Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Rienk Jonker op 26 November 2013 op 23.24

Twee dingen

Een

Een overheidsorganisatie zou eigenlijk de beschikking moeten hebben over een selectielijst die niet te ver van de dagelijkse gang van zaken afstaat. Deze zou daarbij een onderdeel kunnen zijn van de totale informatie-architectuur van een organisatie.Vooral wanneer in deze architecturen uitgaan van generieke functionaliteiten (waar de records management functionaliteiten overigens bij horen) en concepten als het zaakgericht werken waarbinnen bedrijfsprocessen het uitgangspunt zijn. 

Het mooie is dat voor gemeenten op dat terrein een aardige basis aanwezig is in de vorm van de GEMMA-procesarchitectuur (v2.0). Deze architectuur gaat uit van een drietal hoofdelementen, namelijk de sturende processen, de ondersteunende processen en de primaire processen. Binnen deze groepen staan bijna op het niveau van handelingen, bekend uit de BSD's van het Rijk, de omschrijvingen van de processen op hoofdlijnen. Bij wijze van spreken ontbreken hier nog de waarderingen en verwijzingen naar de wettelijke grondslagen.

Het is alleen jammer dat deze architectuur nog te veel uit gaat van de externe dienstverlening terwijl een gemeente zoals bekend ook de nodige taken heeft die in andersoortige processen worden uitgevoerd.

Qua model en inrichting kan op basis van deze architectuur een goed op de gemeentelijke organisatie aansluitende selectielijst ontworpen worden die verder mooi aansluit op de andere modellen die vanuit KING in opdracht van de VNG voor de gemeenten worden ontwikkeld. Het zou alleen daarom al  heel mooi zijn wanneer bij de herziening van de gemeentelijke selectielijst uitgegaan wordt van deze procesarchitectuur. Deze zal dan wel verder uitgebouwd moeten worden.

Twee

Zo'n twaalf jaar geleden hebben de gemeentelijke zorgdragers de VNG gemachtigd namens hun een selectielijst te ontwerpen en bij de minister van OCW ter vastlegging voor te leggen. Deze machtigingen betroffen de selectielijst die in 2005 van kracht werd en het onderhoud (actualisatie) van deze lijst. De actualisatie uit 2012 is daar een voorbeeld van. Ondertussen is het Archiefbesluit 1995 op het terrein van het ontwerpen van selectielijsten ingrijpend gewijzigd (artikelen 3 en 5). Voorbeeld is de verplichting voor gemeenten "een deskundige op het terrein van de relatie tussen burger en overheid en de betekenis van overheidsinformatie voor deze relatie" te betrekken (art 3d). Deze figuur is nieuw en op een of andere manier zal zij in het traject formeel een plaats moeten krijgen.

De plannen voor de selectielijst bekijkend is het ook nog eens moeilijk hard te maken is dat het slechts om een actualisatie van de bestaande lijst gaat. Gevolg zou wel eens kunnen zijn dat de in het verleden afgegeven machtigingen niet op deze nieuwe situatie van toepassing zijn en dat de VNG dus opnieuw een machtiging zal moeten vragen.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 27 November 2013 op 9.33

 Hoi Rienk,

 

Dank voor je reactie, ik heb de volgende wat losse opmerkingen over de nieuwe aanpak:

• Selectie van papieren archieven is al redelijk in overeenstemming met de gangbare werkprocessen, problematiek ligt vooral bij de digitale selectieaanpak.
• Veel informatie is niet in beeld bij de interne organisatie en wordt bewaard op netwerkschijven. Als een werknemer de organisatie verlaat, wordt deze informatie veelal gewist. Er komt geen selectie aan te pas, de informatie is immers niet in beeld. Komt hier aandacht voor ?
• Dat geldt ook voor informatie die buiten de reguliere informatiestromen, denk aan luchtfoto's, digitale agenda's bestuurders, videoverslagen raad, geo-informatie.
• Denk in dit verband van selectie aan het recht om vergeten te mogen worden en de beoogde privacywetgeving van de Europese commissie. Wat worden de rechten van de burger ? Wordt informatie niet meer vernietigd, maar teruggegeven aan de burger ? (link)
• Een ander punt is keteninformatie, omdat er bestuurlijk en ambtelijk vaak geen afspraken zijn over wie verantwoordelijk is voor wat, worden digitale bestanden overal en nergens bewaard. Keteninformatie en samenwerkingsverbanden zijn er nu al, denk aan de omgevingsdiensten. Wie gaat wat selecteren ?
• Houd eens een enquête onder informatiewerkers over wat hun ervaringen zijn dan weer iets voor gemeenten te bedenken. Ik kan me uit het verleden een voorbeelden herinneren dat onder druk van de universitaire wereld het archief van het kantongerecht Zierikzee integraal bewaard moest worden, de selectievoorschriften van dossiers Kinderbescherming was (of is) volstrekt willekeurig. de nieuwe aanpak moet wel aansluiten op de praktijk en samenleving. 
• Wat is de rol van particuliere archieven, zijn die complementair ? Ik denk dan aan archieven van burgemeesters en wethouders. Nu vallen die buiten deze context.
• Selectie van social media en e-mails, nu verdwijnen die grotendeels.
• Elke gemeente is weer anders georganiseerd, werkprocessen en producten hebben daarentegen geen grote verschillen onderling.
• Wat we wel moeten voorkomen, ook in verband met keteninformatie, dat iedere gemeente/gr een andere selectielijst gaat hanteren.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marius Jansen op 30 November 2013 op 20.35

Zie weinig verschil met de analysemethodiek institutioneel onderzoek. Hoe je het ook aanvliegt, het komt uiteindelijk altijd neer op de concrete handelingen, de aard van de informatie, reconstructie van beleid, visie, relevante uitvoeringsaspecten en of je proceseigenaar bent of leverancier van een procesdeel t.b.v. een andere organisatie die het uiteindelijke bewaarniveau heeft als proceseigenaar. Deze analyse zit eigenlijk al verborgen in de bestaande grondslagen en geraadpleegde wetgeving zoals die in de selectielijst worden weergegeven. Het is vanzelfsprekend dat wanneer je eigenaar wordt van nieuwe taken en processen het de zorgplicht meeverhuist (dynamiek). Dat gegeven is niet nieuw. Evenals keteninformatie. Keteninformatie heeft altijd al bestaan. Het gaat erom wie eigenaar is van het proces. Pak bijvoorbeeld een willekeurig dossier uit de jaren ’70 en je zal zien dat meerdere partijen dit dossier voeden. Zij zijn alleen geen proceseigenaar en hebben ook niet het bewaarniveau. Hun rol/aandeel in het proces is geborgd in het dossier dat de proceseigenaar bewaart overeenkomstig de wettelijke bewaartermijn. Dat je dit in een digitale omgeving technisch/logistiek anders kan/moet organiseren doet aan het principe niets af.

Wat betreft het eigendom van de informatie lijkt mij dit een veel bredere maatschappelijk vraagstuk dat “ons” selectievraagstuk overstijgt. Dan zal het gaan om het eigendom van data in het algemeen. Data betreffende het individu vertegenwoordigd een waarde op zichzelf en geleidelijk aan tot commercieel kapitaal. De vraag zal dan worden wie de sleutel krijgt tot het vrijgeven en terugnemen van het gebruik en vernietigen van deze data. De burger zou dan eigenaar worden van zijn/haar eigen data. Op dat vraagstuk kunnen wij ten aanzien van de selectielijst nagenoeg niet anticiperen.

Wat betreft waardering mag het niet uitmaken of deze op papier of digitaal bestaat. Je waardeert de informatie ongeacht de drager. Om de selectielijst aan te laten sluiten op de ordeningstructuur en werkprocessen van je eigen organisatie kan de huidige selectielijst als generiek instrument al worden ingezet, mits deze wordt voorzien van unieke kenmerken per afzonderlijke (sub)categorie. Dat is nu niet het geval, en dat is een gemiste kans. Een andere voorwaarde is dat je de waardering van je eigen processen voorziet van dit unieke kenmerk, kwestie van metadatering. Op deze wijze creëer je vanzelf  een “eigen” selectielijst die overeenkomt met de ordeningsstructuur van de organisatie. Bovendie laat dit zich gemakkelijk concorderen bij wijzigingen (historiebehoud).

• ▶ Beantwoorden

▶ Antwoorden op discussie