Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Martin Jansen op 2 Oktober 2015 op 15.50

@Yvonne, dank voor de reactie. Dat is het voordeel van dit discussie gebeuren.

Maar nog even doorredenerende op hetgeen je aangeeft: Volgens mij waren die modellen archiefverordeningen MET, maar ook die ZONDER archivaris al redelijk definitief (in concept dan).

Dat de gemeentesecretaris het toezicht moet organiseren ? Is dat met het IBT geïntroduceerd ? Voorheen (vroeger) was er dan gewoonweg geen toezicht (toegestaan). Ik zou dan in willen zetten in een goed ingericht kwaliteitssysteem. Zoals al aangegeven. Met beschreven normen en audits. En met heldere rollen en verantwoordelijkheden ....

 

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 2 Oktober 2015 op 16.35

@Martin, die oude modellen waren verouderd als gevolg van de inwerking treding van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht vanaf oktober 2012. Als je geen gemeentearchivaris aanstelt, kan je bijvoorbeeld toezicht inhuren.

Zie ook de website van de VNG:
Om  de kwaliteit van de horizontale verantwoording te borgen kan het archief - KPI verslag het beste worden opgesteld door een gemeentearchivaris/archiefinspecteur. Als de gemeente hier niet over beschikt, kan deze expertise tijdelijk worden ingehuurd. De gemeente is volgens de Archiefwet 1995 niet verplicht een gemeentearchivaris aan te stellen. In verband met de actuele uitdagingen op het gebied van archieven zoals digitale archivering verdient het de aanbeveling dit toch te doen. Aanstelling van een gemeentearchivaris kan ook in samenwerking met andere gemeenten of door aansluiting bij een streekarchief of een Regionaal Historische Centrum gebeuren.

Er is ook een handreiking gepubliceerd, waar ik destijds aan heb meegewerkt. Je kunt alle ins en outs hierin lezen, we hebben in 2012 een grote bijeenkomst georganiseerd voor alle gemeenten in Nederland. Ik meen dat het aantal aanmeldingen rond de 600 bedroeg !  

De rol van de provinciale archiefinspecties is geheel veranderd sinds oktober en daarom heeft het LOPAI het beheer van de modellen overgedragen aan BRAIN. Een werkgroep is er mee aan de slag gegaan en dat heeft langer geduurd.

Er zijn heel veel modellen niet af, dit is slechts het begin, ook de provincie heeft een verordening en soms een archivaris, die modellen moeten er allemaal nog komen. Overigens ben ik hier niet bij betrokken, laat dat helder zijn. Ik had gewild dat die modellen ook wat eerder waren gekomen, het liefst al in 2013.

De verplichting tot kwaliteitszorg is een verplichting op grond vanartikel 16 van de Archiefregeling 2010.

Een KPI verslag gebruik je als verantwoording naar de gemeenteraad. Je laat ook je financiën auditen neem ik aan, dat laat je toch ook niet achterwege ? Daar worden vaak ook externen voor ingehuurd.

Mijn  ervaringen zijn positief met het uitbrengen van KPI verslagen, je zou het instrument meer moeten zien als kans dan als bedreiging.

Permalink Antwoord van Martin Jansen op 2 Oktober 2015 op 17.26

@Yvonne, de discussie m.b.t. het wel of niet hebben van een gemeentearchivaris is helder. Ik zie kleinere gemeenten niet snel zo'n functionaris benoemen. En of ze dan aansluiten op een samenwerkingsconstructie ? Een GR ?

Wellicht dat de e-depotontwikkeling het kan versnellen om dat wel te doen ? Want een eigen e-depot per gemeente lijkt mij al helemaal niet aan de orde. Zeker niet in de kleinere gemeenten. Die zullen in dat kader wellicht wel willen aansluiten bij een Provinciaal of Rijk's e-depot. Waarmee de stap naar een streek/regionale archivaris dichterbij komt.

Nog even over de KPI verslagen. Ik zie het uitbrengen van verslagen op basis van de KPI's niet als een bedreiging. Wat mij betreft een prima instrument voor zowel inspectie als verantwoording. Als die twee 'petten' van elkaar gescheiden blijven, heeft de inspectie wat mij betreft een duidelijke rol in de Plan-Do-Check-Act methode van een Kwaliteitssysteem. Als er geen interne inspectie is, dan zou die inderdaad kunnen worden ingehuurd.

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 3 Oktober 2015 op 10.54

Bij de weg naar een e-depotvoorziening zal het aansluiten bij archiefdiensten zeker een rol spelen. In dit verband zie je ook de gehele schaalvergroting bij het archiefwezen.
Eerder heb ik dat ook gezien bij archiefbewaarplaatsen. De reden waarom in 2004 6 gemeenten aansloten bij het Regionaal Archief Tilburg vormde onder andere het feit dat ze vonden dat de kosten voor een nieuwe archiefbewaarplaats te hoog waren.
Volgens mij zijn er geen transparante cijfers over kosten van archiefdiensten.
Ik weet ook niet wat de gevolgen zijn voor de nieuwe btw heffing of je nu goedkoper uit bent met een dvo of aansluiten bij een gr.

Nadeel van inhuur is dat de kennis niet in de eigen organisatie aanwezig blijft en de vraag of een dergelijk betaald bureau ook objectief zal zijn.

Permalink Antwoord van Marian Hanzens op 17 Mei 2017 op 19.57

In onze gemeente is er in een laat stadium voor gekozen om een apart besluit informatiebeheer op te stellen voor BenW en voor de Raad. Ik meen dat Nieuwegein hier ook voor gekozen heeft, maar zijn er nog meer gemeenten die hetzelfde gaan doen? Hoe denken jullie over de procedure voor het vaststellen van het besluit IB voor de Raad? Hoe informeer je beiden over en weer? Heeft iemand van jullie dit al eens aan de hand gehad?

Ik hoor graag jullie ervaringen, ideeën en meningen.

Marian

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 17 Mei 2017 op 21.48

Beste Marian,

In feite zou ik deze discussie moeten sluiten, heb je de nieuwe modellen al gezien en de VNG ledenbrief gelezen ?

http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/vng-model-archiefverorden...

• ‹ Vorige
• 1
• 2
• 3
• Volgende ›
• Pagina