Net een artikel gelezen op de website www.digitalespin.nl over de herinrichting en totstandkoming van een digitale postkamer bij gemeente Doetinchem.

In dat artikel stonden kernachtig weergegeven hoe Doetinchem de thema's zaakgericht werken, intelligent scannen en automatische metadatering heeft aangepakt. In dat artikel stonden meerdere interessante waarnemingen waarvan 2 zeer interessante conclusies die ik u niet wil onthouden.

1. Na de aanvankelijke uitrol van Kofax bleek bijvoorbeeld dat handmatige nabewerking nodig was, na het OCR-scannen, en dat was echt niet de bedoeling. Opmerkelijk genoeg werd dat door gebruikers elders blijkbaar wel geaccepteerd. Door intensieve samenwerking met de twee leveranciers  en veel doorzettingsvermogen is er nu een oplossing. En er wordt inderdaad praktisch foutloos gescand zonder vaste correctieslag achteraf, met grote winst voor de kwaliteit van de automatische metadatering. 

2. hoe krijg je de gebruiker digitaal? Het grootste struikelblok bij digitaal zaaksgewijs werken is helemaal niet het archief, het is de digitale vaardigheid van de gebruiker! Zo was men hier en daar knap kritisch over Corsa, maar bij doorvragen bleek dat men eigenlijk zelf onvoldoende vaardig was. Het management kon dit niet geloven, maar Françoise kreeg de kans om dit te testen. En ja: de testgroep scoorde onder de maat op de ECDL-test, het Europese computerrijbewijs. Vervolgens is de hele organisatie -verplicht- getest en kreeg ieder die onder een bepaald niveau bleef een basistraining. Denk vooral aan Word, Outlook en Internet.

Waarom ik die twee conclusies zo interessant vond?

Wel het komt overeen wat ik in de praktijk al vaak ben tegengekomen. Leveranciers claimen een systeem te zullen opleveren dat intelligent scannen (automatisch classificeren) mogelijk maakt. Dus het automatisch herkennen van documentsoort, NAW gegevens, onderwerp, behandelende afdeling enz. enz. Maar wanneer je in de praktijk gaat kijken dan blijkt die intelligentie vooral in het hoofd en de handen van de operators te zitten en wordt het onvoldoende tot matig functioneren van het systeem geaccepteerd als zijnde: het is niet anders. De les van Doetinchem: geef niet op maar zet je leverancier onder druk, automatisch classificeren is absoluut geen rocket science meer.

De tweede conclusie onderstreep ik nog veel meer van harte.

We overschatten veel te vaak de digitale basisvaardigheden van onze collega's en gebruikers. Tekortkomingen op dat vlak kunnen onoplosbare fricties opleveren in de acceptatie van nieuwe systemen of nieuwe werkmethodieken en kunnen in de praktijk wel degelijk de invoering van zaakgericht werken ernstig hinderen. In Doetinchem heeft men dat opgelost door de gehele organisatie te verplichten om de ECDL-test uit te voeren. ECDL is zeg maar het Europese computerrijbewijs. Daarna hebben medewerkers die onvoldoende scoorden een basistraining gekregen.  

Overigens wordt op donderdagmiddag 30 maart in Doetinchem een zogeheten Heterdaad sessie georganiseerd door "Papieren Tijger" waar het hele programma in de praktijk getoond gaat worden. 

Voor het artikel en eventuele aanmeldingen bezoek deze link: http://www.digitalespin.nl/DS/Aankondigingen/Artikelen/2017/3/30_Nu...