Aanleiding

We kenden de functie van een IT auditor al langer. Minder bekend is dat verschillende gemeenten die ambitie hebben om de kwaliteit van de digitale informatiehuishouding echt vorm te geven een auditor voor DIV aanstellen. De directe aanleiding om een dergelijke functionaris bij de gemeente Tilburg aan te stellen vormde het KPI verslag 2018 van de gemeentearchivaris en archiefinspecteur.

Daarin is een aantal gebreken gesignaleerd:

1. in de informatiebeleidsplannen zijn vraagstukken rondom duurzame archivering en het e-depot onvoldoende en met te onsamenhangend belicht;
2. het Zaaksysteem Exxellence kent een aantal verbeterpunten.
3. gebruikers slaan informatie van ongestructureerde processen op in domeinen zonder beheerregime; de vernietiging van digitale informatie in applicaties is niet goed en structureel geregeld.

Werkzaamheden van de DIV auditor

Informatie is voor een gemeente het basismateriaal voor al haar processen. Voor goede besluitvorming en verantwoording is het van belang dat de aanwezige informatie goed toegankelijk, betrouwbaar, actueel en authentiek is. Wanneer de gemeente WOB-verzoeken niet efficiënt kan afhandelen omdat informatie slecht vindbaar is, of wanneer de gemeente nog over informatie beschikt die al vernietigd had moeten zijn, kan dat vervelende consequenties hebben. Bij het vormgeven van de kwaliteit van digitale overheidsdocumenten wordt vaak alleen gedacht aan het juist scannen en metadateren. Het onderzoek van de DIV auditor is veel diepgaander. Het duurde overigens even voordat het intern auditbeheer een goede vorm had gevonden. In een audit wordt onderzocht hoe een team of afdeling omgaat met zijn informatie. Het gaat om het werken in zowel applicaties als op netwerkschijven en in e-mail (ongestructureerde processen). Een belangrijk criterium is voldoen aan Archiefwet. Maar de auditor staat ook in contact met de privacy officers en de CISO.

Ook wordt samen met de gebruikers  bekeken waar mogelijke risico's worden gelopen en welke knelpunten een team zelf zou willen aanpakken.

De bevindingen en aanbevelingen worden in een rapport aangeboden. Vervolgens worden afspraken gemaakt over de planning van opvolging van de aanbevelingen en wordt een vervolg-audit gepland.

De afdelingen reageren positief op de audits. Quote van een van de gebruikers:

Dagelijks wordt een grote hoeveelheid aan gegevens en data verwerkt. Het registreren,  archiveren en terugvinden daarvan dient uniform en conform wet- en regelgeving plaats te vinden. De audit is een mooie gelegenheid om daar verbeteringen in aan te brengen.

Gevolgen voor de archieftoezicht en DIV

De audits werken versterkend voor het horizontale archieftoezicht van de gemeentearchivaris en archiefinspecteur. Uiteraard houden die ook audits, maar het is m.i. veel beter die kwaliteitsverbetering direct in te richten bij het werkproces gelijk dat nu al binnen IT gebeurt. Het Archieftoezicht kan vanaf 2019 vanuit de tweede lijn gaan opereren. Vaak wat grotere gemeenten werken al een paar jaar met dit model.

Bovendien biedt de audit kansen om Team DIV beter op de kaart te zetten, door het bij het doorvoeren van verbeteringen te betrekken.

Ervaringen gevraagd

Heb je ervaringen over de inzet van een DIV-auditor, graag delen op dit forum.