Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op 10 Januari 2010 op 17.44

André

Je bent me iets voor met deze oproep, dus ik deel je oproep van ganse harte.

Persoonlijk denk ik dat deze nieuwe archiefregeling een grote stap voorwaarts is en kan alleen maar hopen dat deze integraal, dus ook op gemeentelijk niveau gevolgd zal gaan worden. In ander verband heb ik al behoorlijk wat geschreven over de aspecten ten aanzien van bestandsformaten, kleur en kleurcompressie die onder hoofdstuk 3 "Geordende en Toegankelijke Staat van Archiefbescheiden " vallen en zal dus niet nu in herhaling vallen, tenzij daar aanleiding voor zal zijn op grond van de reacties die hoop ik gaan komen.

met vriendelijke groet
Leon van Oosterom

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van jack karelse op 10 Januari 2010 op 19.15

@Andre, wat vind jij er van?

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van André Plat op 11 Januari 2010 op 1.02

Ach Karel, Het is natuurlijk heel goed dat er een gedetailleerde regeling is waarin materiele zaken, goede geordende staat en archiefruimten worden geregeld. Ik had liever of graag gezien dat er vooral digitaal meer en stelliger was ingezet. Duurzaamheid van te bewaren fysiek archief is natuurlijk wel belangrijk: dus ik snap het ook wel. En met een Informatiewet onderweg is dit wellicht ook een goede tussenoplossing: maar dat staat er niet.

Maar waarom niet gewoon ED3 als standaard neerzetten en 'local heroes' en andere leveranciers tlv de onderhoudsbijdrage laten realiseren dat er een behoorlijke applicatie (zeg maar de functionaliteit van mais/flexis) beschikbaar komt in de malle postregistratie + pakketjes die we dms-en noemen? Ga gewoon leiding geven in Den-Haag en schiet een beetje op: dat scheelt een boel gedonder en kost aanzienlijk minder geld dan de miljoenen die nu versmeten worden door grote(re) gemeenten, samenwerkingsverbanden en kleine spelers.

Wat vind jij Karel?

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van jack karelse op 11 Januari 2010 op 8.52

beste Andre,
(aangenomen dat je met Karel aan mij refereert)
ik vind de nieuwe regeling een verbetering, omdat meer aan de eigen verantwoordelijkheid van de gebruikers wordt overgelaten.
ED3 ligt in het verlengde van de Archiefregeling; e.e.a. kan prima op elkaar aansluiten. De regeling zal evolueren met de tijd, wellicht groeien regeling, NEN ISO 15489 en ED3 verder naar elkaar toe.

Wat ik -zoals je ongeveer aangeeft in de discussie over archieftoezicht- ook hoop is dat het veld (de DIV-collega's in den lande) de regeling serieus gaat nemen en zich in de regeling gaat verdiepen en in gaat voeren. Ik doel hierbij met name op het hoofdstuk Geordende en toegankelijke staat.

Stimulering vanuit Den Haag is welkom, wellicht iets sterker. Aan de andere kant gebeurt gebeurt dit ook, maar er wordt ruimte gegeven voor eigen invulling, invulling in eigen tempo en op basis van eigen beleid, passend bij de organisatie. Ik heb de indruk dat veel organisaties doordrongen zijn van het gegeven dat ze aan de slag moeten. Dat kan, o.a. op basis van de ontwikkelde en te ontwikkelen (generieke) bouwstenen, en het gebeurt op basis van het NUP.

Kun je me informatie geven over de nieuwe informatiewet?
Ik was (op punten en voor ons vakgebied) enthousiast over het voorstel Wet Overheidsinformatie, maar ik meen dat deze niet is doorgezet.

met vriendelijke groet,

Jack

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Bernard Mantel op 11 Januari 2010 op 10.02

De nieuwe Archiefregeling is in naam natuurlijk een erfgoedregeling, want gebaseerd op de artikelen 11, 12 en 13 van het Archiefbesluit 1995. In de uitwerking en toepassing kan dit anders uitpakken en wordt het een recordsmanagementregeling. Dit is op zich geen tegenstelling: zonder goed recordsmanagement aan de voorkant kan een langdurige bewaring sowieso niet worden gegarandeerd, misschien zelfs niet eens in een papieren situatie (zie, maar dit is off-topic, de strapatsen die DocDirect straks gaat moeten uithalen bij de bewerking van 800 km' archief van het Rijk).

Voor het recordsmanagement is artikel 16 het belangrijkste en daarmee naar mijn inzicht het belangrijkste van de gehele regeling: "Artikel 16. Kwaliteitssysteem De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem."

Dit artikel had nog wel iets krachtiger geformuleerd kunnen worden met een rechtstreekse verwijzing naar NEN-ISO 15489, dat nu alleen in de toelichting wordt vermeld. Toch is dit grote winst. Een kwaliteitssysteem gaat over alle archiefbescheiden, niet alleen die hooguit 20% die voor blijvende bewaring in aanmerking komt. Daarmee is de regeling ook van belang voor recordsmanagers en niet alleen voor archivarissen.

Groeten,
Bernard Mantel, gemeentelijk archiefinspecteur in Utrecht en Amersfoort e.o.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op 11 Januari 2010 op 11.07

Ik kan het volledig eens zijn met wat Bernard aangeeft als een der belangrijkste artikelen van de nieuwe regeling ten aanzien van recordsmanagement. Onlangs heb ik een blog geschreven over met name de kwaliteitsborging. Omdat dit zo toepasselijk is geef ik hieronder die inhoud nog eens weer.

Veel organisaties gaan in komende tijd over naar zaakgericht werken. Het digitaal inrichten van een compleet documentproces is daarbij een voorwaarde. Als gevolg daarvan wordt het archiveringsvraagstuk automatisch betrokken bij het vaststellen van alle betrokken ketens in het proces en je ziet dat in bijna alle gevallen wordt besloten om het papieren document vooraan in het proces te laten vervangen door een digitaal document. Hoe staat het dan met het onderwerp beheer en kwaliteit.

In dergelijke gevallen is kwaliteitsborging natuurlijk vanaf het eerste moment een belangrijk punt van zorg. Immers als niet aantoonbaar kan worden gemaakt dat zaken als volledigheid en leesbaarheid voldoende geborgd zijn kan het zeer goed zijn dat een machtiging voor vervanging van de originele papieren documenten niet wordt afgegeven. Consequentie daarvan kan weer zijn dat de organisatie ongewild wordt opgezadeld met de dure plicht om zowel de originele papieren documenten als de digitale documenten blijvend te moeten archiveren. Immers als, op basis van de digitale documenten, besluitvorming heeft plaatsgevonden, dan verworden deze automatisch tot archiefstukken.

In dat verband is het verwonderlijk dat in de meeste gevallen het onderdeel kwaliteitsborging geen eigen plek heeft in de keten van processtappen. Vaak wordt de bewaking van kwaliteit en volledigheid van gedigitaliseerde documenten overgelaten aan die persoon die zelf ook verantwoordelijk is voor het inscannen van het document. Er wordt dan verondersteld dat de medewerker op de afdeling van postverwerking zicht heeft op de kwaliteit van de gescande documenten tijdens het scannen. De meeste moderne scanners echter verwerken de scans met een snelheid vanaf 50 á 60 vel per minuut (dubbelzijdig), oftewel de bedienende operator heeft ongeveer een halve seconde de tijd om te zien of een bladzijde volledig en leesbaar is gescand.

In een dergelijke situatie zijn eigenlijk twee zaken niet goed geregeld. Ten eerste de kwaliteitsborging zelf, er is nauwelijks sprake van een echte controle, dus slecht gescande of onvolledige documenten kunnen het proces ingestuurd worden. Ten tweede er is geen meetinstrument op basis waarvan de kwaliteit van het proces wordt bewaakt. Het laatste is weer belangrijk op het moment van toetsing of het geheel van processen voldoende in controle is. Hoe goed je scanners en je medewerkers ook zijn, je moet kunnen aantonen dat kwaliteit bewaakt wordt anders voldoe je feitelijk niet aan de wettelijke voorschriften ten aanzien van geordende en toegankelijke staat.

Deze situatie is natuurlijk niet alleen van toepassing op het scannen, deze gaat ook op voor andere zaken zoals het toekennen van metadata, registratie in het DM systeem (Document Management) en feitelijke afhandeling.

Bij de meeste organisaties, waar het scannen wordt ingevoerd als eerste stap van zaakgericht werken, wordt gewerkt met scanmodules die geïntegreerd zijn met het DM systeem. Op zichzelf natuurlijk logisch maar eigenlijk zou in die modules ook een module “kwaliteitszorg” ingebouwd moeten worden. Een onafhankelijke persoon dient minstens steekproeven te houden ten aanzien van beeldkwaliteit en volledigheid en de waardes van die metingen dienen vastgelegd te worden in een logbestand. Alleen hierdoor kan vastgesteld worden wat de kwaliteitswaarde is van het bewuste proces en kan worden aangetoond in hoeverre de organisatie “In Controll” is.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Bas de Groot op 11 Januari 2010 op 21.33

@ Bernard,

Het valt me inderdaad op dat voor een heleboel onderdelen, b.v. de metagegevensset, wel een ISO-norm wordt gebruikt, en voor het kwaliteitssysteem niet. Dit zou juist een goede gelegenheid vormen om, binnen een bepaalde mate van vrijheid, toch een bepaalde uniformiteit op het gebied van kwaliteitsborging voor te schrijven. En de 15489 is wat dat aangaat al bekend en getest: de Baseline voor de Rijksoverheid gaat er al vanuit.

Iets wat ik een beetje mis in hoofdstuk 4 t/m 6 is regels voor een serverruimte (lees: ruimte waar het digitale depot gesitueerd is) en regels over b.v. back-up procedures. Ook dat is iets dat bij veel overheidsorganisaties niet altijd goed geregeld is, en wat vrij goed in regelgeving te vangen is.

Dat gezegd hebbende ben ook ik van mening dat deze Regeling weer een goede stap vooruit is in de richting die we met zijn allen opgaan: de Regeling is handiger en handzamer, en daardoor eerder bij de hand, en tevens wordt onderkend dat er meer wegen naar Rome leiden, zolang je daar maar aankomt...

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 11 Januari 2010 op 22.24

@Jack,

inderdaad is de wet niet door de Ministerraad heengekomen, ook ik heb dit als een gemiste kans ervaren.

Yvonne Welings

jack karelse zei:

beste Andre,
(aangenomen dat je met Karel aan mij refereert)
ik vind de nieuwe regeling een verbetering, omdat meer aan de eigen verantwoordelijkheid van de gebruikers wordt overgelaten.
ED3 ligt in het verlengde van de Archiefregeling; e.e.a. kan prima op elkaar aansluiten. De regeling zal evolueren met de tijd, wellicht groeien regeling, NEN ISO 15489 en ED3 verder naar elkaar toe.

Wat ik -zoals je ongeveer aangeeft in de discussie over archieftoezicht- ook hoop is dat het veld (de DIV-collega's in den lande) de regeling serieus gaat nemen en zich in de regeling gaat verdiepen en in gaat voeren. Ik doel hierbij met name op het hoofdstuk Geordende en toegankelijke staat.

Stimulering vanuit Den Haag is welkom, wellicht iets sterker. Aan de andere kant gebeurt gebeurt dit ook, maar er wordt ruimte gegeven voor eigen invulling, invulling in eigen tempo en op basis van eigen beleid, passend bij de organisatie. Ik heb de indruk dat veel organisaties doordrongen zijn van het gegeven dat ze aan de slag moeten. Dat kan, o.a. op basis van de ontwikkelde en te ontwikkelen (generieke) bouwstenen, en het gebeurt op basis van het NUP.

Kun je me informatie geven over de nieuwe informatiewet?
Ik was (op punten en voor ons vakgebied) enthousiast over het voorstel Wet Overheidsinformatie, maar ik meen dat deze niet is doorgezet.

met vriendelijke groet,

Jack

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marius Jansen op 15 Januari 2010 op 16.07

Dag Leon,

Kan mij goed vinden in je “blog”verhaal. Wel stel ik mij vragen bij enkel aspecten in het volgende citaat.

Immers als niet aantoonbaar kan worden gemaakt dat zaken als volledigheid en leesbaarheid voldoende geborgd zijn kan het zeer goed zijn dat een machtiging voor vervanging van de originele papieren documenten niet wordt afgegeven. 1 Consequentie daarvan kan weer zijn dat de organisatie ongewild wordt opgezadeld met de dure plicht om zowel de originele papieren documenten als de digitale documenten blijvend te moeten archiveren. 2 Immers als, op basis van de digitale documenten, besluitvorming heeft plaatsgevonden, dan verworden deze automatisch tot archiefstukken.

1. Op deze manier gesteld lijkt het of een externe factor de organisatie hiermee opzadelt.
Mij lijkt dat een organisatie vooral zichzelf hiermee opzadelt omdat er dan vooraf onvoldoende is nagedacht, voorbereid en geïnvesteerd in een adequate digitale omgeving. Dat krijg je vooral wanneer de ambitie harder loopt dan een gedegen voorbereiding met reflectie en tussentijdse evaluatie.

2. Is dat wel zo? Kan het niet zo zijn dat wanneer er besluitvorming plaatsvindt op basis van niet rechtsgeldig tot stand gekomen digitale documenten er wel sprake kan zijn van rechtsgeldig tot stand gekomen besluitvorming (immers geen gewaarborgde omgeving c.q. substitutiemachtiging). Met andere woorden, mag/kan er aan een dergelijk besluit wel rechtskracht worden toegekend? En zo ja, wat heeft dat dan voor consequenties wanneer besluitvorming tot stand gekomen op basis van niet wettelijk gewaarborgde documenten, op basis van deze beredenering juridisch gelijk wordt gesteld aan besluitvorming op basis van wél wettelijk gewaarborgde documenten? Precedentwerking?

Deel ook het standpunt van Ton dat het teveel vanuit een cultuurwet is opgesteld. Dat neemt niet weg dat deze regeling per saldo wel degelijk winst is. Maar hij blijft te beperkt in zijn reikwijdte Dat is nu eenmaal de consequentie omdat deze alleen van toepassing is op te bewaren archiefbescheiden. Enerzijds wordt voor alle archiefbescheiden (V en B) gesteld dat deze moeten voldoen aan de eisen van authenticiteit, integriteit, duurzaamheid tot moment van vernietiging, etc. Maar de specifieker gestelde eisen zijn alleen van kracht voor te bewaren archiefbescheiden. De praktijk heeft inmiddels wel duidelijk gemaakt dat het waarborgen van deze authentieke staat voor zowel te bewaren als op termijn vernietigbare archiefbescheiden elkaar feitelijk niet ontlopen. Daarom heeft dit onderscheid heeft praktisch gezien geen zin.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op 15 Januari 2010 op 18.45

Beste Marius,

Dank voor je instemming als eerste. Eigenlijk zou de beantwoording van jouw bemerkingen eerder op de lijn liggen van Ton of Ingmar denk ik, maar ik ga toch proberen er vast op in te gaan.

Over je eerste bemerking kan ik heel kort zijn, ik beoogde niet te stellen dat een externe organisatie verantwoordelijk is voor de dan ontstane situatie. Ik ben het helemaal met je eens dat dit dan de eigen verantwoordelijkheid is van de betreffende organisatie.

Over de tweede bemerking het volgende. De doelstelling van het bijhouden van een archief is om op later tijdstip te kunnen reconstrueren wat de van invloed zijnde factoren geweest zijn op basis waarvan een besluit is genomen. Als er dus een besluit genomen is op basis van een gedigitaliseerd document, dan MOET dat betreffende document in die digitale vorm als zodanig gearchiveerd worden conform de dan geldende regels. Dat zegt niets over het al dan niet rechtskracht hebben van dat document, het is eenvoudig een onderdeel van de factoren die geleid hebben tot een beslissing en dat dient vastgelegd te worden. Ergo het gebruik van een gedigitaiseerd document zal ook geen invloed hebben op de rechtsgeldigheid van het genomen besluit, tenzij nadien blijkt dat er een verschil is ontstaan tussen het originele document en de digitale versie daarvan, of aangetoond wordt dat zulks zeer waarschijnlijk is.

Voor wat betreft je laatste alinea kan ik alleen maar instemmen. Ik denk ook dat het verstandig is om de inhoudelijkheid van de regeling te laten geelden op zowel te bewaren stukken als op termijn vernietigbare archiefbescheiden.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Ingmar Koch op 15 Januari 2010 op 20.50

Ik zou het niet beter kunnen zeggen:

Leon van Oosterom zei:

Over de tweede bemerking het volgende. De doelstelling van het bijhouden van een archief is om op later tijdstip te kunnen reconstrueren wat de van invloed zijnde factoren geweest zijn op basis waarvan een besluit is genomen. Als er dus een besluit genomen is op basis van een gedigitaliseerd document, dan MOET dat betreffende document in die digitale vorm als zodanig gearchiveerd worden conform de dan geldende regels. Dat zegt niets over het al dan niet rechtskracht hebben van dat document, het is eenvoudig een onderdeel van de factoren die geleid hebben tot een beslissing en dat dient vastgelegd te worden. Ergo het gebruik van een gedigitaiseerd document zal ook geen invloed hebben op de rechtsgeldigheid van het genomen besluit, tenzij nadien blijkt dat er een verschil is ontstaan tussen het originele document en de digitale versie daarvan, of aangetoond wordt dat zulks zeer waarschijnlijk is.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marius Jansen op 16 Januari 2010 op 12.39

Dag Leon,

We zijn het meer met elkaar eens dan misschien lijkt. Je reactie nuanceert ook aanzienlijk het oorspronkelijk citaat. Je beredenering is op zichzelf ook waterdicht, maar je voegt er nu ook een paar essentiële voorwaarden aan toe zoals “gearchiveerd worden conform de dan geldende regels” en je betrekt er een origineel document bij (papier?) als toetskader op een eventuele afwijking van dat betreffende digitale document. Waarmee je tevens erkent dat er alsnog een probleem is wanneer die afwijking wordt geconstateerd. Wanneer er dus geen sprake (meer) is van een origineel (toets)document moet het digitaal document het doen met het aantoonbare niveau van de borging. Evenredig die borging zal dat besluit zich staande kunnen houden of kunnen worden betwist.



Leon van Oosterom zei:

Beste Marius,

Dank voor je instemming als eerste. Eigenlijk zou de beantwoording van jouw bemerkingen eerder op de lijn liggen van Ton of Ingmar denk ik, maar ik ga toch proberen er vast op in te gaan.

Over je eerste bemerking kan ik heel kort zijn, ik beoogde niet te stellen dat een externe organisatie verantwoordelijk is voor de dan ontstane situatie. Ik ben het helemaal met je eens dat dit dan de eigen verantwoordelijkheid is van de betreffende organisatie.

Over de tweede bemerking het volgende. De doelstelling van het bijhouden van een archief is om op later tijdstip te kunnen reconstrueren wat de van invloed zijnde factoren geweest zijn op basis waarvan een besluit is genomen. Als er dus een besluit genomen is op basis van een gedigitaliseerd document, dan MOET dat betreffende document in die digitale vorm als zodanig gearchiveerd worden conform de dan geldende regels. Dat zegt niets over het al dan niet rechtskracht hebben van dat document, het is eenvoudig een onderdeel van de factoren die geleid hebben tot een beslissing en dat dient vastgelegd te worden. Ergo het gebruik van een gedigitaiseerd document zal ook geen invloed hebben op de rechtsgeldigheid van het genomen besluit, tenzij nadien blijkt dat er een verschil is ontstaan tussen het originele document en de digitale versie daarvan, of aangetoond wordt dat zulks zeer waarschijnlijk is.

Voor wat betreft je laatste alinea kan ik alleen maar instemmen. Ik denk ook dat het verstandig is om de inhoudelijkheid van de regeling te laten geelden op zowel te bewaren stukken als op termijn vernietigbare archiefbescheiden.

• ▶ Beantwoorden

▶ Antwoorden op discussie

• ‹ Vorige
• 1
• 2
• 3
• …
• 5
• Volgende ›
• Pagina