Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Ingmar Koch op 16 Januari 2010 op 14.46

Laat ik dan toch nog maar een duit in het zakje doen:

Een archiefstuk is geen archiefstuk omdat het als archiefstuk bewaard wordt, maar omdat het ontstaat ten gevolge van of gebruikt wordt in een werkproces.
Daarom is een digitale kopie op basis waarvan een besluit genomen wordt, een archiefstuk en daarom moet deze 'kopie' als archiefstuk bewaard worden. (En ja, dat levert redundantie op, maar ja, if you don't like redundancy, than you are in the wrong business.)
Het simpele feit dat een document niet "conform de geldende regels" gearchiveerd wordt, verandert de status van archiefstuk natuurlijk niet.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Arjan de Vries op 19 Januari 2010 op 11.33

Behalve wat al gemeld is hierboven zijn me ook en vooral artikel 19 (metagegevensschema en metagegevens) en artikel 21 (gedrag van digitale archiefbescheiden) opgevallen. Dat gedrag komt in artikel 22 ook weer terug.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op 19 Januari 2010 op 21.00

@ Arjan

Met name dat laatste 'gedrag van archiefbescheiden' boeit mij ook. Neem de voorbeelden die genoemd worden in artikel 21 en 23. Een excel sheet of een CAD tekening is te beïnvloeden zolang de functionaliteit als bestandsvorm (het gedrag) aanwezig blijft. Dus een excel sheet waar andere waardes worden ingevoerd geeft andere uitkomsten en uit een excel sheet kan niet afgelezen worden wie wanneer welke waardes heeft ingevoerd. In mijn perceptie zou dat niet moeten kunnen met een archiefdocument, dat hoort immers onveranderlijk te zijn.

Dus bij mij rijst de vraag, wat moet je nou aan met het vastleggen van 'het gedrag' van een digitaal object.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Bernard Mantel op 20 Januari 2010 op 8.51

@ Ton en @ Leon: Aanvullend op de opmerking van Ton. De authenticiteit van een digitaal archiefstuk/informatie-object wordt vooral bepaald door de omliggende metadata, dus de inhoudelijke maar vooral ook de technische context. Metadata behoren onlosmakelijk met het archiefbestand verbonden te zijn om dit te kunnen waarborgen. Vastleggen van gedrag is vervolgens niet meer dan logisch als betekenisvolle component van digitale archiefstukken: de vorm van het archief is nu eenmaal ingrijpend veranderd en daar moeten we mee leren leven.

Als waarborg voor een goed metadatabeheer stelt de Regeling een metadataschema volgens ISO 23081 verplicht, waardoor ook een waarborg van authenticiteit wordt gegeven. Authenticiteit van archieven kan in een digitale omgeving alleen maar met metadata worden aangetoond, dus ook de onveranderbaarheid van het archiefstuk of de garantie dat (de representatie van) het archiefstuk hetzelfde is als toen het werd vastgelegd.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op 21 Januari 2010 op 13.45

@Ton & Bernard,

Ik begrijp jullie beider antwoord, maar herhaal nog even mijn laatste regel "wat moet je nou aan met het vastleggen van gedrag" Doe me eens een voorbeeld hoe je het gedrag van bijvoorbeeld een excel spreadsheet vastlegt zoals dat dan bedoeld wordt in de regeling, ik kan me niet goed eeen voorstelling maken hoe je dat gedrag door metadata kunt vastleggen. Of bedoelen jullie dat als je in de metadata vastlegt dat het oorspronkelijke bestand een excel sheet was, dat je daarmee het gedrag hebt vastgelegd.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van jack karelse op 21 Januari 2010 op 13.54

Leon, hierin heb je gelijk: "Dus een excel sheet waar andere waardes worden ingevoerd geeft andere uitkomsten en uit een excel sheet kan niet afgelezen worden wie wanneer welke waardes heeft ingevoerd. In mijn perceptie zou dat niet moeten kunnen met een archiefdocument, dat hoort immers onveranderlijk te zijn."

Waar het volgens mij om gaat: als je een excel-document opslaat als pdf kun je de formule (en waardes) die voor een uitkomst is gebruikt niet meer zien, nog slechts de uitkomst. Kan best zijn dat dat ook niet relevant is. Maar wanneer wel relevant is op basis van welke formule (en waardes) de uitkomst is vastgesteld.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Bernard Mantel op 21 Januari 2010 op 13.56

@ Leon

Inderdaad, je gebruikt technische metadata om gedrag vast te leggen. De functionaliteit van een bestand wordt in metadata vastgelegd met als onderdeel het gedrag dat de software laat zien. Dat kan gaan om de formules in een Excelbestand, maar je kunt ook denken aan functionaliteiten van Autocadbestanden. Denk daarbij ook aan een andere eis in de regeling, namelijk die in art. 26: digitale bestanden moeten zijn opgemaakt in een open en gedocumenteerd bestandsformaat en daar voldoen de MS-producten niet aan.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Bas de Groot op 21 Januari 2010 op 14.10

Mogelijk zal dit slechts een kwestie van reproductie worden: indien toegang tot het originele archiefstuk op een bepaald moment dmv autorisaties kan worden beperkt of zelfs voorkomen, kan een kopie van het originele archiefstuk op elk moment ter beschikking worden gesteld voor inzage, met behoud van alle 5 componenten die Ton noemde.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Bas de Groot op 21 Januari 2010 op 14.18

@Bernard: Inderdaad, een punt dat via NOiV ook sterk benadrukt wordt, maar dat bij veel overheidsorganisaties nog niet ingevoerd is. Een andere discussie, die mogelijk in een andere draad thuishoort (Mods, verplaats maar indien jullie die mening zijn toegedaan), is wie er nu verantwoordelijk is voor de overstap naar open software en standaarden. Officieel natuurlijk het bestuur van de overheidsorganisatie waar we voor werken, maar moet die stap vanuit DIV, ICT of het management komen? En voor zover deze overstap verplicht is, wie gaat er op toezien?

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van jack karelse op 21 Januari 2010 op 14.53

@Bas dat zal zo'n vaart niet lopen. Ik denk dat overheden mondjesmaat/stap voor stp de overstap gaan maken. Dan wel dat MS producten vrij gaat geven. Gebruik van open standaarden enz. is een opzet die in Europees verband geldt; ik kan me niet voorstellen dat ze die hele markt willen gaan verliezen.
In Automatisering Gids van nov 2009 stond nog een staatje over open software, daarin loopt de overheid voorop in Nederland...(meen ik me te herinneren). Maar verwachting is dat gebruik zal toenemen, ook buiten de overheid

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marius Jansen op 23 Januari 2010 op 12.52

De ruimte zit waarschijnlijk in de formulering in de regeling. Deze beschrijft dit als het “vastleggen” van het gedrag en niet het behouden van het gedrag. Bovendien in de regeling genuanceerd met de aanvulling voor “zover noodzakelijk voor het waarborgen van authenticiteit”. Zal het in de praktijk niet zo (moeten?) zijn dat elk resultaat/uitkomst van dat gedrag als gefixeerde presentatie van belang is en dan pas als definitief document aan betreffende proces/zaak/dossier wordt toegevoegd? Op die resultaten vindt immers besluitvorming plaats. De vraag blijft natuurlijk waarom het vastleggen van deze formules van belang blijft. Welke analyse ligt daarachter, wie kan daar voorbeelden van geven en aangeven hoe dit voorheen (en nu) werd opgelost? We bewaren het rekenmachientje van weleer toch ook niet. Wat betreft functionaliteit toch eigenlijk min of meer de voorloper van een bijvoorbeeld een Excel rekenblad. Feitelijk had de regeling duidelijker moeten zijn wat precies wordt bedoeld met gedrag. Nu zie je dat er verschillende gedragsvormen in de discussie als voorbeeld worden gebruikt me het risico van de bekende appelen met peren….. Ben benieuwd hoe anderen tegenaan kijken.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van jack karelse op 27 Januari 2010 op 11.43

@marius: ja, mooi die ruimte voor interpretatie. je antwoord maakt ook zichtbaar dat met digitale documenten/records misschien te krampachtig omgegaan wordt, dan met huidige papieren documenten. Inderdaad zijn achtergronden van berekeningen ook niet meer altijd te achterhalen, is dit zo erg?
Of de regeling 'gedrag' beter zou moeten definieren...., ik weet het niet. Nu wordt ruimte gelaten voor eigen invulling en daar ben ik wel voor, omdat dit vraagt om nadenken over wat je als organisatie aan het doen bent of zou moeten doen

• ▶ Beantwoorden

▶ Antwoorden op discussie

• ‹ Vorige
• 1
• 2
• 3
• 4
• 5
• Volgende ›
• Pagina