaan.
Zeg wel dat ze even moeten opletten of ze wel aan de Archiefwet 1995, Archiefbesluit 1995, Archiefregeling, Auteurswet, Wbp, WOB, WBAG en WABO moeten voldoen. In de Awb en de BW staan overigens ook nog wat dingetjes. En ik vergeet vast nog wel een rijtje andere wetten en regels. O ja, er is ook nog lokale regelgeving...
Daarnaast is het handig om te voldoen aan de NEN-ISO 15489, 22310 en 23081. En er zijn andere.
Overigens moet er ook kwaliteit geleverd worden, dus is het raadzaam om de Baseline Informatiehuishouding gemeenten te implementeren. Ze kunnen RODIN gebruiken om te toesten en zullen door de gemeentelijk archiefinspecteur getoetst worden op de KPI's die door de VNG zijn vastgesteld.
Willen ze overigens digitaal gaan? Dan moeten ze naast het bovenstaande ook nog even kijken naar de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer, Wet elektronische handtekeningen, DoD 5015.2-STD, NEN 2082, ED3, ISO 14721, Moreq (hoe heet de laatste versie ook alweer?) en Beleid digitale vervanging (provincie). Ze moeten dan overigens ook aansluiten op de gemeentelijke architectuur, die opgesteld is conform GEMMA. Nou ja, dat is in ieder geval wel handig als je klaar wilt zijn voor de toekomst. O ja, ik vergeet nog de informatiebeveiliging (je-weet-wel, hackers enzo...)!
Dit alles moet ervoor zorgen dat de dossiers veilig, integer, betrouwbaarm vindbaar, bruikbaar, authentiek en duurzaam zijn. Dat vinden ze belangrijk, toch?
Goed, jullie hebben bij DIV ook nog niet alles uitgezocht en geregeld. Daar zijn jullie nog mee bezig. Maar... jullie proberen dit te doen voor de hele gemeente; voor alle afdelingen. Dat doen jullie door centraal een geheel aan processen, systemen en mensen neer te zetten. Als zij dit allemaal zelf uit willen zoeken en regelen, dan kan dat! even goede vrienden! Maar jullie hebben helaas geen tijd om hen daarbij te ondersteunen...
-
Permalink Antwoord van Gert Carras op
-
Beste Marcel, je kan dit uit praktisch oogpunt best doen volgens mij, alleen als het onderwerp maar
hetzelfde is. Wel voorkomen dat je archiefvermenging krijgt. Ik weet zelf niet hoe jullie organisatie
geregeld is. Diensten of sectorenmodel? Groet Gert.
-
Permalink Antwoord van Lourens op
-
Beste Marcel, wellicht kun je eens doorvragen waarom ze de dossiers zelf willen gaan beheren? Wat is het doel? denken ze zo sneller hun documenten te vinden? Als dat zo is, is het dan niet verstandiger om gewoon digitaal te gaan werken? Waarom denken ze winst te halen uit het zelf beheren, terwijl dit toch ook tijd en energie kost? Denken ze zelf beter dossiers bij elkaar te kunnen houden? Zo ja, waarom? Hebben ze mensen over of gewoon een enorm wantrouwen in DIV?
Dit zijn typisch vragen die een oplossing moeten vormen voor een probleem. Je kunt dan beter eerst op zoek gaan naar dat probleem, voordat je meteen in de verdediging schiet. Uiteindelijk willen we toch allemaal het zelfde, zo snel en efficient mogelijk ons werk doen ten behoeve van de maatschappij?
groet,
Lourens
-
Permalink Antwoord van Bas de Groot op
-
Oh, en even navragen of de gemeentesecretaris zich aangesproken gaat voelen als de archiefinspectie over 2 jaar tot de conclusie komt dat er niet, of juist teveel en oneigenlijk, wordt vernietigd uit dossiers van Handhaving.
Laten we wel wezen: het scheelt DIV werk. Dat is fijn voor DIV, want dan kunnen ze hun tijd aan andere dingen besteden. Maar het werk wordt overgenomen door mensen die daar niet voor opgeleid zijn, en dus niet precies weten wat ze aan het doen zijn als ze archief gaan vormen en beheren. Maar geen nood: met de tijd die DIV nu overheeft kunnen ze lekker naar buiten om inspecties van vergunningen uit te gaan voeren, want Handhaving komt nu tijd te kort omdat ze zoveel tijd kwijt zijn aan archiefbeheer. Toch?
Einde cynisme ;-).
Het is op zich echt niet erg als Handhaving zelf archief gaat vormen. Maar ze moeten goed beseffen dat als ze het archief volledig gaan indelen op object omdat hen dat tijd scheelt in het terugvinden van informatie, de verplichte schoning van papieren dossiers gewoon veel extra tijd van ze gaat vragen, omdat bepaalde documenten nu eenmaal verplicht na een aantal jaren vernietigd moeten worden. En dus dat ze dan jaarlijks hun hele archief mogen gaan nalopen.
Het is jammer dat Handhaving niet zelf de weg naar DIV heeft gevonden om over eventuele problemen te praten, maar nu plompverloren een zodanig besluit heeft genomen. Eens met de redenatie van Lourens, hoor ze maar eens uit over hun wensen en eisen, dan kan je die vergelijken met de wettelijke eisen en de capaciteiten van DIV, en gezamenlijk tot een oplossing komen. En die zou ook kunnen bestaan uit b.v. begeleiding door DIV van een aantal medewerkers van Handhaving, en afspraken over dossiervorming.
Succes,
groetjes,
Bas
-
Permalink Antwoord van Antony Fokker op
-
Beste Marcel,
De afdeling Handhaving mag zoiets natuurlijk best willen, maar om ook in de toekomst van iedere narigheid verschoond te blijven zou ik een formele verklaring laten ondertekenen, waarbij het hoofd van de afdeling verklaart het beheer conform de vigerende wet- en regelgeving rondom archieven (zie het overzicht van Marco Klerks) te zullen verrichten. Een cc van het verzoek gaat uiteraard naar de provinciale archiefinspectie c.q. de lokale archiefinspecteur.
Succes: overigens zou er ook bij jullie sprake kunnen zijn van een lokale Archiefverordening en misschien ook een Besluit Informatiebeheer, waarin dit soort procesgang geregeld wordt. En het achterhalen van de behoefte om zo zelfstandig te werken, lijkt me echt de allereerste opgave!
Antony Fokker.
-
Permalink Antwoord van Mart Mommers op
-
De vraag is of je dat moet willen voorkomen? Breng echter wel je expertise in, de voorwaarden zoals Marco die schetst. Verder mag ik aannemen dat de afdeling Handhaving zich bezig houdt met het (integraal) uitvoeren van controles, toezicht en handhaving op naleving van wet- en regelgeving en vergunningen in zowel de openbare ruimte als gebouwen en terreinen. Dat is een breed terrein. Omdat onduidelijk is wat je met 'alle originele dossiers' bedoelt lijkt het me niet dat je daarmee op de vergunningendossiers doelt? Het lijkt me dat de procesafdeling, er van uit gaande dat handhaving niet de vergunningen verstrekt, die ook wil raadplegen. Hoe zien zij dat? Inderdaad in gesprek gaan dus en het waarom achterhalen.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
