BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Nieuwe bewaartermijn; Koninklijke Onderscheidingen
Aanleiding
Brabantse gemeenten ontvingen eind januari 2021 een mail van de provincie Noord-Brabant. de mail werd geschreven op verzoek van de Kanselarij der Nederlandse Orden (KNO) met het onderwerp ‘Privacygevoelige gegevens in LINT’. Ketenpartners in dit proces zijn provincies en gemeenten en daarmee verantwoordelijk voor de naleving van de wettelijke bewaartermijn van politiegegevens en justitiële gegevens.
Wijziging bewaartermijn
Kernpunt van het bericht is dat de bewaartermijn van justitiële en politiegegevens voor het beoordelen van aanvragen van koninklijke onderscheidingen sinds 2020 is gewijzigd. Dit is gepubliceerd in de Staatcourant van 4 juni 2020, nummer 31670. Maximaal 8 weken na het Koninklijk Besluit, dan wel 8 weken na de afwijzende beschikking moeten deze gegevens verwijderd worden.
Gevolgen
Dat betekent dat de aanvraag en verwerking van deze documenten in systemen als subzaak van het zaaktype 'aanvraag koninklijke onderscheidingen' opgenomen zal moeten worden en op tijd verwijderd moet worden.
Het Model DSP en VNG selectielijst zullen worden aangepast. Zo ver is het nog niet, maar nu beschik je toch alvast over de relevante informatie.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Arjan van der Hoek op
-
Ook de provincie Zuid-Holland verstuurde een vergelijkbare informatiebrief. De strekking was (volgens mij) meer dat de gemeenten geen enkele gegevens meer zouden mogen bewaren van KO, omdat alle gegevens in LINT zouden staan. Als gemeente hebben wij altijd alle stukken voor KO's bewaard (met beperking van openbaarheid).
Het leek nu dat wij als gemeente alle stukken naar LINT moeten laden en zelf de documenten moeten vernietigen. Echter is voor zo een dergelijk proces geen Vervangingsbesluit aanwezig.
De wijziging van de bewaartermijn is van kracht voor de documenten van justitiële en politiegegevens. Deze moeten 8 weken na KB of 8 weken na afwijzing vernietigd worden. Is het wenselijk om meerdere keren per jaar hier een machtiging voor te vragen?
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
In de versie van de provincie Noord-Brabant wordt dit niet genoemd, dat blijkt ook niet uit de procesbeschrijving van LINT. Iedere ketenpartner heeft een deel van de verantwoordelijkheid.
Ik heb ook nog met de VNG contact gehad en daar werd het ook niet aan de orde gesteld.
zie ook: https://www.tenderned.nl/tenderned-web/aankondiging/detail/document...
-
Permalink Antwoord van Merel Vehmeijer-Balkenende op
-
Na ontvangst van de brief heb ik contact opgenomen met de Kanselarij. Ik begrijp dat zij zorgdragen voor het archiveren via LINT en ook zullen overdragen als de tijd daar rijp voor is. Als gemeente kun je ook raadplegen in LINT inclusief historie. Bij de aanvraag upload de gemeente alle relevante documenten.
Is er dan nog wel een verplichting om als gemeente dit ook op te slaan? In het kader van zo efficiënt mogelijk werken willen mijn collega's het liefst niets dubbel moeten registreren wat ik ook volkomen snap!
-
-
Die verplichting is er inderdaad, gevolgen van geen goede afspraken in de keten. Je kunt het beste contact opnemen met archief@vng.nl
-
Permalink Antwoord van Danny Adams op
-
Zijn het alleen de justitiële en politiegegevens die worden vernietigd? Worden voorstelformulieren en adviesdocumenten wel bewaard en uiteindelijk overgebracht?
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
