BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Nieuwe GIBIT en de relatie met archiefbeheer

Nieuwe GIBIT

De Gemeentelijke Inkoop bij IT Toolbox (GIBIT) is vernieuwd. De GIBIT wordt door gemeenten gebruikt bij het inkopen van ICT-diensten en –producten. De VNG roept gemeenten op de GIBIT te gebruiken om de inkoopvoorwaarden proportioneel toe te passen bij ICT-aanbestedingen.

GIBIT 2023

Vanwege nieuwe maatschappelijke en technische ontwikkelingen is het nodig om de GIBIT te vernieuwen. Dit gaat onder andere om maatschappelijk sanctiebeleid, algoritmische toepassing, digitale grondrechten en ethiek en technisch om met name Hosting, VerSaasing, en Cloud.

De GIBIT 2023 bestaat uit:

De geactualiseerde inkoopvoorwaarden GIBIT 2023 (gewijzigd)
De toelichting per artikel (gewijzigd)
De Overeenkomstengenerator (gewijzigd)
De Gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen (worden regelmatig geactualiseerd)
Het Rekenblad schade aansprakelijkheid 1.2 (ongewijzigd)
Het Stappenplan aansprakelijkstelling leverancier (ongewijzigd)
De Modelbrief afwijzing bovencontractuele prijsaanpassing of prijsindexering (nieuw)
Voor de overige instrumenten zie de projectpagina van GIBIT

De VNG zet in op beter gebruik van de GIBIT door gemeenten. En dan met name de Overeenkomstengenerator, waardoor bij een nieuwe aanbesteding de inkoopvoorwaarden proportioneel worden toegepast.

Archiefwet

In de Overeenkomst gespecificeerde en daarmee samenhangende ICT Prestatie.
2.2 De Inkoopvoorwaarden bestaan uit drie hoofdstukken:
i. hoofdstuk I (dat altijd van toepassing is); en
ii. hoofdstuk II inzake privacy, beveiliging en archiefbeheer (dat aanvullend van
toepassing is indien met de ICT Prestatie gegevens van Opdrachtgever worden
verwerkt); en
iii. hoofdstuk III inzake Dienstverlening op Afstand (dat aanvullend van toepassing is
bij het verlenen van Dienstverlening op Afstand).

Opdrachtgever als zorgdrager, dan verplicht Leverancier zich te handelen als zou hij een
kennisgeving hebben ontvangen onder artikel 11 lid 1 Archiefwet 1995 (ongeacht of de
betreffende archiefbescheiden zijn opgenomen in Derdenprogrammatuur).

Leverancier is in staat archiefbescheiden te migreren naar archiefsystemen van
Opdrachtgever conform de vereisten in de Gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen.
Leverancier verricht de werkzaamheden voor het daadwerkelijk migreren van
archiefbescheiden tegen de in de Overeenkomst bepaalde tarieven en condities, of
bij gebreke daarvan tegen de reguliere tarieven van Leverancier en nader overeen te
komen condities.

Typerend voor de overheidsmarkt is de gebondenheid aan de Archiefwet. In dit artikel zijn
daarom enkele randvoorwaarden opgenomen. Het eerste lid bepaalt dat de leverancier zorg
moet dragen voor het aantoonbaar beheren en beschermen van de bewaarde gegevens
overeenkomstig daartoe in Gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen gestelde eisen. Het tweede
lid bepaalt dat de leverancier gegevens overeenkomstig de in die normen gestelde termijnen
moet bewaren. Het derde lid bepaalt dat de leverancier de archiefbescheiden moet kunnen
migreren naar archiefsystemen van Opdrachtgever, overeenkomstig Gemeentelijke ICTkwaliteitsnormen. Het artikel zal in de praktijk enige overlap (kunnen) vertonen met het in
artikel 26 beschreven deel van het Exit-scenario. Het vierde lid is opgenomen omdat denkbaar
is dat de leverancier de enige partij is die feitelijk over de archiefbescheiden beschikt.
Het artikel stelt buiten alle twijfel dat leverancier die gegevens moet (terug)leveren aan
Opdrachtgever bij opschorting, opzegging of ontbinding van de overeenkomst. Het is de
leverancier dus niet toegestaan die gegevens te “gijzelen”. Ook hier geldt dat er enige overlap is met het in artikel 26 beschreven Exit-scenario.
Voor de volledigheid zij er op gewezen dat de bewaarplicht voor de Leverancier alleen geldt
gedurende de looptijd van de Overeenkomst (artikel 30.2). Van Leverancier kan (en mag)
immers niet gevergd worden archiefbescheiden te bewaren, zonder dat daar een overeenkomst
aan ten grondslag ligt. Opdrachtgever dient er wel op bedacht te zijn dat de bewaartermijnen
onder de Archiefwet mogelijk langer zijn dan de looptijd van de Overeenkomst. Zij zal dan
ook tijdig vooraf, bijvoorbeeld middels het hiervoor beschreven Exit-scenario of via de regeling
omtrent toegang tot data als beschreven in artikel 21, de nodige maatregelen moeten treffen
om zodoende naleving van de Archiefwet te borgen. Na afloop van de looptijd van de
Overeenkomst kan dat niet langer van de Leverancier worden gevergd