BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Nut en noodzaak bijscannen voor handtekening

Op 12 juni was er een DIV-bijeenkomst bij het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) in Den Bosch. Daar werd o.a. een presentatie gegeven over de status van een handtekening, zowel analoog als in elektronische vorm. Een van de conclusies was (correct me if i'm wrong) dat bijscannen voor de handtekening een overbodige actie is. In de presentatie wordt letterlijk gesteld dat:

Na controle en validatie van de handtekening verliest deze zijn rol en hoeft ten behoeve van archivering niet te worden bewaard

Tja, de meeste DIV-afdelingen zullen toch bijscannen, juist om die handtekening! Doen we dat dan voor de rechtmatigheid? Voor de archivering hoeft het niet, toch? Ik ben gewoon benieuwd wat anderen hiervan vinden. Stoppen met bijscannen zou voor mijn afdeling de helft aan FTE's schelen...

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 28 Juni 2012 op 15.30

Archivering an sich is sowieso zinloos, dus "voor de archivering" hoeft niets. We archiveren niet om te archiveren, maar om:

- informatie beschikbaar te stellen voor de ondersteuning van (primaire) processen,

- informatie beschikbaar te stellen t.b.v. bewijslast of verantwoording,

- informatie beschikbaar te stellen t.b.v. cultuur-historisch onderzoek.

Met die drie doelstellingen voor ogen stellen we kwaliteitseisen aan deze informatie die wij uitdrukken in authenticiteit, integriteit, betrouwbaarheid, toegankelijkheid, duurzaamheid, etc.

Het bijscannen van de handtekening biedt m.i. net iets meer integriteit en betrouwbaarheid. Met name i.h.k.v. de bewijslast kunnen die kwaliteitsaspecten een rol spelen. De vraag is of je dat kleine beetje extra wel echt nodig hebt. Ik denk dat het antwoord op die vraag afhankelijk is van het desbetreffende document of - beter nog - het proces waarin het is opgemaakt. Afhankelijk van de risico's kun je wellicht per proces afspraken maken over of de handtekening bijgescand moet worden of niet.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 29 Juni 2012 op 12.51

Ook ik heb de lezing bij te wonen van Frans Dondorp bij het BHIC bijgewoond. Hij heeft diepgaand onderzoek gedaan naar de elektronische handtekening. Een paar tips, die ik heb genoteerd:

- Een gewone handtekening is een kwestie van vertrouwen, hoe meer risico er is hoe meer er moet worden vastgelegd, Voor een zak worteltjes ontvang je een bonnetje bij de AH, voor een huis stap je naar de notaris. Dat is bij de overheid niet anders, afgezien van enkele verplichtingen is het een kwestie van beleid om te bepalen wanneer de handtekening nodig is. Als de burgemeester een honderdjarige feliciteert, is een persoonlijke handtekening wel op zijn plaats. De gang van zaken rondom Diginotar heeft het vertrouwen in de digitale notaris wel een knauw gegeven.
- Als je documenten digitaal wil doen laten uitgaan zoals besluiten hoef je niet noodzakelijk te ondertekenen. Besluiten in het kader van de Algemene Wet Bestuursrecht hoeven niet ondertekend te worden, maar het moet wel mogelijk zijn het proces te reconstrueren en aantoonbaar te zijn. Het is ook niet nodig om achteraf te scannen, de bulk WOZ kan zonder natte handtekening worden verzonden.
- Alleen akten van de burgerlijke stand, stukken die uitgaan van het college en raad, wet openbare ruimte moeten ondertekend worden verstuurd, maar dat kan ook veelal met een vinkje. Waarmerken, vaak toegepast bij tekeningen van de omgevingsvergunning, behoort ook risicomanagement.

Kortom het formuleren van beleid en vaststelling van kanalen kan administratieve lasten in deze verminderen en ook nog belastingbesparing opleveren.

Misschien kan je Frans Dondorp eens voor een adviesgesprek uitnodigen ?