BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Moeten de schotten tussen DIV en (oud) archief verdwijnen ?
Afgelopen maandag vond er een bijeenkomst plaats in het gebouw van de VNG in Den Haag. Uitgenodigd waren BRAIN, Vereniging SOD, KVAN, VIAG, IMG 100.000+, FAMO, LOPAI, Erfgoed Nederland, DEN, Nationaal Archief, ICTU/KennisLAB, KING en de Consortium RHC’s, IPO. Een breed gezelschap die ieder op de eigen manier in het werk te maken hebben met DIV en oud archief.
De stelling van de VNG is dat het voor de overheid en de verantwoording naar de burger en samenwerkingpartners toe van essentieel belang is dat gemeentelijk archiefwerk en DIV, al dan niet in digitale vorm, in orde moeten zijn. Gemeenten hebben behoefte aan (publieke) ondersteuning. De ondersteuning is echter sterk versnipperd zoals uit het opsomming van alle vertegenwoordigers ook wel blijkt. Zo is er ondersteuning vanuit DEN voor de digitalisering van de erfgoedsector, maar KING ondersteunt de ‘voorkant’. Er is de vereniging SOD voor de DIV-wereld, maar de KVAN voor de archiefwereld. Je hebt BRAIN, waar niet alle archiefinstellingen van zijn, maar ook Erfgoed Nederland. Overigens lijkt het erop dat Erfgoed Nederland wsl. niet meer ondersteund gaat worden.
Dit is de versnippering aan de achterkant, maar als je de burger als uitgangspunt neemt moet deze ook erg versnipperd informatie achterhalen. Een oude foto of een bouwvergunning bij een archiefdienst , maar als het om recente informatie gaat moet veelal beroep worden op de WOB.
Digitalisering van overheidsinformatie en klantbehoeften dwingen de sector om buiten de eigen kaders te treden en te verbinden. Zoals de Raad voor Cultuur aangeeft in de sectoranalyse, in 2020 is historische informatie ook recente informatie.
- De verschillende publieke partijen zijn relatief zwak: ze missen ofwel de missie ofwel de kracht om het (gehele) veld goed te ondersteunen.
- Uit de opsomming blijkt tevens de versnippering van de ondersteuning. De laatste jaren - sinds de digitalisering en de opkomst van zaakgericht werken - komen standaards overal vandaan: naast bovengenoemde partijen ook van het Nationaal Archief / OCW, ministerie BZK en Kennislab (Baseline).2 Er lijkt verder een nieuwe, aparte digitale circuit ontstaan.
- Ook zitten er organisatorische schotten tussen archief en DIV en ICT, die niet langer houdbaar zijn tegen achtergrond van het zaak- en procesgericht werken. Het aantal DIV-ers neemt af; de “nieuwe DIV-ers” zijn veelal ICT professionals, die echter zwak georganiseerd zijn.
- Het ontbreekt aan een gemeenschappelijk kader, waarbinnen door verschillende vakorganisaties wordt samengewerkt.
De stellingen waarop ik een reactie op vraag zijn de volgende:
A. Het is gewenst dat de versnipperde ondersteuning op het terrein van DIV en archiefwerk worden gebundeld. Geld en energie moeten niet langer verspild maar de krachten gebundeld om richting te geven aan eenheid van beleid. Een vorm hiervoor kan zijn tot stand brengen van een platform van de deelnemende organisaties. Dit platform brengt vakorganisaties op het gebied van DIV, ICT en archiefwerk inhoudelijk onder één vlag: (digitale) (documentaire) overheidsinformatiehuishouding.
B. Er is behoefte aan een robuustere vorm van onafhankelijke, publieke, ondersteuning en
sectorspecifieke belangenbehartiging op het gebied van gemeentelijk archiefwerk en DIV.
BREED heet niet voor niets BREED, laat wat van je horen. Meer achtergrondinformatie vind je in de bijlage.
- Bijlagen:
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Bas de Groot op
-
Ik denk dat de ontschotting direct valt te relateren aan de visie op de iOverheid zoals die gepresenteerd wordt door de WRR: http://www.wrr.nl/content.jsp?objectid=5656
Gezien het feit dat we op een hele andere manier met informatie zullen moeten leren omgaan, kan het niet anders dan dat de traditionele werkverdeling komt te vervallen, en dat we op zoek gaan naar nieuwe vormen, functies en beroepen. Net zoals we zien dat overheidsorganisaties steeds vaker samenwerken in ketens (jeugdzorg, veiligheid) en samenwerkingsverbanden op basis van interessegebieden (Veiligheidsregio's, RUDs, milieudiensten, waterdiensten), zo zal informatie ook steeds meer uitwaaieren, en zal het records continuum model steeds reeeler worden, waardoor ook de traditionele scheiding tussen ICTer, DIVer en Archiefmedewerker zal vervallen. Je zult steeds meer zien dat mensen met specifieke kennis bepaalde onderdelen van het informatiebeheer op zich zullen nemen. Een ICT Business Analyst kan veel zeggen over archiefordening, en een archiefmedewerker zal een systeembeheerder goed kunnen informeren over een autorisatiematrix of een applicatiebeheerder over een metadataschema. Het zal veel belangrijker worden dat de verantwoordelijkheden voor de verschillende aspecten van informatiebeheer duidelijk belegd zijn. DIV zal daarin niet altijd een allesomvattende rol kunnen spelen, omdat je als DIV-medewerker simpelweg niet alles kunt (weten) dat nodig is voor digitaal informatiebeheer. De naam van de functie is overigens niet belangrijk, de kennis die vereist is om een beheersaspect uit te kunnen voeren des te meer.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Andrea, Tijdens de middag kwam ook naar voren dat de term DIV niet alles omvattend is, maar dat het wel een begrip is dat iedereen direct herkent. Archivarissen en bibliothecarissen zijn immers ook informatiespecialisten/ managers. Hoe duidt je het vakgebied zonder de overlap mee te nemen ? Zoals Bas ook zegt term is niet altijd belangrijk, wel de kennis om het uit te voeren.
Als je naar de basisregistraties kijkt is DIV daar vaak niet bij betrokken, dat gaat ook over digitaal informatiebeheer.
-
Permalink Antwoord van Mike Kockelkoren op
-
Ik vind het eigenlijk al een achterhaalde discussie. Jaren geleden is in de archiefwereld de term "records continuum" al ingevoerd en de logische consequentie hiervan is dat er een eind moet komen tussen het - op papier - strak afgebakend werkterrein van DIV en Archief. Nu de overheid steeds meer inzet op digitale dienstverlening zullen DIV en Archief de handen in elkaar moeten slaan om de belangen van goed informatiebeheer te behartigen. Dat zal moeten in goed overleg met onze concollega's van ICT, die vaak vooral geneigd zijn de zaken vanuit de techniek te benaderen ipv uit de inhoud. Ikzelf zie daarin de grote uitdaging voor de nabije toekomst: hoe zorg je ervoor dat je vanuit DIV en Archief gezamenlijk als volwaardige gesprekspartner van ICT wordt beschouwd. Ik kan me goed vinden in het standpunt van Bas de Groot.
-
Permalink Antwoord van Wil op
-
Wat ik nog wil toevoegen is de proceskennis die essentieel is voor documentbeheer. DIV zit wat post (en soms e-mail) betreft aan de kop van elk proces en Archief aan de achterkant. Daartussen zitten medewerkers die van alles met document beheer (zouden) moeten. DIV moet deze medewerkers ondersteunen en helpen en Archief moet toezien op de kwaliteit. Een totaal andere functie dan traditioneel DIV waarvoor ook andere competenties nodig zijn.
-
-
@Mike, in het kader van het records continuum is het van belang de handen samen met ICT te verbinden, alleen de praktijk bij gemeenten is geheel anders georganiseerd. Daar moet dan een slag gemaakt worden.
-
Permalink Antwoord van Ynze Alkema op
-
Ik denk dat het goed is dat DIV en archief (verbonden door het records continuum) de discussie met ICT aan gaat. Dat is naar mijn mening tot op heden onvoldoende gebeurd. (Discussie is wel wat anders dan handen verbinden.) Naar mijn mening is het 9vlaksmodel van Rik Maes, dat nu ook in MO3 opduikt, een goed uitgangspunt om de discussie aan te gaan. DIV/archief heeft nu eenmaal een andere rol in een organisatie dan ICT. Die rollen moeten duidelijk zijn, anders kom je er niet uit. En dan moet het gaan over wat informatie en informatiebeheer in de 21e eeuw is. En dat is wat anders dan de beelden uit de 20e eeuw die de discussie vertroebelen. Met de Gemma-architectuur bijvoorbeeld, kan je het informatiegebruik van morgen niet aan.
-
-
@Ynze, het belang van de ICT -architectuur heb ik tijdens de bijeenkomst ook nog eens benadrukt.
-
Permalink Antwoord van Bruno Celak op
-
Nieuwe ingrijpende ontwikkelingen leiden tot cultuur omslag
Binnen alle lokale overheidsinstanties zijn er ontwikkelingen gaande die leiden tot de 4e cultuur omslag van DIV. Het verleden leert ons dat bij iedere cultuur omslag ook de naam veranderde van de afdeling.
In de jaren 20 had je de afdeling registratuur die zich bezig hield met het inschrijven en uitschrijven van post in een geschriften boekje. De 1e cultuur omslag vond plaats in de jaren 50 door de invoering van het registratuur stelsel. Onze huidige basis archiefcode. De naam van registratuur veranderde toen in de naam Interne Zaken (post- en archiefzaken). De 2e cultuuromslag vond plaats in de jaren 70 door de komst van de typemachine. De naam Interne Zaken werd toen gewijzigd in Facilitaire Zaken (post- en archiefzaken). de 3e cultuur omslag vond plaats in de jaren 90 door de komst van automatisering. Het gevolg was dat de naam Facilitaire Zaken veranderde in Documentiare Informatie Voorziening (DIV) en met de komst van de 4e cultuur omslag van DIV zal er ongetwijfeld een naamsverandering met zich mee brengen. De 4e cultuur omslag wordt veroorzaakt door de digitalisering en netwerken. Zoals jullie kunnen zien hebben alle ontwikkelingen geleid tot een ander manier van werken en naamsveranderingen. Door de komst van de 4e cultuur omslag zal de huidige Div'ers zich ook buiten hun kaders moeten gaan bewegen. De huidige Div'er zal zich dan ook op het vlak van ICT moeten gaan bewegen voor wat betreft de functionaliteit van de aanwezige informatiesystemen en informatiebeheerssystemen, evenals de koppeling van de genoemde systemen. Dit laatste wordt nogal eens over het hoofd gezien.
Voor wat betreft de naamsverandering zal het mij niet verwonderen dat de naam DIV door Informatie Management zal gaan veranderen. De term Informatie Management (IM) heb ik al eerder horen vallen omdat het werkterrein van Informatie Management meer omvat dan het werkterrein van DIV.
Verder ben ik van mening dat de afdelingen IM, Automatisering en GEo- informatie geclusterd moet gaan worden tot een nieuwe afdeling IMAGE. Dit heeft als voordeel dat zij gezamenlijk als een afdeling het hoofd kunnen bieden tegen de eventuele knelpunten en het mogelijk aandragen van oplossingen binnen de nieuwe ontwikkeling. Daarnaast heeft het als voordeel dat de schotten c.q. drempels worden verwijderd tussen Informatie Management, Automatisering en Geo- informatie voorziening.
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
De toekomst van DIV is onzeker. IM (Informatie Management) is upcoming. Is IM de nieuwe evolutionaire stap in de historie van de Homo informatio? Of zijn het de IT'ers die enige tijd geleden uit hun eigen oersoep zijn gekropen en zich doorontwikkelen tot IM'ers? Ach, misschien is het eerder een kruisbestuiving tussen de twee wat leidt tot een prachtige, nieuwe soort. De welbekende good ol' DIV'er zullen we in ieder geval steeds minder zien. Ze "muteren" tot KCC-medewerker, tot archiefmedewerker of IM'er (Let op! Zonder D!).
Om terug te komen op Yvonne's vragen: Nee, ik denk niet dat het goed is om de krachten te bundelen. Althans niet voor de ondersteuning "naar onderen" toe; naar de gemeenten. Ik neem trouwens aan - gelet op de rol van de VNG - dat we het specifiek over deze doelgroep hebben. Doordat we nu een veelheid aan ondersteunende organisaties hebben, hebben we ook een veelheid aan oplossingen. Problemen worden vanuit verschillende oogpunten belicht en er worden diverse aanpakken en oplossingen gepresenteerd. Stop je alles en iedereen in één grote mammoet van een organisatie, dan komt dit de flexibiliteit en innovatieve kracht van het werkveld niet ten goede, vrees ik. Met drie mensen aan de vergadertafel is het vaak sneller resultaten boeken dan met twintig.
Een bundeling van krachten is volgens mij zinvoller voor de ondersteuning "naar boven" toe; naar de bestuurders en beslissers toe. Als zij met al die kleintjes moeten gaan praten om een volledig beeld te krijgen van de consequenties van hun ideeën, dan raken zij toch al gauw het spoor bijster. Vergeet niet, dat zij niet hun volledige werkweek aan IM kunnen besteden, zoals wij dat wel doen. Ik geloof dan eerder in een adviesorgaan, dat de brug slaat tussen het kleurrijke werkveld en de bestuurders van dit land. Dat is ook hoe ik het advies van de WRR interpreteer.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
